Agent-e d'accueil et de gestion administrative
Offre n° O038240709000053
Publiée le 09/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Ville de Grenoble c'est plus d'un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s'inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Grenoble
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
15/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
La Direction Alimentation Nature, Cadre de vie et Condition animales (DANCC) est une direction opérationnelle de la Direction Générale Ville Résiliente (DGVR).
Elle est structurée autour de 5 services et 2 unités :
4 services opérationnels : Alimentation et Restauration, Nature en ville, Occupations commerciales et Circulation Réseaux Lumière,
1 service support : le service administration générale (SAG),
2 unités opérationnelles : Condition animale et Proximité et relations aux usagers.
Le Service Administration Générale (SAG) assure l’ensemble des fonctions ressources ainsi que la relation usagers pour les services et unités opérationnels. Cette équipe est structurée autour de 4 pôles : Finances et commande publique, Ressources humaines, Accueil et relations aux usagers, Systèmes d’informations Espaces extérieurs.
Le Pôle Accueil et Relations Usagers (PARU) est composé de deux équipes : une équipe Alliance et une équipe Randon, placées sous l’autorité d’un responsable de pôle.
Au sein du Pôle Accueil et Relations Usagers - Randon, sous la responsabilité directe d’une cheffe d’équipe expérimentée, vous assurez l’accueil physique et téléphonique des usagers ainsi que l’instruction des demandes des usagers, au sein d’une équipe composée de 3 agent-e-s.
Elle est structurée autour de 5 services et 2 unités :
4 services opérationnels : Alimentation et Restauration, Nature en ville, Occupations commerciales et Circulation Réseaux Lumière,
1 service support : le service administration générale (SAG),
2 unités opérationnelles : Condition animale et Proximité et relations aux usagers.
Le Service Administration Générale (SAG) assure l’ensemble des fonctions ressources ainsi que la relation usagers pour les services et unités opérationnels. Cette équipe est structurée autour de 4 pôles : Finances et commande publique, Ressources humaines, Accueil et relations aux usagers, Systèmes d’informations Espaces extérieurs.
Le Pôle Accueil et Relations Usagers (PARU) est composé de deux équipes : une équipe Alliance et une équipe Randon, placées sous l’autorité d’un responsable de pôle.
Au sein du Pôle Accueil et Relations Usagers - Randon, sous la responsabilité directe d’une cheffe d’équipe expérimentée, vous assurez l’accueil physique et téléphonique des usagers ainsi que l’instruction des demandes des usagers, au sein d’une équipe composée de 3 agent-e-s.
Missions / conditions d'exercice
Accueil et renseignements usagers :
- Accueil physique et téléphonique des usagers sur les sujets en lien avec le stationnement payant sur voirie et la circulation :
- Ouverture des droits au ticket résident et vente du ticket résident,
- Tarification professionnelle du stationnement : dépannage urgent et professions médicales d’urgence,
- Pass Zones piétonnes et pass Zones à trafic limité,
- Recours au Forfait de Post-Stationnement (FPS),
Instruction des demandes des usagers :
- Instruction des demandes d’ouverture de droit au ticket résident, aux différents pass, à la tarification professionnelle du stationnement payant sur voirie,
- Instruction des recours administratifs préalables obligatoires (RAPO) formulés à l’encontre des Forfaits, Post-Stationnement (FPS) établis par les agents de surveillance de la voie publique (ASVP),
- Saisie de données pour le suivi de l’activité et reporting quotidien auprès de la cheffe d’équipe.
Gestion administrative :
- Réception et suivi du courrier (GED), rédaction de courriers / courriels simples, suivi du circuit des parapheurs,
- Traitement quotidien du contenu des boîtes mails métiers,
- Mise en forme et classement de comptes rendus, courriers, notes, rapports,
- Appui logistique : mise sous plis, publipostage, distribution de courriers, affichage de documents, reprographie etc.
Régie de recettes et d’avance :
- Mandataire suppléant de la régie : vous maniez les deniers publics (encaissements / remboursements) sous la responsabilité de la régisseuse.
Un projet de regroupement des 2 équipes du PARU sur un même site, celui de l’Alliance, est actuellement à l’étude. Si ce projet se confirme, l’organisation de l’équipe sera revue ainsi que les périmètres des fiches de poste.
- Accueil physique et téléphonique des usagers sur les sujets en lien avec le stationnement payant sur voirie et la circulation :
- Ouverture des droits au ticket résident et vente du ticket résident,
- Tarification professionnelle du stationnement : dépannage urgent et professions médicales d’urgence,
- Pass Zones piétonnes et pass Zones à trafic limité,
- Recours au Forfait de Post-Stationnement (FPS),
Instruction des demandes des usagers :
- Instruction des demandes d’ouverture de droit au ticket résident, aux différents pass, à la tarification professionnelle du stationnement payant sur voirie,
- Instruction des recours administratifs préalables obligatoires (RAPO) formulés à l’encontre des Forfaits, Post-Stationnement (FPS) établis par les agents de surveillance de la voie publique (ASVP),
- Saisie de données pour le suivi de l’activité et reporting quotidien auprès de la cheffe d’équipe.
Gestion administrative :
- Réception et suivi du courrier (GED), rédaction de courriers / courriels simples, suivi du circuit des parapheurs,
- Traitement quotidien du contenu des boîtes mails métiers,
- Mise en forme et classement de comptes rendus, courriers, notes, rapports,
- Appui logistique : mise sous plis, publipostage, distribution de courriers, affichage de documents, reprographie etc.
Régie de recettes et d’avance :
- Mandataire suppléant de la régie : vous maniez les deniers publics (encaissements / remboursements) sous la responsabilité de la régisseuse.
Un projet de regroupement des 2 équipes du PARU sur un même site, celui de l’Alliance, est actuellement à l’étude. Si ce projet se confirme, l’organisation de l’équipe sera revue ainsi que les périmètres des fiches de poste.
Profils recherchés
- Vous avez le goût des autres et de l’accueil du public,
- Vous avez de bonnes capacités relationnelles et aimez le travail en équipe,
- Vous savez vous adapter au quotidien selon les consignes données par la cheffe d’équipe et vous savez faire face à des pics d’activité,
- Vous êtes capable de gérer des situations de tension avec le public,
- Vous êtes curieux-ieuse et désireux-euse de vous former sur un champ de connaissances précis : le stationnement payant sur voirie,
- Vous êtes rigoureux-euse, précis-e et organisé-e,
- Vous avez déjà assuré les missions de mandataire suppléant d’une régie ou vous êtes prêt.e à vous y investir.
- Vous avez de bonnes capacités relationnelles et aimez le travail en équipe,
- Vous savez vous adapter au quotidien selon les consignes données par la cheffe d’équipe et vous savez faire face à des pics d’activité,
- Vous êtes capable de gérer des situations de tension avec le public,
- Vous êtes curieux-ieuse et désireux-euse de vous former sur un champ de connaissances précis : le stationnement payant sur voirie,
- Vous êtes rigoureux-euse, précis-e et organisé-e,
- Vous avez déjà assuré les missions de mandataire suppléant d’une régie ou vous êtes prêt.e à vous y investir.
Contact
Contact
0476763636
Lien de candidature
Informations complémentaires
Télétravail : possible de façon ponctuelle sous réserve des nécessités de service,
Travail en équipe, en bureau et en guichet d’accueil pour plus de 50 % du temps de travail,
Contacts quotidiens avec le public,
Contraintes horaires de travail liés à l’accueil du public (accueil ouvert de 8h30 à 12h et de 13h à 16h30, susceptible d’évolution),
Vous pouvez être amené-e à travailler de façon ponctuelle sur d’autres missions relevant du PARU,
25 jours de congés annuels, 4 jours ARTT par an et 2 jours de congés dit de fractionnement
Semaine de travail sur 35h35 (ouvrant droit aux 4 jours d'ARTT)
Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance (sauf contrat horaire)
Accès au restaurant municipal
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% sur vos abonnements TAG, Transisère, SNCF et Métrovélo (ou autres services publics de location de vélos). Cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an, en fonction du nombre de jours d'utilisation du moyen de transport.
Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
- Prime fin d’année (13ème mois proratisée au nombre de mois du contrat)
- Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Travail en équipe, en bureau et en guichet d’accueil pour plus de 50 % du temps de travail,
Contacts quotidiens avec le public,
Contraintes horaires de travail liés à l’accueil du public (accueil ouvert de 8h30 à 12h et de 13h à 16h30, susceptible d’évolution),
Vous pouvez être amené-e à travailler de façon ponctuelle sur d’autres missions relevant du PARU,
25 jours de congés annuels, 4 jours ARTT par an et 2 jours de congés dit de fractionnement
Semaine de travail sur 35h35 (ouvrant droit aux 4 jours d'ARTT)
Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance (sauf contrat horaire)
Accès au restaurant municipal
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% sur vos abonnements TAG, Transisère, SNCF et Métrovélo (ou autres services publics de location de vélos). Cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an, en fonction du nombre de jours d'utilisation du moyen de transport.
Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
- Prime fin d’année (13ème mois proratisée au nombre de mois du contrat)
- Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.