Assistant administratif (F/H)
Offre n° O038240724000144
Publiée le 24/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Entre ville, montagne et campagne, le territoire de Grenoble-Alpes Métropole rassemble 450 000 habitants et 49 communes aux profils diversifiés. Les indicateurs d'aménagement durable la situe dans le peloton de tête des métropoles françaises car son urbanisation compacte lui permet de limiter les déplacements motorisés et de préserver son environnement. L offre et les conditions de logement la rende accueillante ; la dynamique économique s appuie sur une grande diversité de l'emploi qui garde un fort secteur productif et de grandes capacités d'innovation. Son rayonnement national et international repose sur le triptyque université-recherche-entreprises. Grenoble-Alpes Métropole effectue son service public grâce à 1800 agents
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Grenoble cedex 01
Poste à pourvoir le
23/09/2024
Date limite de candidature
13/09/2024
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
3 mois
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Assurer le secrétariat du service, diffuser et archiver les actes
Accueillir le public, donner les premiers renseignements et orienter les demandes dans le service.
Participer à la facturation des occupations du domaine public.
Accueillir le public, donner les premiers renseignements et orienter les demandes dans le service.
Participer à la facturation des occupations du domaine public.
Missions / conditions d'exercice
Activité 1 : assurer le secrétariat du service
- Rédiger des lettres courantes en respectant les règles de forme de la collectivité, de grammaire et d’orthographe
- Réaliser, mettre en forme et diffuser des documents
- Gérer le courrier (enregistrement, ventilation, relance…), y compris suivre les délais de réponse
- Participer au classement des dossiers et à l’archivage, y compris de manière informatique
- Organiser des réunions, y compris le volet logistique et protocolaire
- Prise de note et participation aux comptes rendus de certaines réunions
Activité 2 : accueillir le public, donner les renseignements et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et donner les premiers renseignements
- Gérer la boite mail du service en diffusant les messages
- Accueillir le public, donner les premiers renseignements et orienter vers les instructeurs
Activité 3 : participer à la facturation des occupations du domaine public
- Saisie des renseignements concernant les redevables
- Mettre à jour ces informations dans les logiciels
- Saisir les données et préparer les factures
- Faire le lien avec les autres services en charge de la comptabilité
Activité 4 : assurer le secrétariat du chef de service
- Gestion de l’agenda du chef de service, prendre et organiser les rendez-vous et assurer son assistance administrative
- Rédiger des lettres courantes en respectant les règles de forme de la collectivité, de grammaire et d’orthographe
- Réaliser, mettre en forme et diffuser des documents
- Gérer le courrier (enregistrement, ventilation, relance…), y compris suivre les délais de réponse
- Participer au classement des dossiers et à l’archivage, y compris de manière informatique
- Organiser des réunions, y compris le volet logistique et protocolaire
- Prise de note et participation aux comptes rendus de certaines réunions
Activité 2 : accueillir le public, donner les renseignements et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et donner les premiers renseignements
- Gérer la boite mail du service en diffusant les messages
- Accueillir le public, donner les premiers renseignements et orienter vers les instructeurs
Activité 3 : participer à la facturation des occupations du domaine public
- Saisie des renseignements concernant les redevables
- Mettre à jour ces informations dans les logiciels
- Saisir les données et préparer les factures
- Faire le lien avec les autres services en charge de la comptabilité
Activité 4 : assurer le secrétariat du chef de service
- Gestion de l’agenda du chef de service, prendre et organiser les rendez-vous et assurer son assistance administrative
Profils recherchés
CONNAISSANCES
Statuts de la Fonction Publique / Du contexte, des valeurs et de l’environnement territorial de la collectivité
Connaissance des techniques de secrétariat
Outils informatiques (messagerie, traitement de texte, tableur)
Orthographe, grammaire et syntaxe
Procédure administrative de la collectivité
SAVOIR FAIRE
Mettre en œuvre des procédures
Prise de note
Capacité rédactionnelle
Rédiger des actes administratifs et des courriers
Archiver et classer des documents
SAVOIR ETRE
Rigueur
Organisation
Méthode
Sens du travail en équipe
Travail avec de multiples intervenants
Faire preuve de diplomatie et de fermeté
Autonomie
Discrétion et confidentialité
Statut : cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : formation dans le domaine du secrétariat ou de la comptabilité
Expérience souhaitée : poste similaire
Statuts de la Fonction Publique / Du contexte, des valeurs et de l’environnement territorial de la collectivité
Connaissance des techniques de secrétariat
Outils informatiques (messagerie, traitement de texte, tableur)
Orthographe, grammaire et syntaxe
Procédure administrative de la collectivité
SAVOIR FAIRE
Mettre en œuvre des procédures
Prise de note
Capacité rédactionnelle
Rédiger des actes administratifs et des courriers
Archiver et classer des documents
SAVOIR ETRE
Rigueur
Organisation
Méthode
Sens du travail en équipe
Travail avec de multiples intervenants
Faire preuve de diplomatie et de fermeté
Autonomie
Discrétion et confidentialité
Statut : cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : formation dans le domaine du secrétariat ou de la comptabilité
Expérience souhaitée : poste similaire
Contact
Contact
0476595959
Lien de candidature
Informations complémentaires
Temps de travail: 9 choix de cycle de travail avec possibilité de travailler sur 5 jours ou 4,5 jours + 25 jours de congés annuels + RTT (jusqu'à 25 jours selon le cycle) + horaires variables
Avantages sociaux :
-Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports) et forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an),
-Participation mutuelle et prévoyance,
-Titres restaurant (10€ unitaire dont 60% prise en charge par l'employeur),
-Comité des œuvres sociales,
-CESU (jusqu'à 400€)
-Activités sportives proposées sur le temps de travail
Avantages sociaux :
-Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports) et forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an),
-Participation mutuelle et prévoyance,
-Titres restaurant (10€ unitaire dont 60% prise en charge par l'employeur),
-Comité des œuvres sociales,
-CESU (jusqu'à 400€)
-Activités sportives proposées sur le temps de travail
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.