AGENT ADMINISTRATIF ET D'ACCUEIL (F/H)
Offre n° O035240904001151
Publiée le 04/09/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
1, rue de la barrière, Cesson-Sévigné (Ille-et-Vilaine)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
15/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
1800 à 2200 euros brut
Descriptif de l'emploi
La Résidence EHPAD BEAUSOLEIL de Cesson-Sévigné recherche son Agent d'accueil.
Venez rejoindre l'équipe administrative de l'établissement et en assurer l'accueil et le secrétariat nécessaire à son bon fonctionnement. Vous serez au cœur de l'accueil des familles et des résidents et de l'activité de l'EHPAD. Vous travaillerez avec la Direction, l'infirmière coordinatrice, la responsable ressources humaines et le Chef du pôle hôtelier.
Venez rejoindre l'équipe administrative de l'établissement et en assurer l'accueil et le secrétariat nécessaire à son bon fonctionnement. Vous serez au cœur de l'accueil des familles et des résidents et de l'activité de l'EHPAD. Vous travaillerez avec la Direction, l'infirmière coordinatrice, la responsable ressources humaines et le Chef du pôle hôtelier.
Missions / conditions d'exercice
Mission 1 : Accueil et information des résidents, des familles et du public
Assurer l'accueil physique et téléphonique nécessaire au bon fonctionnement de la structure : renseigner les visiteurs (admissions, fonctionnement de l'EHPAD... ). Analyser les demandes des usagers, des familles, des professionnels, des fournisseurs et savoir l'orienter vers le bon interlocuteur. Réceptionner et distribuer le courrier au sein de la structure. Scanner et enregistrer les factures (dépenses). Assurer le relai avec les prestataires extérieurs en lien avec les résidents.
Mission 2 : Gestion des demandes d'admission et des dossiers des résidents
Réceptionner les demandes d'admission, constituer le dossier complet et renseigner la liste d'attente. Rédiger la fiche de synthèse de la demande d'admission. Présenter les dossiers d'admission à la Direction pour décision de classement selon les priorités (urgent, liste active, inscription de précaution) ainsi qu'à la Commission d'admission. Préparer et mettre à jour le dossier d'accueil du résident. Mettre en place le dossier administratif du résident et mettre à jour les données dans les différents logiciels (Netsoins, BL Résidents). Mettre en place avec les familles et suivre les dossiers de demande d'aide sociale et de demande d'APL.
Mission 3 : Secrétariat général de l'EHPAD
Gérer la communication interne via l'affichage (menus, liste des résidents, informations diverses...) et via l'intranet (information Netsoin). Organiser l'affichage dans la résidence et sa bonne mise à jour. Assister la Direction dans l'organisation et le suivi des réunions (envoi des convocations et des comptes-rendus CVS, réunions du personnel...). Assurer l'archivage régulier des dossiers et le classement
Missions 4 : Administration du personnel st suivi RH
Préparer et mettre à jour le livret d'accueil des professionnels et des stagiaires. Mettre en place le dossier de chaque salarié : dossier physique et sur le réseau. Suivre les absences et gérer les arrêts ou accidents de travail (déclaration à faire). Préparer les éléments variables de la paie en lien avec la responsable RH. Gérer le planning des stagiaires et des conventions de stage
Assurer l'accueil physique et téléphonique nécessaire au bon fonctionnement de la structure : renseigner les visiteurs (admissions, fonctionnement de l'EHPAD... ). Analyser les demandes des usagers, des familles, des professionnels, des fournisseurs et savoir l'orienter vers le bon interlocuteur. Réceptionner et distribuer le courrier au sein de la structure. Scanner et enregistrer les factures (dépenses). Assurer le relai avec les prestataires extérieurs en lien avec les résidents.
Mission 2 : Gestion des demandes d'admission et des dossiers des résidents
Réceptionner les demandes d'admission, constituer le dossier complet et renseigner la liste d'attente. Rédiger la fiche de synthèse de la demande d'admission. Présenter les dossiers d'admission à la Direction pour décision de classement selon les priorités (urgent, liste active, inscription de précaution) ainsi qu'à la Commission d'admission. Préparer et mettre à jour le dossier d'accueil du résident. Mettre en place le dossier administratif du résident et mettre à jour les données dans les différents logiciels (Netsoins, BL Résidents). Mettre en place avec les familles et suivre les dossiers de demande d'aide sociale et de demande d'APL.
Mission 3 : Secrétariat général de l'EHPAD
Gérer la communication interne via l'affichage (menus, liste des résidents, informations diverses...) et via l'intranet (information Netsoin). Organiser l'affichage dans la résidence et sa bonne mise à jour. Assister la Direction dans l'organisation et le suivi des réunions (envoi des convocations et des comptes-rendus CVS, réunions du personnel...). Assurer l'archivage régulier des dossiers et le classement
Missions 4 : Administration du personnel st suivi RH
Préparer et mettre à jour le livret d'accueil des professionnels et des stagiaires. Mettre en place le dossier de chaque salarié : dossier physique et sur le réseau. Suivre les absences et gérer les arrêts ou accidents de travail (déclaration à faire). Préparer les éléments variables de la paie en lien avec la responsable RH. Gérer le planning des stagiaires et des conventions de stage
Profils recherchés
Diplôme/titre : BTS en secrétariat ou administration des entreprises ou bac+2 minimum ou expérience significative dans un poste similaire de plus de 3 ans.
Maîtrise des logiciels bureautiques (word, excel, PPT...), internet, logiciels métiers (Berger Levrault). Bonne maîtrise de la langue française et de l'orthographe.
Expérience exigée dans le secteur médico-social. Connaissance du secteur de la personne âgée.
Excellentes qualités relationnelles - rigueur et organisation - capacité d'écoute et d'observation - discrétion et confidentialité - appétence pour la création de supports de communication - savoir prendre des initiatives.
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, liste d'aptitude) à défaut contractuelle. Temps de travail 37,50 hebdomadaires du lundi au vendredi et 14 jours RTT.
Maîtrise des logiciels bureautiques (word, excel, PPT...), internet, logiciels métiers (Berger Levrault). Bonne maîtrise de la langue française et de l'orthographe.
Expérience exigée dans le secteur médico-social. Connaissance du secteur de la personne âgée.
Excellentes qualités relationnelles - rigueur et organisation - capacité d'écoute et d'observation - discrétion et confidentialité - appétence pour la création de supports de communication - savoir prendre des initiatives.
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, liste d'aptitude) à défaut contractuelle. Temps de travail 37,50 hebdomadaires du lundi au vendredi et 14 jours RTT.
Contact et modalités de candidature
Contact
0299838683
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre lettre de motivation et CV à
EHPAD BEAUSOLEIL
1 rue de la Barrière 35510 CESSON SEVIGNE
A l'attention de la Direction des EMS
ressources.humaines@ems-cesson-sevigne.fr
EHPAD BEAUSOLEIL
1 rue de la Barrière 35510 CESSON SEVIGNE
A l'attention de la Direction des EMS
ressources.humaines@ems-cesson-sevigne.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.