ASSISTANT VIE INSTITUTIONNELLE (F/H)
Offre n° O035240726001587
Publiée le 26/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Redon
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
08/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
REDON Agglomération31 communes - 68 000 habitants – 320 collaborateurs
A 40 minutes de l’océan, au carrefour de 2 régions (Bretagne, Pays de la Loire) et de 3 départements (Ille-et-Vilaine, Morbihan, Loire Atlantique), REDON Agglomération est un territoire dynamique en développement et idéalement positionné au cœur de l'espace stratégique métropolitain Rennes-Nantes-Saint-Nazaire-Vannes disposant de l’ensemble des services
Au sein de la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles (DAJI), le service des affaires institutionnelles assure une mission de sécurisation juridique, de gestion et d'organisation des assemblées délibérantes (Conseil Communautaire et Bureau exécutif), ainsi que des actes et des archives. La DAJI travaille en étroite collaboration avec toutes les directions de l'Agglomération, la Direction Générale, et le cabinet des élus.
Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Générale Adjointe aux Ressources et de la Directrice des Affaires Juridiques et Institutionnelles, vous aurez les missions suivantes :
A 40 minutes de l’océan, au carrefour de 2 régions (Bretagne, Pays de la Loire) et de 3 départements (Ille-et-Vilaine, Morbihan, Loire Atlantique), REDON Agglomération est un territoire dynamique en développement et idéalement positionné au cœur de l'espace stratégique métropolitain Rennes-Nantes-Saint-Nazaire-Vannes disposant de l’ensemble des services
Au sein de la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles (DAJI), le service des affaires institutionnelles assure une mission de sécurisation juridique, de gestion et d'organisation des assemblées délibérantes (Conseil Communautaire et Bureau exécutif), ainsi que des actes et des archives. La DAJI travaille en étroite collaboration avec toutes les directions de l'Agglomération, la Direction Générale, et le cabinet des élus.
Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Générale Adjointe aux Ressources et de la Directrice des Affaires Juridiques et Institutionnelles, vous aurez les missions suivantes :
Missions / conditions d'exercice
Renfort vie Institutionnelle :
* Organisation matérielle des instances (réservation et préparation des salles, logistique ...)
* Organisation administrative en lien avec l'agent référent
* Participation aux instances communautaires (disponibilités demandées au moins une fois par mois en soirée)
* Gestion de la base de données des élus
Gestion des actes :
* Télétransmission des actes de la collectivité soumis au contrôle de légalité via la plateforme (délibérations, arrêtés, décisions)
* Relations avec le bureau du contrôle de légalité des actes de la préfecture
* Gestion des décisions de la collectivité (tableau chrono, relecture, mise en forme, mise en signature, classement)
* Gestion du fonds documentaire de référence de REDON Agglomération (statuts ...)
* Organisation du classement et archivage des dossiers des instances, physiques et numériques
* Gestion des recueils des actes administratifs (registre des délibérations, des décisions ...)
Gestion des Archives :
* Référent Archives pour les services et les partenaires (Archives départementales 35)
* Gestion des versements et éliminables
* Mise en oeuvre des outils de gestion des archives (bordereaux de versement, élimination, répertoire)
* Contribution au Système d'Archivage électronique de la collectivité
Secrétariat Général :
* Gestion et mise à jour du calendrier des instances, commissions et diffusion aux services et élus
* Gestion du e-parapheur
* Participation à l'élaboration de compte-rendu et de documents supports
* Participer et contribuer à la bonne exécution de l'ensemble des missions et projets de direction en accompagnement, renfort, conseil
* Organisation matérielle des instances (réservation et préparation des salles, logistique ...)
* Organisation administrative en lien avec l'agent référent
* Participation aux instances communautaires (disponibilités demandées au moins une fois par mois en soirée)
* Gestion de la base de données des élus
Gestion des actes :
* Télétransmission des actes de la collectivité soumis au contrôle de légalité via la plateforme (délibérations, arrêtés, décisions)
* Relations avec le bureau du contrôle de légalité des actes de la préfecture
* Gestion des décisions de la collectivité (tableau chrono, relecture, mise en forme, mise en signature, classement)
* Gestion du fonds documentaire de référence de REDON Agglomération (statuts ...)
* Organisation du classement et archivage des dossiers des instances, physiques et numériques
* Gestion des recueils des actes administratifs (registre des délibérations, des décisions ...)
Gestion des Archives :
* Référent Archives pour les services et les partenaires (Archives départementales 35)
* Gestion des versements et éliminables
* Mise en oeuvre des outils de gestion des archives (bordereaux de versement, élimination, répertoire)
* Contribution au Système d'Archivage électronique de la collectivité
Secrétariat Général :
* Gestion et mise à jour du calendrier des instances, commissions et diffusion aux services et élus
* Gestion du e-parapheur
* Participation à l'élaboration de compte-rendu et de documents supports
* Participer et contribuer à la bonne exécution de l'ensemble des missions et projets de direction en accompagnement, renfort, conseil
Profils recherchés
Expérience souhaitée dans l'organisation d'assemblées et la rédaction d'actes réglementaires.
Connaissances professionnelles et savoir-faire :
* Connaître les règles relatives au fonctionnement d'une collectivité territoriale : instances, process et circuits décisionnels
* Capacité à comprendre et à respecter les procédures et règles du Code Général des Collectivités Territoriales
* Compétence dans la préparation et l'organisation d'assemblées et la gestion des actes réglementaires
* Aptitudes rédactionnelle et de synthèse
* Maîtriser les techniques de secrétariat et avoir une pratique soutenue des outils bureautiques
* Avoir une appétence certaine pour le domaine juridique/institutionnel
* Faire preuve d'organisation pour respecter les délais.
Savoir-être :
* Capacité à travailler en équipe et sens du travail commun,
* Faire preuve de réactivité, méthode, rigueur et sens de l'organisation
* Faire preuve de discrétion et d'autonomie dans le travail
* Bon relationnel pour coordonner, informer et rendre compte
* Force de proposition dans l'amélioration
* Sens du service public
Conditions d'exercice et de recrutement
* Poste à temps complet
* Organisation du temps de travail modulable (35h ou 39h avec RTT, sur 4,5 jours ou 5 jours)
* Cadre d'emplois des adjoints administratifs
* Recrutement statutaire par voie de mutation, détachement, liste d'aptitude ou recrutement direct sans concours
* Rémunération statutaire + régime indemnitaire
* Possibilité, sous conditions, de bénéficier de télétravail
* Accès à la formation favorisé
* Titres-restaurants
* Participation employeur si mutuelle labellisée
* Participation employeur au contrat prévoyance si adhésion au contrat de la collectivité
* Adhésion possible au COS Breizh / Amicale du personnel sous certaines conditions
* Prise en charge des frais de transport collectif (75%) et Forfait Mobilités Durables sous conditions (jusqu'à 300 €/an)
* Poste basé à Redon - 3 rue Charles Sillard - Proximité de la Gare
Connaissances professionnelles et savoir-faire :
* Connaître les règles relatives au fonctionnement d'une collectivité territoriale : instances, process et circuits décisionnels
* Capacité à comprendre et à respecter les procédures et règles du Code Général des Collectivités Territoriales
* Compétence dans la préparation et l'organisation d'assemblées et la gestion des actes réglementaires
* Aptitudes rédactionnelle et de synthèse
* Maîtriser les techniques de secrétariat et avoir une pratique soutenue des outils bureautiques
* Avoir une appétence certaine pour le domaine juridique/institutionnel
* Faire preuve d'organisation pour respecter les délais.
Savoir-être :
* Capacité à travailler en équipe et sens du travail commun,
* Faire preuve de réactivité, méthode, rigueur et sens de l'organisation
* Faire preuve de discrétion et d'autonomie dans le travail
* Bon relationnel pour coordonner, informer et rendre compte
* Force de proposition dans l'amélioration
* Sens du service public
Conditions d'exercice et de recrutement
* Poste à temps complet
* Organisation du temps de travail modulable (35h ou 39h avec RTT, sur 4,5 jours ou 5 jours)
* Cadre d'emplois des adjoints administratifs
* Recrutement statutaire par voie de mutation, détachement, liste d'aptitude ou recrutement direct sans concours
* Rémunération statutaire + régime indemnitaire
* Possibilité, sous conditions, de bénéficier de télétravail
* Accès à la formation favorisé
* Titres-restaurants
* Participation employeur si mutuelle labellisée
* Participation employeur au contrat prévoyance si adhésion au contrat de la collectivité
* Adhésion possible au COS Breizh / Amicale du personnel sous certaines conditions
* Prise en charge des frais de transport collectif (75%) et Forfait Mobilités Durables sous conditions (jusqu'à 300 €/an)
* Poste basé à Redon - 3 rue Charles Sillard - Proximité de la Gare
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
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Poste à pourvoir dès que possible
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.