Culture, Animation et vie associative

Assistant.e administratif.ve et chargé.e de billetterie à la commune de La Tronche
Temps non-complet 28h/semaines, travail possible en soirée et le week-end, permanences fixes au bureau.

I) Gérer et assurer le suivi administratif / comptable du service

Assurer la gestion comptable liée aux activités exercées au service :
o Les régies d’avance et mixtes du service : assurer la responsabilité des régies
(titulaire), suivre les régies avec le Trésor Public (dépôt) et le service Finances.
o Le suivi budgétaire du service en lien avec le/la chef.fe de service : éditer les bons
de commande, enregistrer les factures, transmettre au service comptabilité les
éléments nécessaires au paiement,
o La billetterie de la Faïencerie : suivi des recettes de billetterie et lien avec le Trésor
Public
o Créer des outils partagés au service permettant le suivi des facturations,
o Établir les bons de commande et suivi vers les prestataires
Établir des conventions, contrats, courriers selon les besoins du service :
o Assister le chargé de la vie associative et de l’évènementiel sur les mises à
disposition annuelles et ponctuelles de locaux ainsi que les locations de salle pour
les associations, les services municipaux, les partenaires privés et des habitants

Assurer les déclarations personnels intermittents en lien avec le service RH
Archivage et classement des dossiers du service
Assurer la gestion du courrier du service : réception, enregistrement, distribution
Assister le/la responsable du service sur certaines réunions (compte-rendu, animation…)
Fournir des éléments permettant la rédaction de bilans d’activité

II) Assurer la billetterie de la Faïencerie et les relations usagers

Assurer la commercialisation des spectacles de la Faïencerie :
o Conseiller les publics sur la programmation,
o Vendre des billets et des cartes abonnements via le logiciel de billetterie lors des
permanences et des représentations, encaisser les paiements par différents
moyens,
o Commercialiser les spectacles auprès des CSE, associations, unions de quartier…
et suivre les réservations de groupes au niveau des facturations,
o Établir les conventions de partenariats liées à des tarifications spécifiques (Pass
Culture, Région,…),
o Etablir les factures liées aux actions culturelles

Former et superviser les autres utilisateurs du logiciel de billetterie au sein du service,
Suivre les évolutions technologiques en matière de billetterie,
Participer aux réunions de réseaux culturels sur le champ des relations publiques

III) Accueillir, renseigner et orienter les usagers

Accueillir les publics :
o Assurer l’accueil artistes à la Faïencerie (préparation des loges, …)
o Permanences d’accueil physique et téléphonique du service, avec un premier
niveau de réponse aux usagers
o Lors des représentations tout public comme scolaires à la Faïencerie
o Lors de manifestations communales
o Remise et récupération de clés en prêt pour la location de salles

Connaissances techniques requises :

Bonne connaissance de la comptabilité publique
Qualités rédactionnelles
Très bonne maîtrise de l’outil informatique (bureautique) et des NTIC
Bonne connaissance de l’administration du spectacle vivant
Maîtrise d’Internet et des réseaux sociaux
Maîtrise du logiciel de billetterie


Compétences personnelles requises :

Rigueur
Sens de l’organisation
Réactivité
Esprit de synthèse
Autonomie
Grandes qualités relationnelles
Force de proposition
Créativité
Disponibilité
Sens de l’accueil
Capacité d’adaptation


Profil :

o Bac minimum
o Bonne culture générale
o Maîtrise des outils informatiques
o Qualités relationnelles et rédactionnelles
o Sens du service public et de l’accueil
o Polyvalence