Assistant administratif (F/H)
Offre n° O038241107000839
Publiée le 07/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville, Vienne (Isère)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
08/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le service patrimoine immobilier et assurances de la Direction des affaires juridiques de la Mairie de Vienne recrute un assistant administratif (F/H) chargé(e) de:
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service
• Tenir à jour les tableaux de bord du service
• Participer à l’organisation et à la tenue des assemblées municipales en lien avec le chargé des Assemblées et de la Vie institutionnelle
• Assurer le suivi des procédures administratives du service composé de 3 secteurs : affaires juridiques, vie institutionnelle et patrimoine immobilier
• Assurer le suivi du budget du service par secteur
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service
• Tenir à jour les tableaux de bord du service
• Participer à l’organisation et à la tenue des assemblées municipales en lien avec le chargé des Assemblées et de la Vie institutionnelle
• Assurer le suivi des procédures administratives du service composé de 3 secteurs : affaires juridiques, vie institutionnelle et patrimoine immobilier
• Assurer le suivi du budget du service par secteur
Missions / conditions d'exercice
• Assurer le suivi du courrier du service : enregistrement, préparation des réponses pour le service, suivi des chronos
• Suivre et ventiler les parapheurs du service
• Assurer la prise d’appels téléphoniques, messages et suivi des réponses à apporter
• Assister aux réunions hebdomadaires du service et élaborer les relevés de décisions
• Gérer les rendez-vous, planning et réunions
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers du service
Affaires juridiques et vie institutionnelle
• Assurer le suivi des réponses et le tableau de bord (contentieux, conseils juridiques, demandes d’accès aux documents administratifs, suivi administratif des périls, certificats de non péril demandés par les notaires …)
• Transmettre les pièces de procédures aux juridictions et conseils externes dans le cadre de la gestion des contentieux
• Rédiger des courriers et actes divers, et relances
• Recenser les demandes de conseils juridiques via l’établissement de fiches de saisine et en assurer le suivi
• Assurer le suivi du budget général du Service (2 budgets distincts) établissement des bons de commande, règlement des factures)
• Suivre les projets et activités du service
En assistance et en l’absence de l’agent chargé de la vie institutionnelle
• Participer à la Préparation et organisation les assemblées municipales (Conseil municipal, Conseil d’administration, Commissions, Bureaux municipaux…) : réception des projets de délibérations et des notes de synthèse, élaboration de l’ordre du jour, élaboration du rétro planning, et des convocations
• Constituer les dossiers préparatoires et définitifs : mise en page du dossier, reprographie
• Préparer et procéder à l’envoi des convocations et du dossier des assemblées
• Mettre en ligne les documents ayant trait aux Assemblées et la Vie Institutionnelle sur le Cloud des élus
• Préparer les lieux de tenue des assemblées (moyens techniques)
• Rendre exécutoire les délibérations des assemblées : télétransmission, affichage, ventilation aux directions
• Transmettre les renseignements relatifs aux délégations et à la participation aux commissions des élus
• Renseigner les services dans la rédaction des actes administratifs
• Assurer la tenue des registres des actes administratifs de la collectivité selon protocole en cours
Patrimoine immobilier
• Participer à la mise à jour un inventaire du patrimoine bâti et non bâti communal et assurer sa gestion
• Participe au suivi administratif dans le cadre de la gestion du patrimoine de la collectivité : gestion administrative et financière des bâtiments communaux (rédaction et renouvellement des baux et conventions, appel de loyers et charges et régularisations, gestion de copropriété, recherche des éléments utiles aux actes, …), suivi des interventions du service bâtiment, voirie, …
• Etablissement des états des lieux d’entrée et de sortie des locaux
• Effectuer le suivi administratif des procédures
En matière de polices d’assurances :
• Assurer un suivi administratif et financier des contrats
En matière de sinistres :
• Assurer le suivi des déclarations de sinistres et les réclamations
• Suivre les relations avec les usagers, les assureurs et les indemnisations
SPECIFICITES DU POSTE :
• Organisé dans le travail, rigueur, réactivité et force de proposition ; capacité à anticiper, discrétion professionnelle
• Permis B obligatoire : déplacements pour les réunions et états des lieux des logements, Assemblées Générales de Copropriété.
CONDITIONS D’EXERCICE :
• Statut : titulaire ou à défaut contractuel (emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux agents contractuels au titre de l’Art. L332-14 disposition 2 du code général de la fonction publique)
• Lieu de travail : Hôtel de Ville
• Temps de travail / horaires : Temps complet
• Rémunération : statutaire – RIFSEEP – Prime de fin d’année si les conditions d’attribution sont remplies
• Avantages sociaux :
o RTT
o Participation à la mutuelle prévoyance / santé
o Titres restaurant
o Adhésion au comité des œuvres sociales
o Compte Epargne Temps
o Participation employeur abonnement transports en commun
• Suivre et ventiler les parapheurs du service
• Assurer la prise d’appels téléphoniques, messages et suivi des réponses à apporter
• Assister aux réunions hebdomadaires du service et élaborer les relevés de décisions
• Gérer les rendez-vous, planning et réunions
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers du service
Affaires juridiques et vie institutionnelle
• Assurer le suivi des réponses et le tableau de bord (contentieux, conseils juridiques, demandes d’accès aux documents administratifs, suivi administratif des périls, certificats de non péril demandés par les notaires …)
• Transmettre les pièces de procédures aux juridictions et conseils externes dans le cadre de la gestion des contentieux
• Rédiger des courriers et actes divers, et relances
• Recenser les demandes de conseils juridiques via l’établissement de fiches de saisine et en assurer le suivi
• Assurer le suivi du budget général du Service (2 budgets distincts) établissement des bons de commande, règlement des factures)
• Suivre les projets et activités du service
En assistance et en l’absence de l’agent chargé de la vie institutionnelle
• Participer à la Préparation et organisation les assemblées municipales (Conseil municipal, Conseil d’administration, Commissions, Bureaux municipaux…) : réception des projets de délibérations et des notes de synthèse, élaboration de l’ordre du jour, élaboration du rétro planning, et des convocations
• Constituer les dossiers préparatoires et définitifs : mise en page du dossier, reprographie
• Préparer et procéder à l’envoi des convocations et du dossier des assemblées
• Mettre en ligne les documents ayant trait aux Assemblées et la Vie Institutionnelle sur le Cloud des élus
• Préparer les lieux de tenue des assemblées (moyens techniques)
• Rendre exécutoire les délibérations des assemblées : télétransmission, affichage, ventilation aux directions
• Transmettre les renseignements relatifs aux délégations et à la participation aux commissions des élus
• Renseigner les services dans la rédaction des actes administratifs
• Assurer la tenue des registres des actes administratifs de la collectivité selon protocole en cours
Patrimoine immobilier
• Participer à la mise à jour un inventaire du patrimoine bâti et non bâti communal et assurer sa gestion
• Participe au suivi administratif dans le cadre de la gestion du patrimoine de la collectivité : gestion administrative et financière des bâtiments communaux (rédaction et renouvellement des baux et conventions, appel de loyers et charges et régularisations, gestion de copropriété, recherche des éléments utiles aux actes, …), suivi des interventions du service bâtiment, voirie, …
• Etablissement des états des lieux d’entrée et de sortie des locaux
• Effectuer le suivi administratif des procédures
En matière de polices d’assurances :
• Assurer un suivi administratif et financier des contrats
En matière de sinistres :
• Assurer le suivi des déclarations de sinistres et les réclamations
• Suivre les relations avec les usagers, les assureurs et les indemnisations
SPECIFICITES DU POSTE :
• Organisé dans le travail, rigueur, réactivité et force de proposition ; capacité à anticiper, discrétion professionnelle
• Permis B obligatoire : déplacements pour les réunions et états des lieux des logements, Assemblées Générales de Copropriété.
CONDITIONS D’EXERCICE :
• Statut : titulaire ou à défaut contractuel (emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux agents contractuels au titre de l’Art. L332-14 disposition 2 du code général de la fonction publique)
• Lieu de travail : Hôtel de Ville
• Temps de travail / horaires : Temps complet
• Rémunération : statutaire – RIFSEEP – Prime de fin d’année si les conditions d’attribution sont remplies
• Avantages sociaux :
o RTT
o Participation à la mutuelle prévoyance / santé
o Titres restaurant
o Adhésion au comité des œuvres sociales
o Compte Epargne Temps
o Participation employeur abonnement transports en commun
Profils recherchés
COMPETENCES ET APTITUDES NECESSAIRES POUR LE POSTE :
• Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
• Connaissance en droit public-privé serait un plus
• Efficacité, respect des délais
• Qualités organisationnelles indispensables
• Qualités rédactionnelles indispensables
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Capacité à gérer des priorités et à alerter en cas de difficulté
• Rigueur administrative et comptable
• Polyvalence, disponibilité
• Autonomie dans l’organisation du travail, réactivité et esprit d’initiative
• Sens du travail en équipe, échanges avec les services de la collectivité, transversalité
• Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, PowerPoint, Intranet
• Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
• Connaissance en droit public-privé serait un plus
• Efficacité, respect des délais
• Qualités organisationnelles indispensables
• Qualités rédactionnelles indispensables
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Capacité à gérer des priorités et à alerter en cas de difficulté
• Rigueur administrative et comptable
• Polyvalence, disponibilité
• Autonomie dans l’organisation du travail, réactivité et esprit d’initiative
• Sens du travail en équipe, échanges avec les services de la collectivité, transversalité
• Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, PowerPoint, Intranet
Contact et modalités de candidature
Contact
0474783094
Informations complémentaires
Merci d'adresser vos candidatures sur la boîte mail dédiée: recrutement@mairie-vienne.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.