Poste à temps complet - mutualisé entre la Commune Nouvelle de Levroux et la Communauté de Communes Levroux Boischaut Champagne

Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Accueil physique et téléphonique du public
- Renseigner le public sur place ou par téléphone
- Recevoir, filtrer et orienter les appels
- Adapter son intervention aux différents publics
- Conserver neutralité, objectivité et confidentialité face aux situations
- Répondre aux appels téléphoniques, filtrer et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur compétent
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
- Gérer la messagerie accueil
- Planifier les rendez-vous carte d’identité, passeport
- Etablir les actes d’état civil lorsque l’officier est absent (mariage, décès…)
- Remettre les titres d’identité

Aide à la gestion du secrétariat général :
- Gérer la réservation et tenir le planning de la salle des assistantes sociales
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs à la charge de l'agent
- Effectuer le secrétariat de la direction et du DST
- Gérer le courrier
- Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
- Assurer le traitement des courriers départ.
- Assurer l'affranchissement du courrier départ
- Afficher et diffuser l'information
- Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation.

Assurer la gestion des transports scolaires :
- Gérer la création d’un point d’arrêt (préparation du dossier administratif et participation à l’audit sur site)
- Mise en place des trajets pour la rentrée scolaire (horaires, plans à transmettre aux communes)
- Gestion des réclamations des cartes de transport
- Rédaction des courriers disciplinaires aux parents
- Organiser les rendez-vous sur demande avec le transporteur
- Rendre compte à l’élu référent et à la hiérarchie

Assurer la gestion administrative des ordures ménagères :
- Apprécier la validité des pièces justificatives fournies pour la facturation ou les réclamations d’ordures ménagères
- Préparer les factures, rôles et titres de recette
- Saisir les régularisations comptables nécessaires au traitement des réclamations des ordures ménagères
- Réaliser un bilan annuel des réclamations traitées (nombre, genre, …)
- Réaliser un tableau financier du montant annuel des redevances d’ordures ménagères
- Utiliser des logiciels et des progiciels pour l’envoi dématérialisé des factures à la DGFIP
- Identifier un problème sur une opération comptable

Agent ayant une expérience significative sur un poste similaire.
Connaissances bureautiques exigées (Outlook, Word et Excel).

Savoir et Savoir-faire :
- Maîtriser l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
- Mettre à profit ses connaissances de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel),
- Mettre à profit ses connaissances des outils informatiques et bureautiques,
- Maîtriser les techniques de recherches documentaires
- Accueillir de manière physique et téléphonique le public

Savoir-être :
- Savoir s’organiser et gérer les priorités
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
- Savoir prendre des notes
- Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
- Accueillir le public avec amabilité
- Gérer les situations de stress
- Respecter la confidentialité
- Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
- Avoir le sens du service public et de la qualité du service rendu
- Avoir le sens de la discrétion et réserve professionnelle
- Maîtriser les techniques de communication
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
- Être organisé, rigoureux et méthodique
- Être patient
- Être discret
- Être sérieux et efficace
- Savoir faire preuve de diplomatie