La commune de BOUVESSE-QUIRIEU recherche un agent chargé de l'accueil du public de la Mairie :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services
• Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation
• Assurer le suivi et la gestion des dossiers

ACCUEIL DU PUBLIC
- Accueil physique et téléphonique du public
- Identifier les attentes et besoins des usagers
- Faire remonter les besoins, dysfonctionnements, problématiques

ETAT CIVIL
- Constitution des dossiers d’Etat Civil
- Réalisation des auditions préalables pour les mariages
- Présence lors des cérémonies
- Tenue des registres d’Etat Civil (Mise à jour, rédaction des actes, copies d’actes, livret de famille…)

SOCIAL
- Démarches administratives liées à l’accueil du public / Orienter les demandeurs en fonction de leurs besoins (Assistante sociale, Maison France Service, Conseil Départemental)
- Saisie et suivi des recensements militaires
- Constitution des dossiers de demandes APA, Aide sociale, logements sociaux et envoi aux services instructeurs

ADMINISTRATIF DIVERS
- Prise de RDV pour les élus
- Gestion du courrier (enregistrement du courrier arrivée /départ, rédaction des différents courriers, préparation de convocations et d’invitations, rédaction de compte-rendu, diffusion des mails, suivi des dossiers en cours…)
- Classement / Archivage
- Réception des dossiers d’urbanisme
- Gestion des adresses dans la Base Adresse Nationale (BAN)

RESTAURANT SCOLAIRE & ECOLES
- Saisie des dossiers d’inscriptions aux écoles
- Suivi des demandes de dérogations
- Gestion des dossiers d’inscription au restaurant scolaire (Rédaction, envoi, retour des dossiers, vérifications des dossiers, création des nouvelles années…)
- Gestion des modifications et des absences (validation logiciel, communication avec les agents du restaurant scolaire…)

VIE ASSOCIATIVE & FESTIVITES
- Suivi des dossiers associations
- Préparation du calendrier des fêtes
- Gestion des réservations de salles (agenda, établir les plannings, diffuser des infos, constitution des dossiers de locations ...)
- Instruction des déclarations de débits de boissons lors des manifestations
- Instruction des demandes d’occupations du domaine public (vente aux déballages, arrêtés pour certaines manifestations…)

URBANISME
- Accueillir et renseigner le public
- Enregistrer et assurer le suivi des demandes

Liste non exhaustive.

Expériences requises :
Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.
Connaître les notions essentielles d'Etat Civil et d'Urbanisme
Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.
Connaître les techniques de rédaction administrative.
Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire)
Bonne capacité d’analyse des demandes des usagers
Aisance relationnelle (accueil téléphonique et physique, filtrage des appels, prises de messages…)
Importance de la confidentialité et de la discrétion
Aptitude au travail en équipe
Rigueur et respect des délais
Polyvalence