Sous la responsabilité de la responsable du service ressources, en tant que secrétaire des élus, il ou elle est en charge de la gestion du courrier / courriels entrant et sortant dans une démarche qualité, de l’agenda du maire et des adjoints, du suivi des invitations et des rendez-vous.
En charge du secrétariat de la vie associative, il ou elle assure la gestion des demandes de manifestations et des demandes de location de salle, l’enregistrement et l’instruction des demandes de subvention, la formalisation de conventions.
Sous la responsabilité du Directeur des Services Techniques, le ou la secrétaire a en charge la gestion des mails et des appels adressés aux services techniques, la réception et coordination les demandes d’intervention, le traitement des DT/DICT, la formalisation des plannings. Il ou elle soutient administrativement le DST, le RCTM et les élus référents dans la coordination des interventions, l’engagement des dépenses, le suivi des budgets de service (devis – facturation), l’exécution administrative des marchés publics, ainsi que dans la formalisation de tableaux de bord et d’outils d’aide à la décision (tableaux, diaporama).
La mission de secrétariat requiert une démarche qualité transversale et une aptitude à la formalisation de procédures et modes opératoires.