Coordinateur équipe logistique et environnement de travail (F/H)
Offre n° O038240704000606
Publiée le 04/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Entre ville, montagne et campagne, le territoire de Grenoble-Alpes Métropole rassemble 450 000 habitants et 49 communes aux profils diversifiés. Les indicateurs d'aménagement durable la situe dans le peloton de tête des métropoles françaises car son urbanisation compacte lui permet de limiter les déplacements motorisés et de préserver son environnement. L offre et les conditions de logement la rende accueillante ; la dynamique économique s appuie sur une grande diversité de l'emploi qui garde un fort secteur productif et de grandes capacités d'innovation. Son rayonnement national et international repose sur le triptyque université-recherche-entreprises. Grenoble-Alpes Métropole effectue son service public grâce à 1800 agents
Site web de l'employeur
Lieu de travail
GRENOBLE
Poste à pourvoir le
04/08/2024
Date limite de candidature
04/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Architecture, bâtiment et logistique >
Logistique et maintenance des moyens techniques
Grade(s) recherché(s)
Technicien
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Assister et accompagner les services dans l’aménagement des espaces de travail
Assurer la gestion administrative et technique relevant des espaces de travail
Coordonner l’équipe logistique
Développer la qualité de service auprès des services et collaborateur
Assurer la gestion administrative et technique relevant des espaces de travail
Coordonner l’équipe logistique
Développer la qualité de service auprès des services et collaborateur
Missions / conditions d'exercice
Activité 1 : Assister et accompagner les services dans l’aménagement des espaces de travail
GESTION ET AMENAGEMENT DES ESPACES DE TRAVAIL
Réceptionner et prioriser les demandes des services et collaborateurs arrivant au guichet unique, suivre leur réalisation et clore les demandes dès finalisation
Evaluer les besoins :
Recensement des besoins auprès des collaborateurs
Visite sur site pour évaluer la faisabilité technique
Réaliser les plans d’implantation des espaces de travail
Faire le lien avec le service santé pour les demandes émanant de la médecine du travail et coordonner leur intervention en cas d’étude d’ergonomie de postes de travail
Organiser la livraison et la réception du mobilier
Veiller au bon fonctionnement des espaces communs (salles de réunion, circulations, accueils…) des bâtiments administratifs métropolitains en planifiant des visites régulières des sites. Coordonner les actions correctives à réaliser par les autres directions (unité d’exploitation bâtiment, DSI, chargé du suivi des prestations de nettoyage des locaux…)
SUIVI DE PROJET DES DEMENAGEMENT
Participer aux différentes phases d’ingénierie de transferts (faisabilité, macrozoning, microzoning, transfert) à l’aide de l’outil informatique de gestion des espaces de travail
Interlocuteur privilégié des collaborateurs à déménager, des référents déménagements et de leurs directeurs/DGA
Coordonner et planifier les travaux avec le service maintenance et les déménagements avec la DSI (postes de travail, équipements audiovisuels des salles de réunion, copieurs multifonctions…)
Organiser, planifier et coordonner les opérations de déménagement et de réaménagement en réalisation directe ou réalisées par le prestataire déménagement
GESTION DU STOCK DE MOBILIER
Organiser la gestion du stock dans les différents locaux de stockage
Assurer le suivi de la gestion de l’inventaire mobilier :
Définir les procédures nécessaires pour la mise à jour de l’inventaire (charte de collage des étiquettes, arborescence des biens, codification des bâtiments, codification des locaux)
Définir un process de mise à jour de l’inventaire mobilier en lien avec les responsables des services / directions
Organiser les commandes de mobiliers et matériels pour assurer leur disponibilité, en tenant compte des délais de livraisons
Gérer et optimiser le stock du mobilier orienté prioritairement vers le réemploi.
Mettre en place un réseau du réemploi en lien avec le prestataire déménagements, les associations solidaires, les entreprises, l’éco-organisme VALDELIA…
Activité 2 : Assurer la gestion administrative et technique relevant des espaces de travail
Participer à la définition des besoins et à la rédaction des cahiers de charges pour les mises en concurrence (déménagement, marchés mobiliers, petits équipements…)
Etre en relation avec le service administratif et financier pour le suivi et l’exécution financière des achats
Faire le lien avec les prestataires des marchés : transmettre les caractéristiques des besoins pour établissement des devis, vérifier les propositions techniques et financières et leur conformité par rapport aux marchés
Valider le service fait
Participer à l’élaboration des prévisions budgétaires et au suivi des crédits
Activité 3 : Coordonner l’équipe logistique
Réaliser le planning d’intervention hebdomadaire de l’équipe
Suivre l’avancement des interventions et s’assurer de la bonne exécution des tâches et de la qualité de la prestation
Organiser et participer à la mise en place des salles pour les séances et réunions programmées (mobilier, vidéo, sonorisation…)
Mettre en place des outils de suivi et de gestion des activités et effectuer un reporting auprès de la direction
Activité 4 : Développer la qualité de service auprès des services et collaborateurs
Etre l’interlocuteur privilégié des services, et notamment des référents bâtiment, pour répondre au mieux à leurs demandes d’amélioration de l’environnement de travail
Rechercher et apporter des solutions d’amélioration innovantes dans l’aménagement des espaces de travail et le mobilier
Sensibiliser et guider l’équipe logistique dans le sens du service-client
Participer à l’alimentation du tableau de bord du Plan d’Administration Exemplair
Proportion du poste dédiée à la gestion de projet : 20 %
GESTION ET AMENAGEMENT DES ESPACES DE TRAVAIL
Réceptionner et prioriser les demandes des services et collaborateurs arrivant au guichet unique, suivre leur réalisation et clore les demandes dès finalisation
Evaluer les besoins :
Recensement des besoins auprès des collaborateurs
Visite sur site pour évaluer la faisabilité technique
Réaliser les plans d’implantation des espaces de travail
Faire le lien avec le service santé pour les demandes émanant de la médecine du travail et coordonner leur intervention en cas d’étude d’ergonomie de postes de travail
Organiser la livraison et la réception du mobilier
Veiller au bon fonctionnement des espaces communs (salles de réunion, circulations, accueils…) des bâtiments administratifs métropolitains en planifiant des visites régulières des sites. Coordonner les actions correctives à réaliser par les autres directions (unité d’exploitation bâtiment, DSI, chargé du suivi des prestations de nettoyage des locaux…)
SUIVI DE PROJET DES DEMENAGEMENT
Participer aux différentes phases d’ingénierie de transferts (faisabilité, macrozoning, microzoning, transfert) à l’aide de l’outil informatique de gestion des espaces de travail
Interlocuteur privilégié des collaborateurs à déménager, des référents déménagements et de leurs directeurs/DGA
Coordonner et planifier les travaux avec le service maintenance et les déménagements avec la DSI (postes de travail, équipements audiovisuels des salles de réunion, copieurs multifonctions…)
Organiser, planifier et coordonner les opérations de déménagement et de réaménagement en réalisation directe ou réalisées par le prestataire déménagement
GESTION DU STOCK DE MOBILIER
Organiser la gestion du stock dans les différents locaux de stockage
Assurer le suivi de la gestion de l’inventaire mobilier :
Définir les procédures nécessaires pour la mise à jour de l’inventaire (charte de collage des étiquettes, arborescence des biens, codification des bâtiments, codification des locaux)
Définir un process de mise à jour de l’inventaire mobilier en lien avec les responsables des services / directions
Organiser les commandes de mobiliers et matériels pour assurer leur disponibilité, en tenant compte des délais de livraisons
Gérer et optimiser le stock du mobilier orienté prioritairement vers le réemploi.
Mettre en place un réseau du réemploi en lien avec le prestataire déménagements, les associations solidaires, les entreprises, l’éco-organisme VALDELIA…
Activité 2 : Assurer la gestion administrative et technique relevant des espaces de travail
Participer à la définition des besoins et à la rédaction des cahiers de charges pour les mises en concurrence (déménagement, marchés mobiliers, petits équipements…)
Etre en relation avec le service administratif et financier pour le suivi et l’exécution financière des achats
Faire le lien avec les prestataires des marchés : transmettre les caractéristiques des besoins pour établissement des devis, vérifier les propositions techniques et financières et leur conformité par rapport aux marchés
Valider le service fait
Participer à l’élaboration des prévisions budgétaires et au suivi des crédits
Activité 3 : Coordonner l’équipe logistique
Réaliser le planning d’intervention hebdomadaire de l’équipe
Suivre l’avancement des interventions et s’assurer de la bonne exécution des tâches et de la qualité de la prestation
Organiser et participer à la mise en place des salles pour les séances et réunions programmées (mobilier, vidéo, sonorisation…)
Mettre en place des outils de suivi et de gestion des activités et effectuer un reporting auprès de la direction
Activité 4 : Développer la qualité de service auprès des services et collaborateurs
Etre l’interlocuteur privilégié des services, et notamment des référents bâtiment, pour répondre au mieux à leurs demandes d’amélioration de l’environnement de travail
Rechercher et apporter des solutions d’amélioration innovantes dans l’aménagement des espaces de travail et le mobilier
Sensibiliser et guider l’équipe logistique dans le sens du service-client
Participer à l’alimentation du tableau de bord du Plan d’Administration Exemplair
Proportion du poste dédiée à la gestion de projet : 20 %
Profils recherchés
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : BAC ou équivalent / Permis B obligatoire
Expérience souhaitée : Expérience d’encadrement / Logistique / Service-client / démarche qualité
CONNAISSANCES
Fonctionnement et règles des collectivités territoriales (commande publique, Procédures administratives…)
Maitrise des savoir-faire managériaux et de la conduite du changement
Connaissance de l’évolution de l’environnement de travail
SAVOIR FAIRE
Excellente capacité relationnelle, diplomatie avec les prestataires et les agents de la Métropole
Autonomie lors des interventions
Capacité à partager l’information
Travail en équipe
Négociation et achat
SAVOIR ETRE
Rigueur
Etre leader
Disponibilité
Sens de l’organisation
Expérience souhaitée : Expérience d’encadrement / Logistique / Service-client / démarche qualité
CONNAISSANCES
Fonctionnement et règles des collectivités territoriales (commande publique, Procédures administratives…)
Maitrise des savoir-faire managériaux et de la conduite du changement
Connaissance de l’évolution de l’environnement de travail
SAVOIR FAIRE
Excellente capacité relationnelle, diplomatie avec les prestataires et les agents de la Métropole
Autonomie lors des interventions
Capacité à partager l’information
Travail en équipe
Négociation et achat
SAVOIR ETRE
Rigueur
Etre leader
Disponibilité
Sens de l’organisation
Contact
Contact
0476595959
Lien de candidature
Informations complémentaires
Lieu de travail : 1 Place André Malraux, 38000 GRENOBLE
Temps de travail: temps plein, 1 607 h avec jours de RTT, cycles sur 5 jours ou 4,5 jours, possibilité de télétravail
Rémunération : grille statutaire du grade + prime (RIFSEEP) GF7
Avantages sociaux : PdME et forfait mobilités durables, participation mutuelle et prévoyance, titres restaurant, comité des œuvres sociales, CESU
Équipements : EPI, PC portable, téléphone portable
Logiciels métiers : 1) Excel ; 2) Word ; 3) Connexia ; 4) ID Position
Contraintes liées au poste :
Déplacements sur tous les sites de la Métropole
Manipulations / manutentions des fournitures réceptionnées, équipements et matériels
Port de charges
Contraintes horaires liées aux missions (présence lors des Conseils Métropolitains, présence en soirée en fonction des besoins du service ou du remplacement de l’huissier)
Temps de travail: temps plein, 1 607 h avec jours de RTT, cycles sur 5 jours ou 4,5 jours, possibilité de télétravail
Rémunération : grille statutaire du grade + prime (RIFSEEP) GF7
Avantages sociaux : PdME et forfait mobilités durables, participation mutuelle et prévoyance, titres restaurant, comité des œuvres sociales, CESU
Équipements : EPI, PC portable, téléphone portable
Logiciels métiers : 1) Excel ; 2) Word ; 3) Connexia ; 4) ID Position
Contraintes liées au poste :
Déplacements sur tous les sites de la Métropole
Manipulations / manutentions des fournitures réceptionnées, équipements et matériels
Port de charges
Contraintes horaires liées aux missions (présence lors des Conseils Métropolitains, présence en soirée en fonction des besoins du service ou du remplacement de l’huissier)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.