Assistant administratif - DRH
Offre n° O038240502000554
Publiée le 02/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Vienne
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
02/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
* Assister administrativement la DRH,
* Assistance et renfort aux collaborateurs des différents pôles du service
* Assurer le lien entre les différents pôles de la direction (partage d'information, communication interne, outils, etc...),
* Gérer la comptabilité du service,
* Accueil physique et téléphonique des agents - réponse de premiers niveaux aux agents et services.
* Assistance et renfort aux collaborateurs des différents pôles du service
* Assurer le lien entre les différents pôles de la direction (partage d'information, communication interne, outils, etc...),
* Gérer la comptabilité du service,
* Accueil physique et téléphonique des agents - réponse de premiers niveaux aux agents et services.
Missions / conditions d'exercice
Assurer la réalisation et la mise en forme de travaux de bureautique :
* Gestion de l'agenda de la DRH et prise de RDV,
* Rédiger des courriers, convocations, compte-rendu et gérer les réservations de salle en adéquation avec les demandes de la direction,
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
* Renseigner les interlocuteurs et relayer l'information,
Traiter et suivi de dossiers et projets de la direction :
* Assurer la gestion budgétaire et comptable du service (engagement, commande, traitement des factures, suivi budgétaire des dépenses et des recettes),
* Participer aux projets de service et de la collectivité,
Participer à l'organisation pratique de la direction des ressources humaines :
* Suivre la procédure de protection fonctionnelle,
* Gestion des parapheurs et suivi des circuits de signature,
* Recueillir les justificatifs de frais de transports pour centralisation avant envoi au pôle carrières paies,
* Gérer les commandes de fournitures et matériels,
* Gérer les archives en lien avec le service des archives de la ville de Vienne,
* Gérer la réception et la distribution des titres restaurants,
* Assurer une polyvalence en cas de nécessités de service (remplacements ponctuels sur d'autres fonctions en cas d'absence),
Participer à la communication interne :
* Assurer un premier niveau de production et de relai d'information sur la communication interne RH (alimentation des actualités sur le blog, rédaction d'articles, ...)
SPECIFICITES DU POSTE :
* Respect strict des horaires liés au poste
* Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
* Polyvalence dans les missions
* Tenue vestimentaire correcte
* Lieu de travail : Hôtel de Ville
* Temps de travail / horaires : Temps complet
* Rémunération : statutaire - régime indemnitaire - NBI accueil (pour les titulaires)
* Autres : tickets restaurant - adhésion au comité des oeuvres sociales - participation employeur à la mutuelle/prévoyance - RTT
* Statut : titulaire ou à défaut contractuel titulaire ou à défaut contractuel (emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux agents contractuels au titre de l'Art. L332-14 disposition 2 du code général de la fonction publique)
* Gestion de l'agenda de la DRH et prise de RDV,
* Rédiger des courriers, convocations, compte-rendu et gérer les réservations de salle en adéquation avec les demandes de la direction,
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
* Renseigner les interlocuteurs et relayer l'information,
Traiter et suivi de dossiers et projets de la direction :
* Assurer la gestion budgétaire et comptable du service (engagement, commande, traitement des factures, suivi budgétaire des dépenses et des recettes),
* Participer aux projets de service et de la collectivité,
Participer à l'organisation pratique de la direction des ressources humaines :
* Suivre la procédure de protection fonctionnelle,
* Gestion des parapheurs et suivi des circuits de signature,
* Recueillir les justificatifs de frais de transports pour centralisation avant envoi au pôle carrières paies,
* Gérer les commandes de fournitures et matériels,
* Gérer les archives en lien avec le service des archives de la ville de Vienne,
* Gérer la réception et la distribution des titres restaurants,
* Assurer une polyvalence en cas de nécessités de service (remplacements ponctuels sur d'autres fonctions en cas d'absence),
Participer à la communication interne :
* Assurer un premier niveau de production et de relai d'information sur la communication interne RH (alimentation des actualités sur le blog, rédaction d'articles, ...)
SPECIFICITES DU POSTE :
* Respect strict des horaires liés au poste
* Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
* Polyvalence dans les missions
* Tenue vestimentaire correcte
* Lieu de travail : Hôtel de Ville
* Temps de travail / horaires : Temps complet
* Rémunération : statutaire - régime indemnitaire - NBI accueil (pour les titulaires)
* Autres : tickets restaurant - adhésion au comité des oeuvres sociales - participation employeur à la mutuelle/prévoyance - RTT
* Statut : titulaire ou à défaut contractuel titulaire ou à défaut contractuel (emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux agents contractuels au titre de l'Art. L332-14 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Profils recherchés
* Formation / niveau de qualification / habilitations nécessaires :
. Intérêt professionnel fort pour la fonction d'assistante de direction
. Connaissance de l'organisation de la collectivité
. Bonne maîtrise des outils de bureautique
* Bonne expression orale
* Capacité à comprendre et à reformuler les demandes
* Capacité à identifier les demandes et leur degré d'urgence
* Savoir renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
* Savoir désigner le bon interlocuteur
* Savoir filtrer les appels téléphoniques
* Sens de l'organisation et de la rigueur
* Autonomie dans l'organisation du travail
* Polyvalence dans le travail
* Capacité d'initiative et de réactivité
* Capacité à travailler en équipe
* Savoir travailler en transversalité
* Connaître les techniques de recherches documentaire
* Connaître les méthodes de planning
* Connaître les techniques de communication, de secrétariat et de rédaction de documents
. Intérêt professionnel fort pour la fonction d'assistante de direction
. Connaissance de l'organisation de la collectivité
. Bonne maîtrise des outils de bureautique
* Bonne expression orale
* Capacité à comprendre et à reformuler les demandes
* Capacité à identifier les demandes et leur degré d'urgence
* Savoir renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
* Savoir désigner le bon interlocuteur
* Savoir filtrer les appels téléphoniques
* Sens de l'organisation et de la rigueur
* Autonomie dans l'organisation du travail
* Polyvalence dans le travail
* Capacité d'initiative et de réactivité
* Capacité à travailler en équipe
* Savoir travailler en transversalité
* Connaître les techniques de recherches documentaire
* Connaître les méthodes de planning
* Connaître les techniques de communication, de secrétariat et de rédaction de documents
Contact
Contact
0474783084
Lien de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser vos candidatures sur la boîte mail: recrutement@mairie-vienne.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.