Assistance au responsable du service et aux chargé.es de mission : vous aurez en charge l'agenda du responsable du service et assurerez la préparation et le suivi des accueils de délégations étrangères (réservation de visites, préparation des programmes, démarches relatives à l’interprétariat, accompagnement,...). Concernant l'organisation des réceptions, vous rédigerez les demandes auprès du service des relations publiques et gérerez la réservation de salles, matériel et prestataires. Aussi, vous serez en appui à la réalisation des supports de communication liés à l'activité du service et aux événements des partenaires.
Suivi administratif et fonctionnel du service : vous préparerez et suivrez des réunions de travail entre les élu.e.s et le service, vous planifierez des réunions de service et tiendrez l'agenda international. Aussi, vous assurerez l'accueil téléphonique et la bonne réception du courrier. Un travail de mise en forme de courriers rédigés par le responsable du service et les chargé.e.s de missions est attendu. En tant qu'assistant.e, vous suivrez aussi les déplacements (envoi des ordres de mission, demande d'avance sur frais, constitution de dossiers de demande de visas). Vous chercherez et mettrez en place de nouvelles idées pour les cadeaux pour les délégations (détermination des besoins, recherche de fournisseurs, demande de devis, négociation, commande, application de la charte graphique si nécessaire). Vous serez aussi le ou la référente sur les questions RH (correspondant.e formation, plan de déplacements, congés, temps de travail, informatique,...)
Gestion des demandes extérieures diverses