Agent(e) de gestion administrative
Offre n° O038240426000276
Publiée le 26/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La commune de Saint-Martin-d'Hères, en pleine croissance démographique (39 000 habitants), est la 2ème ville du département de l'Isère. Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Saint martin d'heres cedex
Poste à pourvoir le
30/06/2024
Date limite de candidature
30/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de la directrice de l'Investissement et de la Logistique, l'agent(e) de gestion administrative, sera chargé(e) d'assurer le secrétariat et l'accueil de la direction et des services de cette direction ainsi que le suivi administratif et la rédaction de documents plus particulièrement pour le service cuisine centrale . Il (elle) sera également chargé (e) de la commande et du suivi des achats de fournitures administratives pour l’ensemble des services de la Ville.
Fonctions :
• Organisation de l'agenda de la directrice et des cadres de la direction
• Traitement de dossiers et secrétariat divers
• Suivi du logiciel de gestion du temps de travail
• Accueil téléphonique et physique
• Commande et suivi des achats des fournitures administratives
• Polyvalence au sein de la direction Investissement et Logistique et, en cas de besoin, au sein du secrétariat de la DGA ST
Fonctions :
• Organisation de l'agenda de la directrice et des cadres de la direction
• Traitement de dossiers et secrétariat divers
• Suivi du logiciel de gestion du temps de travail
• Accueil téléphonique et physique
• Commande et suivi des achats des fournitures administratives
• Polyvalence au sein de la direction Investissement et Logistique et, en cas de besoin, au sein du secrétariat de la DGA ST
Missions / conditions d'exercice
Activités du poste
• Organisation de l'agenda du (de la) directeur(trice) et des chefs de services
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre tout en gérant les conflits d’agendas
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Organiser les déplacements des cadres, réserver les salles de réunion - Assister un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail : suivre les congés, des demandes de formations, les déplacements des directeurs et chefs de services de la DIL.
• Traitement de dossiers et secrétariat divers de la direction et de ces services
• Traitement des dossiers pour le service/secteur
Recevoir, orienter les courriers électroniques.
Enregistrer le courrier (arrivée/départ).
Effectuer, transmettre des éditions diverses récurrentes : tableau de programmation réunions , Astreintes,...
Préparer les éléments : notes à mettre en forme, photocopies, dossier à monter,...
Tenir à jour des documents ou déclarations réglementaires : PV de commission, délibérations, ….
Gérer/actualiser une base d'informations : alimenter et saisir les demandes et leurs traitements
Renseigner des tableaux de suivi des activités /Établir des statistiques, : ex : remise de véhicules, …
Gérer et suivre des dossiers spécifiques : internes et en lien avec des prestataires externes : notamment : lien avec la métropole, tableau d'analyse des offres,...
Suivre des demandes et des travaux : lien avec les services de la DIL,...
Commande des fournitures administratives pour l’ensemble de la Ville
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat : prioriser, alerter, …
• Secrétariat divers
Saisir, mettre en forme tous types de documents de formes et contenus divers : affichettes, PV, courriers simples courriers prestataires extérieurs, mails, courrier entreprises et partenaires,...
Rédiger des actes administratifs simples : délibération, document d'exécution des marchés,.…
Suivi d'éléments RH des agents du service
Gérer le classement et l'archivage des documents
• Traitement des dossiers spécifiques pour les services de la DIL et plus particulièrement pour le service cuisine centrale
- Convoquer les commissions menus
- Saisir et diffuser des menus
- Suivre les interventions des services techniques et des prestataires extérieurs
- Enregistrer l'ensemble des demandes effectuées par mail dans un tableur afin d'avoir un suivi par matériel
- Commander des repas des élus et des enseignants et saisir le nombre de repas par régime alimentaire pour les enseignants et les élus
- Suivre des effectifs de la production et reprendre les effectifs commandés des différentes populations
• Accueil physique et téléphonique internes/externes
Réceptionner, filtrer et orienter les appels internes et externes pour la direction et les services.
Recueillir, transmettre, traiter si nécessaire les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la DIL.
• Participation à la vie de la direction Investissement et Logistique, et de manière générale de la D.G.A. S.T.
Accueil de stagiaires
Polyvalence des secrétariats des directions de la D.G.A. S.T. en cas d’absences prolongées
• Organisation de l'agenda du (de la) directeur(trice) et des chefs de services
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre tout en gérant les conflits d’agendas
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Organiser les déplacements des cadres, réserver les salles de réunion - Assister un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail : suivre les congés, des demandes de formations, les déplacements des directeurs et chefs de services de la DIL.
• Traitement de dossiers et secrétariat divers de la direction et de ces services
• Traitement des dossiers pour le service/secteur
Recevoir, orienter les courriers électroniques.
Enregistrer le courrier (arrivée/départ).
Effectuer, transmettre des éditions diverses récurrentes : tableau de programmation réunions , Astreintes,...
Préparer les éléments : notes à mettre en forme, photocopies, dossier à monter,...
Tenir à jour des documents ou déclarations réglementaires : PV de commission, délibérations, ….
Gérer/actualiser une base d'informations : alimenter et saisir les demandes et leurs traitements
Renseigner des tableaux de suivi des activités /Établir des statistiques, : ex : remise de véhicules, …
Gérer et suivre des dossiers spécifiques : internes et en lien avec des prestataires externes : notamment : lien avec la métropole, tableau d'analyse des offres,...
Suivre des demandes et des travaux : lien avec les services de la DIL,...
Commande des fournitures administratives pour l’ensemble de la Ville
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat : prioriser, alerter, …
• Secrétariat divers
Saisir, mettre en forme tous types de documents de formes et contenus divers : affichettes, PV, courriers simples courriers prestataires extérieurs, mails, courrier entreprises et partenaires,...
Rédiger des actes administratifs simples : délibération, document d'exécution des marchés,.…
Suivi d'éléments RH des agents du service
Gérer le classement et l'archivage des documents
• Traitement des dossiers spécifiques pour les services de la DIL et plus particulièrement pour le service cuisine centrale
- Convoquer les commissions menus
- Saisir et diffuser des menus
- Suivre les interventions des services techniques et des prestataires extérieurs
- Enregistrer l'ensemble des demandes effectuées par mail dans un tableur afin d'avoir un suivi par matériel
- Commander des repas des élus et des enseignants et saisir le nombre de repas par régime alimentaire pour les enseignants et les élus
- Suivre des effectifs de la production et reprendre les effectifs commandés des différentes populations
• Accueil physique et téléphonique internes/externes
Réceptionner, filtrer et orienter les appels internes et externes pour la direction et les services.
Recueillir, transmettre, traiter si nécessaire les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la DIL.
• Participation à la vie de la direction Investissement et Logistique, et de manière générale de la D.G.A. S.T.
Accueil de stagiaires
Polyvalence des secrétariats des directions de la D.G.A. S.T. en cas d’absences prolongées
Profils recherchés
Connaissances
Environnement territorial FPT cat C - Environnement territorial de la collectivité
Organigramme de la DGAST
Annuaire de la collectivité et des partenaires
Missions et activités des partenaires extérieurs associés : Métro...
Règlements intérieurs - Procédures du service, de la direction et des services partenaires
Vocabulaire professionnel du service
Droits et obligations des usagers
Communication écrite : notions de base
Techniques rédactionnelles et orthographiques : notions de base
Communication orale : notions de base
Gestion des situations de stress et de régulation des tensions
Savoir faire
Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique
Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions avancées : saisie, mise en forme....
Utiliser des logiciels et des progiciels “métiers”
Appliquer les techniques d'accueil physique et/ou téléphonique : notions de base
Appliquer les techniques de secrétariat, prise de notes, mise en forme, saisie, classement, archivage, ...
Appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités
Appliquer les procédures des services internes (selon directions sectorielles, RH, finances...)
Qualités
Sens du travail en équipe
Discrétion et éthique professionnelle
Aisance relationnelle
Réactivité et capacité d'adaptation et d'anticipation
Sens de l'écoute et de la communication
Esprit de synthèse
Grande disponibilité et maîtrise de soi
Sens de l’organisation du travail : évaluer l'importance ou l'urgence d'un travail
Environnement territorial FPT cat C - Environnement territorial de la collectivité
Organigramme de la DGAST
Annuaire de la collectivité et des partenaires
Missions et activités des partenaires extérieurs associés : Métro...
Règlements intérieurs - Procédures du service, de la direction et des services partenaires
Vocabulaire professionnel du service
Droits et obligations des usagers
Communication écrite : notions de base
Techniques rédactionnelles et orthographiques : notions de base
Communication orale : notions de base
Gestion des situations de stress et de régulation des tensions
Savoir faire
Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique
Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions avancées : saisie, mise en forme....
Utiliser des logiciels et des progiciels “métiers”
Appliquer les techniques d'accueil physique et/ou téléphonique : notions de base
Appliquer les techniques de secrétariat, prise de notes, mise en forme, saisie, classement, archivage, ...
Appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités
Appliquer les procédures des services internes (selon directions sectorielles, RH, finances...)
Qualités
Sens du travail en équipe
Discrétion et éthique professionnelle
Aisance relationnelle
Réactivité et capacité d'adaptation et d'anticipation
Sens de l'écoute et de la communication
Esprit de synthèse
Grande disponibilité et maîtrise de soi
Sens de l’organisation du travail : évaluer l'importance ou l'urgence d'un travail
Contact
Contact
0476607294
Lien de candidature
Informations complémentaires
Avantages et participations de l'employeur
Sans condition d'ancienneté
- Plan de Déplacement d'Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement (plafond de 96,36 € /mois)
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille
- Prévoyance labellisée FPT : participation selon l'indice
Sous condition de 3 mois d'ancienneté
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)
- Proposition d'adhésion au Comité des uvres Sociales (COS) donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements, familiaux...)
Sans condition d'ancienneté
- Plan de Déplacement d'Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement (plafond de 96,36 € /mois)
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille
- Prévoyance labellisée FPT : participation selon l'indice
Sous condition de 3 mois d'ancienneté
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)
- Proposition d'adhésion au Comité des uvres Sociales (COS) donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements, familiaux...)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.