Missions du poste et activités principales :

1. Qualité d’accueil et administration générale :
- Coordonner et piloter l’activité des accueils de la mairie centrale, des mairies annexes de Venosc et de Mont de Lans et de l’agent dédié à l’agence postale ;
- Développer la qualité d’accueil et de réponses (physique, mail, courrier, téléphone, …) ;
- En lien avec la direction générale et les assistantes administratives des mairies annexes, suivre et rendre compte de l’activité et de l’actualité des deux sites ;
- Elaborer le budget prévisionnel et assurer le suivi budgétaire du service ;
- Assurer la mise en place et le suivi des contrats et des marchés du service ;
- Lors des élections, coordonner l’activité des agents d’accueil en lien avec la responsable du service assemblée.

2. Fournitures administratives et mobilier :
- Contrôler et réguler les stocks de fournitures administratives, de la papèterie, des consommables (savon, essuie-main, café, touillettes, …), des produits d’entretien et du mobilier pour l’ensemble des services de la collectivité ;
- Assurer un suivi permanent des entrées, sorties et de ces stocks.
- Assurer, suivre et contrôler l’attribution des badges d’accès et/ou des clefs aux élus, aux agents et aux prestataires ;

3. Circuits internes :
- Optimiser et garantir la cohérence, l’actualisation et le fonctionnement des circuits interne à la collectivité (parapheurs, bons de commande, factures, commandes et demandes diverses), notamment au regard des évolutions de l’organigramme ;
- Participer à la mise en place de la dématérialisation de l’ensemble des circuits internes ;

4. Logistique, réservations des équipements et des matériels :
- Assurer l’organisation des réceptions et des réunions, notamment l’organisation de buffet en lien avec la cuisine centrale et les prestataires extérieurs ;
- Organiser les déplacements de matériel, mobilier et déménagements divers ;
- Assurer la gestion des réservations des équipements et des matériels aux élus, aux services et aux usagers (salles municipales, voitures de service, …) ;
- Optimiser les systèmes de réservation des équipements et des matériels ;
- Organiser les déplacements de matériel et de mobilier au sein de la collectivité ;
- Assurer la coordination, la disponibilité et la tenue des différents équipements et matériel, notamment des salles de réunion de la collectivité sur la base des demandes des services ;
- Gérer les factures, les cartes carburant, le marché carburant, les contraventions, les assurances et les sinistres liés au parc automobile administratif.
- Garantir et organiser l’entretien et la réparation des véhicules et du matériel administratif ;
- Garantir et organiser les états des lieux avant et après chaque utilisation de matériel ou d’équipements communaux.

5. Entretien et nettoyage :
- Gérer et suivre le marché de nettoyage externalisé en le lien avec les différents prestataires et les services ;
- Vérifier la bonne réalisation des prestations des intervenants sur les différents sites ;
- Contrôler la propreté des équipements publics en veillant au respect des règles d’hygiène ;
- Centraliser les demandes en tant que référent unique des élus, des services et des prestataires ;
- Recenser les besoins et établir les bons de commande en conséquence.

6. Assurances :
- Gérer, suivre et piloter les contrats d’assurances et les sinistres de la collectivité (Responsabilité civile, protection fonctionnelle, protection juridique, parc automobile et dommages aux biens)
- Conseiller les services en matière de sinistralité, de risque et d’assurances ;

7. Abonnements, documentations et adhésions communales :
- Assurer le suivi et la gestion des abonnements et de la documentation administrative et technique pour l’ensemble des services et des élus ;
- Assurer le suivi et la gestion des adhésions de la commune aux organismes extérieures (ANMSM, association des maires, …)

8. Archives :
- Vérifier et garantir la bonne mise en place des procédures d’archivage ;
- Être l’interlocuteur de l’archiviste et suivre les missions.

9. Responsabilité environnementale :
- Mettre en œuvre des pratiques visant à réduire l’utilisation des ressources, notamment le papier et les fournitures, en favorisant des alternatives durables et responsables ;
- Accompagner les agents dans l’adoption de pratiques écoresponsables au quotidien (tri sélectif, économies d’énergie, utilisation raisonnée des matériels et équipements administratifs).