Environnement de travail :
Au cœur du Sillon alpin, Le Grésivaudan se déploie entre plaine et montagnes sur un territoire d’innovation où la qualité de vie et la diversité des activités lui confèrent une forte attractivité renforcée par des opportunités de développement dans de nombreux domaines.

Dans le cadre de sa politique culturelle, la communauté de communes Le Grésivaudan développe une dynamique fédératrice et structurante, qui s’appuie sur la coopération entre communes, acteurs culturels et éducatifs.
En cohérence, Le Grésivaudan est engagé dans l’élaboration d’un Projet culturel de territoire, avec une première étape franchie en 2023 au travers de la signature d’un Plan local d’éducation artistique et culturelle (PLEAC).
La direction compte une soixantaine d’agents répartis entre plusieurs services (Culture, Espace Aragon, Réseau de lecture publique, Réseau des Musées).
L’assistant(e) de gestion administrative est rattaché(e) au pôle administratif et financier de la direction.

Descriptif du poste :
Sous la responsabilité de la responsable administrative et financière, en tant qu’assistant(e) de gestion administrative, vous coordonnez le festival Cinétoiles ainsi que la saison culturelle de l’espace Bergès.

Vous assurez le suivi des actes de gestion des biens mobiliers et immobiliers (contrats de location ou de cession, conventions de mise à disposition, etc.), et assistez également, avec l’assistante de direction, les chargés de mission dans l’attribution des subventions.
Au regard des missions précédemment décrites, vous assurez de fait un binôme de suivi des marchés publics avec la responsable du pôle administratif.

Rémunération : Salaire minimum par mois de 1801,73 € brut (échelon 1) + 370 € brut prime fonction + prime complémentaire équivalente à 1/12ème de la rémunération

Avantages : • Aménagement du temps de travail
• Télétravail
• Tickets restaurant avec participation de 60% employeur.
• Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports) et forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an)
• Participation mutuelle santé labélisée et participation possible à la prévoyance (contrat groupe).
• Prestations d’actions sociales (vacances, loisirs, Prêts, CESU, billetterie, etc…) : prise en charge intégrale de l’adhésion au CNAS et possibilité d’adhésion au COS interne.

Coordination du festival Cinétoiles
• Être l’interface privilégiée du prestataire et des communes,
• Préparer le Comité de pilotage,
• Assurer la liaison avec les directions supports (communication, marchés publics)
• Suivre le budget jusqu’à la facturation (émission du bon de commande, attestation du service fait…),
• Etablir le bilan de saison

Gestion de l’Espace Bergès
• Assurer le suivi des réservations et tenir le planning de gestion,
• Réaliser les états des lieux d’entrée et de sortie,
• Coordonner l’intervention des services internes (sports, techniques, Aragon) et externes (SSI, société d’entretien…),
• Assurer l’interface avec les associations et entreprises réservataires,
• Procéder aux commandes et facturer les réservations,
• Etablir un bilan d’occupation et de saison

Gestion des biens mobiliers et immobiliers
• Assurer la mise en signature et le suivi des contrats de cession et de coproduction avec les artistes et les compagnies, les classer,
• Piloter en autonomie les contrats de location de l’Espace Bergès (rédaction, signature, envoi, classement),
• Assister la responsable administrative et financière au suivi de toute convention de mise à disposition,

Binôme marchés publics avec la responsable administrative et financière
• Participer à la rédaction du cahier des charges de certains marchés publics de la direction et aux CAO (Cinétoiles, cinéma, entretien des locaux…),
• S’assurer de la bonne exécution des marchés et faire remonter à sa hiérarchie les difficultés rencontrées.

Relai administratif et financier aux chargés de mission, avec l’assistante de direction
• Assurer la complétude des dossiers de demande de subvention et relancer au besoin les porteurs de projets,
• Intégrer les informations nécessaires dans les tableaux de suivi,
• Réaliser les bons pour paiement,
• Rédiger et établir le publipostage des courriers d’attribution et de refus,
• Suivre administrativement les conventions de partenariat : signature, envoi, paiement, classement et archivage

Accueil téléphonique et physique
• Relai à l’assistante de direction en son absence dans la gestion du courrier, courriel
• Renseigner les interlocuteurs

o Diplôme de secrétariat ou bureautique souhaité
o Connaissances de l’environnement territorial et associatif
o Expérience obligatoire sur poste avec missions similaires
o Expérience avérée en coordination d’événements et en milieu associatif
o Savoir travailler avec des élus
o Niveau avancé en bureautique (pack Microsoft office, aisance dans l’usage des progiciels)
o Capacité à être autonome, organisé(e) et rigoureux(se)
o Faire preuve d’adaptabilité et d’anticipation
o Savoir prévenir sa hiérarchie d’éventuelles problématiques
o Capacité à être force de proposition
o Discrétion et devoir de réserve

o Permis B obligatoire (déplacements sur territoire)