Assistant Administratif et Intendance (h/f)
Offre n° O038240722000913
Publiée le 22/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Vaujany
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
22/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Dans le cadre de l'organisation du Pôle Enfance (Multi-Accueil et Centre de Loisirs), vous assistez l'équipe de direction du Pôle Enfance dans la gestion administrative, financière et technique de la structure.
Vous travaillez en étroite collaboration avec les cuisiniers dans la gestion du service de restauration collective. Vous assurez le lien avec les différents services de la collectivité et coordonnez les demandes d'interventions techniques.
Vous travaillez en étroite collaboration avec les cuisiniers dans la gestion du service de restauration collective. Vous assurez le lien avec les différents services de la collectivité et coordonnez les demandes d'interventions techniques.
Missions / conditions d'exercice
Activité 1 : Contribuer à la gestion Administrative, Financière et Technique du Pôle Enfance :
- Assurer ponctuellement l'accueil téléphonique l'accueil physique des familles
- Transmettre les informations (mails, notes, fax...)
- Saisir les dossiers d'inscription des enfants vacanciers
- Effectuer des missions de secrétariat : rédiger des courriers, notes d'information, compte-rendus, mise à jour des documents internes (règlements intérieurs, dossiers d'inscriptions, plaquettes d'informations)
- Vérifier et mettre à jour les conventions avec les partenaires chaque intersaison (activités poney, pôle sports loisirs, hockey...)
- Vérifier et mettre à jour les classeurs modèles
- Assurer le suivi des décisions du Conseil Municipal et des demandes d'informations en lien avec les services de la mairie
- Transmettre au service communication les modifications à apporter sur le site internet
- Participer à la rédaction des factures et à la gestion des outils d'encaissement (mise à jour et suivi du logiciel E-enfance)
- Saisir chaque semaine les enquêtes EFICEO en lien avec le service de la Direction Station (saison d'hiver)
- Contribuer au suivi et au respect de la Charte Label Famille Plus : réunions, compte-rendus, mise en valeur des critères
- Assurer le suivi des devis, commandes et factures liées au fonctionnement de la structure,
- Assurer les relances d'impayés et tenue des encaissements PAYFIP
- Assurer le mandatement des factures et titres de recettes,
- Contribuer à la préparation du budget alloué au Pôle Enfance et le présenter aux Elus et services,
- Assurer le suivi de la comptabilité analytique afférente au Pôle Enfance
- Assurer le suivi des demandes de subventions et dossiers CAF en lien avec la Direction,
- Assurer le lien avec le Conseil Départemental concernant les dossiers de subventions
- Constater, transmettre les informations et assurer le suivi des dossiers relatifs à l'hygiène, la sécurité et l'entretien, en lien avec les agents des services de la mairie concernés
- Assurer le suivi de la gestion des stocks : produits d'entretien, fourniture administratives, couches et produits d'hygiène
- Classer, Archiver les dossiers
- Mandataire de la régie de recettes : assurer les encaissements si besoin
- Assurer le lien avec les différents prestataires : informatique, technique
- Effectuer les états des lieux des appartements attribués aux agents saisonniers ou permanents du Pôle Enfance et assurer le lien avec la personne en charge de ce dossier à la mairie et vérifier le nettoyage du linge à chaque fin de saison
- Assurer le suivi des demandes de travaux : lien avec les entreprises ou les services techniques, planification, vérification et réception.
Activité 2 : Collaborer à l'organisation et la gestion du service de restauration
- Assurer en lien avec les cuisiniers, les commandes et la gestion des stocks alimentaires
- Contrôler le rangement des réserves, préparer les feuilles de suivi, prise de photos pour la traçabilité
- Coordonner le service de portage de repas à domicile : dossiers d'inscriptions, taper les menus (chaque semaine), transmettre les menus à la diététicienne de AGAP PRO pour validation (toutes les 3 semaines)
- Collaborer avec les cuisiniers dans leurs obligations administratives et techniques en matière de veille sanitaire
- Assurer ponctuellement l'accueil téléphonique l'accueil physique des familles
- Transmettre les informations (mails, notes, fax...)
- Saisir les dossiers d'inscription des enfants vacanciers
- Effectuer des missions de secrétariat : rédiger des courriers, notes d'information, compte-rendus, mise à jour des documents internes (règlements intérieurs, dossiers d'inscriptions, plaquettes d'informations)
- Vérifier et mettre à jour les conventions avec les partenaires chaque intersaison (activités poney, pôle sports loisirs, hockey...)
- Vérifier et mettre à jour les classeurs modèles
- Assurer le suivi des décisions du Conseil Municipal et des demandes d'informations en lien avec les services de la mairie
- Transmettre au service communication les modifications à apporter sur le site internet
- Participer à la rédaction des factures et à la gestion des outils d'encaissement (mise à jour et suivi du logiciel E-enfance)
- Saisir chaque semaine les enquêtes EFICEO en lien avec le service de la Direction Station (saison d'hiver)
- Contribuer au suivi et au respect de la Charte Label Famille Plus : réunions, compte-rendus, mise en valeur des critères
- Assurer le suivi des devis, commandes et factures liées au fonctionnement de la structure,
- Assurer les relances d'impayés et tenue des encaissements PAYFIP
- Assurer le mandatement des factures et titres de recettes,
- Contribuer à la préparation du budget alloué au Pôle Enfance et le présenter aux Elus et services,
- Assurer le suivi de la comptabilité analytique afférente au Pôle Enfance
- Assurer le suivi des demandes de subventions et dossiers CAF en lien avec la Direction,
- Assurer le lien avec le Conseil Départemental concernant les dossiers de subventions
- Constater, transmettre les informations et assurer le suivi des dossiers relatifs à l'hygiène, la sécurité et l'entretien, en lien avec les agents des services de la mairie concernés
- Assurer le suivi de la gestion des stocks : produits d'entretien, fourniture administratives, couches et produits d'hygiène
- Classer, Archiver les dossiers
- Mandataire de la régie de recettes : assurer les encaissements si besoin
- Assurer le lien avec les différents prestataires : informatique, technique
- Effectuer les états des lieux des appartements attribués aux agents saisonniers ou permanents du Pôle Enfance et assurer le lien avec la personne en charge de ce dossier à la mairie et vérifier le nettoyage du linge à chaque fin de saison
- Assurer le suivi des demandes de travaux : lien avec les entreprises ou les services techniques, planification, vérification et réception.
Activité 2 : Collaborer à l'organisation et la gestion du service de restauration
- Assurer en lien avec les cuisiniers, les commandes et la gestion des stocks alimentaires
- Contrôler le rangement des réserves, préparer les feuilles de suivi, prise de photos pour la traçabilité
- Coordonner le service de portage de repas à domicile : dossiers d'inscriptions, taper les menus (chaque semaine), transmettre les menus à la diététicienne de AGAP PRO pour validation (toutes les 3 semaines)
- Collaborer avec les cuisiniers dans leurs obligations administratives et techniques en matière de veille sanitaire
Profils recherchés
- Sens de l'organisation
- Force de proposition
- Prise d'initiatives sur les missions confiées
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Rigueur, adaptabilité, disponibilité
- Discrétion, diplomatie et courtoisie
- Aisance en secrétariat et en comptabilité
- Bases en anglais
- Bonne connaissance de l'outil informatique et des logiciels utilisés (Berger Levrault)
- Force de proposition
- Prise d'initiatives sur les missions confiées
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Rigueur, adaptabilité, disponibilité
- Discrétion, diplomatie et courtoisie
- Aisance en secrétariat et en comptabilité
- Bases en anglais
- Bonne connaissance de l'outil informatique et des logiciels utilisés (Berger Levrault)
Contact
Contact
0476807095
Informations complémentaires
Adresser candidature et CV à l'attention de :
Monsieur le Maire
Mairie
11 route de la cour basse
38114 VAUJANY
Ou par mail : secretariat@vaujany.fr
Monsieur le Maire
Mairie
11 route de la cour basse
38114 VAUJANY
Ou par mail : secretariat@vaujany.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.