La direction est composée de 71 agents répartis au sein de quatre services : Foncier et immobilier, Programme local de l’habitat et montage d’opérations, Offre nouvelle et réhabilitation, et Gestion du logement social et de l’hébergement. Elle comprend également deux missions spécifiques : la Mission gens du voyage et la Mission renouvellement urbain.

Au sein du pôle administratif de la direction du Foncier et de l’Habitat, il s’agit d’apporter :

- Une assistance classique auprès du Directeur
- Une coordination et un intérim
- Une assistance à la conduite de projet auprès du Directeur

Activité 1 : Assistance classique auprès du Directeur

Traitement de l’information
Saisir, présenter, mettre en forme et éditer des documents (note, compte – rendu, courrier…).
Gérer l’accueil téléphonique et physique : réceptionner les appels, orienter, noter et transmettre les messages.
Gérer les agendas : prendre les rendez-vous, informer sur la disponibilité et la présence des agents.
Enregistrer les courriers et effectuer le suivi des parapheurs tant au format papier que numériques.
Assister aux réunions internes et externes, établir les relevés de décision ou comptes rendus.
Préparer les courriers ou note pour le Directeur tant au format numérique que papier
Organisation, coordination et suivi
Organiser les réunions
Gérer les déplacements : réservation, ordre de mission, état des frais de déplacement.
Editer des bons de commandes et valider le service fait en lien avec le Directeur
Effectuer le suivi des ressources internes pour l’ensemble de la direction en lien avec les autres assistantes : fournitures, gestion des revues et abonnements, d’une base documentaire interne et lien avec le service documentation, mise en œuvre de la BDD contacts, accueil nouveaux arrivants, dysfonctionnements matériels et locaux, suivi du kit accueil café…
Appliquer des procédures et produire des outils de suivi pour les missions
Classer et archiver (courrier, note, dossier, …).

Activité 2 : Coordination et intérim

Le groupe des assistantes fait l’objet d’une coordination régulière animée par le Directeur et en lien direct avec les chefs de service ou de missions.

Contribuer et être la ou le référent-e de la coordination des assistantes : tableau de suivi des congés, des intérims, des présences physiques, sujets à traiter en commun…
Assurer l’intérim au sein du groupe des assistantes selon la répartition des activités entre assistantes.
Être pilote d’action au bénéfice de la Direction au sein du groupe d’assistante
Être force de proposition en matière de coordination entre assistantes
Participer activement à la dématérialisation des courriers, notes, délibérations, …
Favoriser la mise en place de la signature électronique de façon systématique et accompagner les changements de pratiques,
Être force de proposition pour les moments de convivialité de la Direction
Proposer des revues d’agenda efficiente entre les différents services
Créer une base de données contact et sa mise à jour régulière mutualisée à l’échelle minimale de la Direction
Travailler en partenariat étroit avec les assistantes des directeurs de la DUA et de la DFH
Assurer la diffusion d’informations, ascendante et descendante, au sein de la Direction et en lien avec l’assistante de la DGA

Activité 3: Assistance auprès du Directeur dans la conduite de projet :

Coordonner les outils de pilotage dans la conduite des projets de la direction
En lien avec les chef-fes de service et de mission et en appui au directeur :
Contribuer au suivi de la méthodologie des projets :
Assister le Directeur dans la mise à jour des outils de suivi et de reporting (planning par projet, tableaux de bord, notes internes) pour permettre la tenue des délais et des alertes nécessaires ;
Appuyer la coordination des équipes projets (rédaction de notes, relevés de décisions, montage de réunions, rdv afférant à des échéances complexes)
Coordonner et partager l’information liée à la conduite des projets de la direction
Collecter et partager l’information avec les acteurs et partenaires des projets
Assurer l’interface entre services internes et externes, partenaires, mandataires et prestataires des projets ainsi que les élus concernés
Suivre les encours et les échéances liées à l’activité et la conduite des projets de la direction
Sécuriser la production et le fonctionnement de la DFH et participer à l’articulation de l’action de la direction avec le cabinet, les autres directions, les communes et le Vice-Président
Garantir et assurer la fiabilité des éléments transmis dans les instances politiques et les suites à donner :
Suivre le retroplanning et alerter sur les tâches à entreprendre par la direction dans le cadre de la préparation des séances, signalement des délais impartis et relance au sein des équipes
Suivre la production, la validation des éléments nécessaires au traitement des dossiers de la direction dans les instances politiques en lien avec le directeur, les chefs de services, les assistantes, la Direction Générale et le Cabinet
Anticiper et organiser des points réguliers avec les 3 Vices Présidents et la Conseillère déléguée ainsi que tous les comités mobilisant ces mêmes élus dans les missions de la Direction.
Assurer la constitution des dossiers préparatoires pour les élus concernés, avec les éléments nécessaires à chaque réunion et évènement.
Préparer le visa des délibérations, des arrêtés, des décisions de la direction ainsi que les décisions du Président en l’absence des instructeurs ou des assistantes

Proposer et conduire des actions de communication et veiller à la bonne diffusion d’informations en lien avec le référent communication de la Direction
Participer à l’accueil, au départ, aux congés des agents de la DFH
Assister le directeur dans le pilotage, la coordination et l’organisation de l’activité de la DFH


Activité 4 : En transversalité et en appui direct au directeur :

Participer aux tableaux de bords d’activité de la direction
Tenir la synthèse hebdomadaire des échéances de la DFH tant interne qu’externe
Assurer une vigilance constante sur la fluidité de l’agenda du directeur
Préparer les éléments quotidiens du directeur, rédiger les comptes rendus et s’assurer des suites à donner
Participer en lien avec les commune et le cabinet à la tenue de l’agenda des 3 Vice-Présidents et de la Conseillère déléguée
Organiser les réunions régulières avec les différentes directions de la métropole en particulier pour le suivi du Programme Local de l’Habitat, de la stratégie foncière ainsi que les services ressources en interface avec la DFH ;
Coordonner la production administrative de la direction avec les assistantes administratives de la direction
Coordination de la production de note entre différentes entités internes et externes à la Direction lors des instances politiques
Participer à la coordination de la direction avec les partenaires de son action (49 communes, bailleurs sociaux, SEM et SPL, Etat (Préfecture, DDT, DDETS), EPSCOT, Agence d’Urbanisme, EPCI voisins…)
Assurer la constitution des dossiers préparatoires quotidiens pour le directeur, avec les éléments nécessaires à chaque réunion et évènement ainsi que les éléments pratiques liés aux éventuels déplacements en lien avec le service support.
Organiser et suivre les prises de congés garantissant une continuité optimale de la Direction

Lieu de travail : 47 Avenue Marie Reynoard, 38100 GRENOBLE
Temps et horaires de travail : règlement métropolitain
Rémunération : selon le cadre d’emploi + régime indemnitaire de la collectivité
Logiciels métier : 1/ Coriolis 2/ Oxyad,

CONNAISSANCES
Techniques de classement et d’archivage y compris numérique
Signature électronique

SAVOIR FAIRE
Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, logiciel courrier et délibération)
Maîtrise de l’orthographe et de la grammaire
Rigueur et responsabilité dans la saisie de données chiffrées et dans la relecture des documents produits
Identifier les priorités de travail en fonction des enjeux du calendrier
Organiser des réunions (avec l’ensemble des aspects pratiques)
Evaluer et analyser les dossiers
Capacité à assurer un reporting régulier
Maitrise du montage des dossiers administratifs
Expérience dans l’appui à la conduite suivi et développement de projets
Rédiger des courriers et des comptes rendus
Organiser des réunions, élaborer et suivre des tableaux de bord
Sécurisation des dossiers complexes
Traiter et diffuser l’information

Statut : cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : formation en secrétariat / assistanat de direction
Expérience souhaitée : Expérience confirmée sur des postes similaires notamment en assistance de Direction