Assistant.e du. de la secrétaire général.e
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O035240627000887
Publiée le 27/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 avenue de la préfecture, Rennes (Ille-et-Vilaine)
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
26/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assistant.e du. de la secrétaire général.e à pourvoir au pôle égalité éducation citoyenneté. Référence du poste n°4206.
Missions / conditions d'exercice
Fonctions :
Au secrétariat général, vous exercerez des missions de coordination, d’assistante RH et d’assistante administrative.
Missions générales :
Vous coordonnerez les activités transversales au pôle, notamment en effectuant la communication (dont la page Intranet), le respect et le suivi des échéances, en organisant les réunions régulières. Vous contribuerez à la cohérence des procédures transversales mises en œuvre au sein du pôle.
Vous interviendrez à différents niveaux dans les procédures RH : notamment le recrutement, où vous publierez les annonces, organiserez les entretiens et les tests; mais aussi formations, accueils de stages, et questions diverses des services…
Vous effectuez un travail de suivi et d’anticipations de toutes les échéances RH, et pourrez restituer des synthèses de ces activités.
Enfin, vous effectuerez des missions d’assistante administrative : notamment, vous serez responsable de l’agenda de la secrétaire générale, vous assurerez l’accueil téléphonique du service, la gestion du courrier, la mise en forme de documents (notes, courriers…).
Vous assurerez le suivi des commandes d’abonnements, ouvrages, consommables… Vous organiserez le tri, le classement et l'archivage des documents de la direction.
Missions spécifiques :
Par ailleurs, vous assurerez la suppléance de l’assistante de la directrice générale du pôle et l’assistante de la direction enfance famille lors des absences ou selon le plan de charge (congés à coordonner).
Au secrétariat général, vous exercerez des missions de coordination, d’assistante RH et d’assistante administrative.
Missions générales :
Vous coordonnerez les activités transversales au pôle, notamment en effectuant la communication (dont la page Intranet), le respect et le suivi des échéances, en organisant les réunions régulières. Vous contribuerez à la cohérence des procédures transversales mises en œuvre au sein du pôle.
Vous interviendrez à différents niveaux dans les procédures RH : notamment le recrutement, où vous publierez les annonces, organiserez les entretiens et les tests; mais aussi formations, accueils de stages, et questions diverses des services…
Vous effectuez un travail de suivi et d’anticipations de toutes les échéances RH, et pourrez restituer des synthèses de ces activités.
Enfin, vous effectuerez des missions d’assistante administrative : notamment, vous serez responsable de l’agenda de la secrétaire générale, vous assurerez l’accueil téléphonique du service, la gestion du courrier, la mise en forme de documents (notes, courriers…).
Vous assurerez le suivi des commandes d’abonnements, ouvrages, consommables… Vous organiserez le tri, le classement et l'archivage des documents de la direction.
Missions spécifiques :
Par ailleurs, vous assurerez la suppléance de l’assistante de la directrice générale du pôle et l’assistante de la direction enfance famille lors des absences ou selon le plan de charge (congés à coordonner).
Profils recherchés
Recrutement sous conditions statutaires ou éventuellement contractuel 1 an.
Connaissances :
Vous utilisez couramment les outils bureautiques du pack office, dont Visio idéalement.
Vous avez surtout une capacité à vous approprier des logiciels métiers spécifiques (Nuage, Post-Office, Délib 35, GFD, Neeva).
Une connaissance du fonctionnement du Département, comme du statut de la fonction publique et des ressources humaines dans leur ensemble seraient un plus sur ce poste, mais pourra aussi être acquise sur place.
Aptitudes requises :
Vous avez de bonnes qualités relationnelles, la volonté de travailler en équipe, tout en étant soucieux.se de la confidentialité.
Vous avez un grand sens de l’organisation et de la gestion des priorités.
Expériences :
Expérience souhaitée dans un domaine d’activité similaire.
Connaissances :
Vous utilisez couramment les outils bureautiques du pack office, dont Visio idéalement.
Vous avez surtout une capacité à vous approprier des logiciels métiers spécifiques (Nuage, Post-Office, Délib 35, GFD, Neeva).
Une connaissance du fonctionnement du Département, comme du statut de la fonction publique et des ressources humaines dans leur ensemble seraient un plus sur ce poste, mais pourra aussi être acquise sur place.
Aptitudes requises :
Vous avez de bonnes qualités relationnelles, la volonté de travailler en équipe, tout en étant soucieux.se de la confidentialité.
Vous avez un grand sens de l’organisation et de la gestion des priorités.
Expériences :
Expérience souhaitée dans un domaine d’activité similaire.
Contact et modalités de candidature
Contact
Mme TONNES, secrétaire générale du pôle égalité éducation citoyenneté au 02.99.02.32.81
Informations complémentaires
L'annonce de recrutement complète est disponible sur notre site internet www.ille-et-vilaine.fr dans la rubrique "offres d’emploi". Nous vous remercions de postuler en ligne. Pour les personnes titulaires de la fonction publique ou inscrites sur liste d'aptitude, merci de joindre votre dernier arrêté de situation administrative ou votre attestation d'inscription sur LA. Sinon vous pouvez adresser votre candidature par voie postale à Monsieur Le Président du Conseil départemental d'Ille et Vilaine, DRH, service Recrutement-mobilité, 1 avenue de la Préfecture, CS 24218, 35042 RENNES CEDEX.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.