Chargé(e) d'accueil, Officier d'Etat Civil et dispositif de recueil CNI/Passeports
Offre n° O038241227000645
Publiée le 27/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place jean jaurès, Chasse-sur-Rhône (Isère)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
27/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire et régime indemnitaire (IFSE et CIA) suivant expérience et qualifications - Prime annuelle après un an de présence. Titres restaurant - Participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance si contrat labellisé - CNAS et COS
Descriptif de l'emploi
La commune de Chasse-sur-Rhône (6500 habitants) recrute un agent pour assurer l’accueil physique et téléphonique du public, instruire et constituer les actes d’état-civil et établir les dossiers pour la délivrance des titres sécurisés
Missions / conditions d'exercice
* ACCUEIL :
- Accueillir, orienter et renseigner le public sur place ou par téléphone
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Désigner, le cas échéant, le bon interlocuteur et mettre en relation les correspondants
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Prendre des messages, gérer un planning.
- Renseigner les usagers sur toutes les questions relatives à la vie de la Commune : éclairage public, containers poubelles, voiries communales…
- Aider à la rédaction de documents administratifs
- Transmettre les demandes auprès des différents services ou des élus référents
- Assurer la diffusion des informations ou des documents par voie d’affichage
- Suivre et mettre à jour la messagerie Mairie
- Réceptionner les inscriptions et participer aux scrutins électoraux si besoin
- Établir les cartes de transport LVA
Activités ponctuelles
- Ouvrir le courrier, l’enregistrer, le diffuser
- Affranchir les courriers en partance
- Faire le classement et l’archivage des dossiers
* ÉTAT CIVIL :
- Accueillir, renseigner et accompagner les personnes sur les services de l’état civil
- Recueillir les déclarations (naissances, décès, reconnaissances…), et rédiger les actes d’État civil
- Contrôler l’authenticité des documents fournis
- Expliquer les modalités et les procédures de délivrance des actes d’état civil
- Traiter le courrier et les demandes d’actes diverses émanant des différents publics (notaires, particuliers, administrations, avocats…)
- Assurer les mises à jour des actes : mentions, rectifications, transcriptions
- Établir les dossiers de mariage : Auditionner les couples afin d’apprécier le consentement mutuel, apprécier les actes d’état civil des pays d’origine, préparer les projets et rédiger les actes de publication en vue de leur affichage
- Préparer et remettre les livrets de famille
- Recensement Citoyen
*CNI/Passeports
- Assurer le poste de pré-accueil téléphonique et physique, gérer et optimiser le planning des rendez-vous
- Informer les usagers sur la règlementation en vigueur et l’appliquer pour les demandes de cartes nationales d’identité (CNI) et de passeports.
- Réceptionner et instruire les demandes
- Contrôler et vérifier la validité des dossiers (photos, documents fournis.), alerter le responsable de service en cas de doute ou de problème
- Transmettre les dossiers aux autorités compétentes
- Faire le suivi des demandes et remettre les titres sécurisés
- Traiter la partie administrative (destruction des anciens documents, statistiques, archivages...)
L’agent peut ponctuellement et/ou en cas de nécessité liée à la mission de service public, assurer d’autres activités.
- Accueillir, orienter et renseigner le public sur place ou par téléphone
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Désigner, le cas échéant, le bon interlocuteur et mettre en relation les correspondants
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Prendre des messages, gérer un planning.
- Renseigner les usagers sur toutes les questions relatives à la vie de la Commune : éclairage public, containers poubelles, voiries communales…
- Aider à la rédaction de documents administratifs
- Transmettre les demandes auprès des différents services ou des élus référents
- Assurer la diffusion des informations ou des documents par voie d’affichage
- Suivre et mettre à jour la messagerie Mairie
- Réceptionner les inscriptions et participer aux scrutins électoraux si besoin
- Établir les cartes de transport LVA
Activités ponctuelles
- Ouvrir le courrier, l’enregistrer, le diffuser
- Affranchir les courriers en partance
- Faire le classement et l’archivage des dossiers
* ÉTAT CIVIL :
- Accueillir, renseigner et accompagner les personnes sur les services de l’état civil
- Recueillir les déclarations (naissances, décès, reconnaissances…), et rédiger les actes d’État civil
- Contrôler l’authenticité des documents fournis
- Expliquer les modalités et les procédures de délivrance des actes d’état civil
- Traiter le courrier et les demandes d’actes diverses émanant des différents publics (notaires, particuliers, administrations, avocats…)
- Assurer les mises à jour des actes : mentions, rectifications, transcriptions
- Établir les dossiers de mariage : Auditionner les couples afin d’apprécier le consentement mutuel, apprécier les actes d’état civil des pays d’origine, préparer les projets et rédiger les actes de publication en vue de leur affichage
- Préparer et remettre les livrets de famille
- Recensement Citoyen
*CNI/Passeports
- Assurer le poste de pré-accueil téléphonique et physique, gérer et optimiser le planning des rendez-vous
- Informer les usagers sur la règlementation en vigueur et l’appliquer pour les demandes de cartes nationales d’identité (CNI) et de passeports.
- Réceptionner et instruire les demandes
- Contrôler et vérifier la validité des dossiers (photos, documents fournis.), alerter le responsable de service en cas de doute ou de problème
- Transmettre les dossiers aux autorités compétentes
- Faire le suivi des demandes et remettre les titres sécurisés
- Traiter la partie administrative (destruction des anciens documents, statistiques, archivages...)
L’agent peut ponctuellement et/ou en cas de nécessité liée à la mission de service public, assurer d’autres activités.
Profils recherchés
Savoirs :
Bonnes connaissances de l’organisation administrative territoriale et des règles en matière d’État Civil
Maîtrise des techniques d'accueil et des règles de communication
Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte, tableur, outils partagés…)
Maîtrise de l’orthographe - Qualités rédactionnelles confirmées
Savoir-faire :
Grande polyvalence et capacité d’adaptation
Capacités d’organisation – Sens de l’anticipation – Gestion efficace des priorités
Réactivité et rapidité de travail et d’action – Savoir faire face aux urgences et aux imprévus
Capacités à rendre compte de son travail
Savoir-être :
Sens du contact et des relations humaines
Maîtrise de soi – Sociabilité et ouverture d’esprit
Grande rigueur – Autonomie – Esprit d’équipe
Avoir le sens des responsabilités – Être en capacité de travailler de manière collaborative
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Bonnes connaissances de l’organisation administrative territoriale et des règles en matière d’État Civil
Maîtrise des techniques d'accueil et des règles de communication
Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte, tableur, outils partagés…)
Maîtrise de l’orthographe - Qualités rédactionnelles confirmées
Savoir-faire :
Grande polyvalence et capacité d’adaptation
Capacités d’organisation – Sens de l’anticipation – Gestion efficace des priorités
Réactivité et rapidité de travail et d’action – Savoir faire face aux urgences et aux imprévus
Capacités à rendre compte de son travail
Savoir-être :
Sens du contact et des relations humaines
Maîtrise de soi – Sociabilité et ouverture d’esprit
Grande rigueur – Autonomie – Esprit d’équipe
Avoir le sens des responsabilités – Être en capacité de travailler de manière collaborative
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
0478814924
Informations complémentaires
Merci d’adresser votre candidature au plus tard le 31 janvier 2025 (lettre de motivation et CV) à l’adresse suivante : Monsieur le maire, Ville de Chasse-sur-Rhône, Place Jean Jaurès, 38670 CHASSE-SUR-RHONE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.