Gestionnaire de commission
Offre n° O038240704000721
Publiée le 08/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Ville de Grenoble c'est plus d'un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s'inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Grenoble
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
08/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint technique
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction Vie Institutionnelle, le service de l’Assemblée participe à l’organisation, la préparation, la gestion et le suivi des instances (commissions, conférence des présidents et conseils) avec les objectifs de sécurité juridique et de rapidité du processus. Au sein d’une équipe de 3 agent-es en charge des commissions, et sous l’autorité du/de la chef-fe du service de l’Assemblée, vous assurez le travail de préparation des réunions préparatoires au conseil municipal, groupe de travail et commissions municipales permanentes, par des missions transversales.
Missions / conditions d'exercice
- Suivre l’ordre du jour des réunions en lien avec le DGA, suivre le chronogramme des groupes de travail et être force de propositions sur les points à inscrire.
- Assurer l’organisation des réunions, réservation de salles, commande de repas…
- Assurer la complétude des délibérations (annexes…), assurer la relecture des délibérations et veiller à la cohérence de la rédaction
- Charger sur webdelib du suivi et de l’avancée des visas des délibérations jusqu’au DGA
- Assurer et contrôler les convocations des réunions pour envoi aux élu-e-s, dans le respect des délais et des procédures
- Assurer le suivi de l’instruction des subventions inscrites en conseil municipal sur le logiciel Pro, vérifier toutes les demandes pour validation en commission, en lien avec les services et récolter les tableaux supports.
- Assurer le recensement des documents qui seront projetés en séances (PowerPoint, résumés, …)
- Garantir le bon déroulement des séances : organisation de la salle, assurer les projections des documents, faire signer les élu-es la liste des présent-es …
- Élaborer les comptes rendus de ces réunions et en assurer la diffusion dans le respect des délais et des procédures.
- Assurer le suivi des demandes des élu-es formulées en commissions, en lien avec les services correspondants.
- Assurer une polyvalence entre les commissions en cas d’absences.
- Assurer l’organisation des réunions, réservation de salles, commande de repas…
- Assurer la complétude des délibérations (annexes…), assurer la relecture des délibérations et veiller à la cohérence de la rédaction
- Charger sur webdelib du suivi et de l’avancée des visas des délibérations jusqu’au DGA
- Assurer et contrôler les convocations des réunions pour envoi aux élu-e-s, dans le respect des délais et des procédures
- Assurer le suivi de l’instruction des subventions inscrites en conseil municipal sur le logiciel Pro, vérifier toutes les demandes pour validation en commission, en lien avec les services et récolter les tableaux supports.
- Assurer le recensement des documents qui seront projetés en séances (PowerPoint, résumés, …)
- Garantir le bon déroulement des séances : organisation de la salle, assurer les projections des documents, faire signer les élu-es la liste des présent-es …
- Élaborer les comptes rendus de ces réunions et en assurer la diffusion dans le respect des délais et des procédures.
- Assurer le suivi des demandes des élu-es formulées en commissions, en lien avec les services correspondants.
- Assurer une polyvalence entre les commissions en cas d’absences.
Profils recherchés
-Organiser et contrôler son travail de manière autonome
-Connaître le fonctionnement d’une collectivité
-Utiliser l'outil informatique (Logiciel Webdelib, Progos Word, Libre office, Excel, Internet, PPT)
-Savoir communiquer avec tous types de public ( Direct-rices-eurs et Cheffes-fs de service, Direction Générale, Elu-e-s….)
-S'adapter aux situations d'urgence, délais courts
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité
-Esprit rigoureux, méthodique, Capacité rédactionnelle
-Soin particulier réservé à la confidentialité
- Capacités relationnelles et aptitude au discernement
-Assister aux réunions (GT thématiques, GT délibérations et commissions)
-Disponibilité pour les horaires de réunion (entre midi et 2 ; et/ou après 18 heures) et contraintes de présence fortes en phase de préparation des séances
-Connaître le fonctionnement d’une collectivité
-Utiliser l'outil informatique (Logiciel Webdelib, Progos Word, Libre office, Excel, Internet, PPT)
-Savoir communiquer avec tous types de public ( Direct-rices-eurs et Cheffes-fs de service, Direction Générale, Elu-e-s….)
-S'adapter aux situations d'urgence, délais courts
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité
-Esprit rigoureux, méthodique, Capacité rédactionnelle
-Soin particulier réservé à la confidentialité
- Capacités relationnelles et aptitude au discernement
-Assister aux réunions (GT thématiques, GT délibérations et commissions)
-Disponibilité pour les horaires de réunion (entre midi et 2 ; et/ou après 18 heures) et contraintes de présence fortes en phase de préparation des séances
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Disponibilité pour les horaires de réunion (entre midi et 2 ) et contraintes de présence fortes en phase de préparation des séances
Télétravail : 2 jours par semaine
25 jours de congés annuels, 4 jours ARTT par an et 2 jours de congés dit de fractionnement
Semaine de travail sur 35h35 (ouvrant droit aux 4 jours d'ARTT)
Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance (sauf contrat horaire)
Accès au restaurant municipal
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% sur vos abonnements TAG, Transisère, SNCF et Métrovélo (ou autres services publics de location de vélos). Cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an, en fonction du nombre de jours d'utilisation du moyen de transport.
Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
- Prime fin d’année (13ème mois proratisée au nombre de mois du contrat)
- Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Télétravail : 2 jours par semaine
25 jours de congés annuels, 4 jours ARTT par an et 2 jours de congés dit de fractionnement
Semaine de travail sur 35h35 (ouvrant droit aux 4 jours d'ARTT)
Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance (sauf contrat horaire)
Accès au restaurant municipal
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% sur vos abonnements TAG, Transisère, SNCF et Métrovélo (ou autres services publics de location de vélos). Cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an, en fonction du nombre de jours d'utilisation du moyen de transport.
Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
- Prime fin d’année (13ème mois proratisée au nombre de mois du contrat)
- Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.