AGENT.E D'ACCUEIL - ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE
Offre n° O035240614000061
Publiée le 14/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
THORIGNE FOUILLARD
Poste à pourvoir le
11/12/2024
Date limite de candidature
12/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Descriptif de l'emploi
Agent.e d'accueil - Assistant.e administratif.ve à pourvoir au Service Ressources de l'Agence Départementale de Rennes.
Référence du poste n° 4638.
Référence du poste n° 4638.
Missions / conditions d'exercice
Fonctions :
Vous collaborerez à l'organisation générale de l'agence départementale en liaison avec la coordinatrice de l'équipe administrative, les gestionnaires RH et l'ensemble des services de l'agence en assurant des missions d'accueil, d'orientation et d’assistanat.
Missions générales :
En tant qu'agent.e d'accueil et d'assistant.e administratif.ve, vous aurez en charge :
1 / Au titre d'agent.e d'accueil :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique : Accueillir, informer et orienter les usagers et les professionnels,
- Filtrer les appels, assurer une réponse de premier niveau, réceptionner et transmettre les messages aux bons interlocuteurs
- Saisir les statistiques accueil dans le tableau de bord.
- Consulter les différents agendas et gérer la réservation des salles,
- Réceptionner les livraisons de matériel, gérer les véhicules de service
- Gérer les badges d’accès,
- Gérer et suivre les incidents dans le cadre de la maintenance (bâtiment, imprimante)
- Veiller à la sécurité de la zone d’accueil du bâtiment : signaler les anomalies, mettre le registre hygiène et sécurité à disposition des agents, bien identifier les intervenants en matière de sécurité, travaux, ménage, entretien et maintenance,
2 / Au titre d'assistant.e administratif.:
- Apporter une assistance au service ressources et notamment en Ressources Humaines (saisie de courriers, tableaux, classement, tri du courrier du service…).
- L’agent d’accueil travaille en binôme avec un autre agent d’accueil. Il peut être amené à assurer le remplacement des agents moyens généraux (ouverture du courrier arrivé)
Missions spécifiques :
- Mettre à jour les éléments de communication au sein de l’agence (listes de diffusion, listes téléphoniques)
- Gérer la documentation de l’accueil, les abonnements des différents services
- Etablir les cartes professionnelles
- Recenser les évaluations d’agents recrutés en qualité de stagiaires
- Suivi et traitement des données CPAM et CDAP
Le Département vous propose des avantages organisationnels et sociaux :
- la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont le cycle 1 qui ouvre droit pour 7h50 par jour ou 39h10 par semaine à 34 jours de congés annuels (32 + 2 jours de fractionnement) et 15 jours de RTT.
- le télétravail régulier (1 jour par semaine) ou ponctuel (25 jours par an) dès trois mois d’ancienneté sur les fonctions,
- des tickets restaurant avec participation employeur
- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage)
- l'accès à un parking voiture vélo
- la possibilité de souscrite à une mutuelle et garantie maintien de salaire avec participation employeur sous conditions.
Spécificités du poste :
- Horaires d'ouverture de l'agence : 9h00 -12h30 et 13h30 -17h00 (16h30 le vendredi)
- Vous travaillerez en lien avec un binôme.
Vous collaborerez à l'organisation générale de l'agence départementale en liaison avec la coordinatrice de l'équipe administrative, les gestionnaires RH et l'ensemble des services de l'agence en assurant des missions d'accueil, d'orientation et d’assistanat.
Missions générales :
En tant qu'agent.e d'accueil et d'assistant.e administratif.ve, vous aurez en charge :
1 / Au titre d'agent.e d'accueil :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique : Accueillir, informer et orienter les usagers et les professionnels,
- Filtrer les appels, assurer une réponse de premier niveau, réceptionner et transmettre les messages aux bons interlocuteurs
- Saisir les statistiques accueil dans le tableau de bord.
- Consulter les différents agendas et gérer la réservation des salles,
- Réceptionner les livraisons de matériel, gérer les véhicules de service
- Gérer les badges d’accès,
- Gérer et suivre les incidents dans le cadre de la maintenance (bâtiment, imprimante)
- Veiller à la sécurité de la zone d’accueil du bâtiment : signaler les anomalies, mettre le registre hygiène et sécurité à disposition des agents, bien identifier les intervenants en matière de sécurité, travaux, ménage, entretien et maintenance,
2 / Au titre d'assistant.e administratif.:
- Apporter une assistance au service ressources et notamment en Ressources Humaines (saisie de courriers, tableaux, classement, tri du courrier du service…).
- L’agent d’accueil travaille en binôme avec un autre agent d’accueil. Il peut être amené à assurer le remplacement des agents moyens généraux (ouverture du courrier arrivé)
Missions spécifiques :
- Mettre à jour les éléments de communication au sein de l’agence (listes de diffusion, listes téléphoniques)
- Gérer la documentation de l’accueil, les abonnements des différents services
- Etablir les cartes professionnelles
- Recenser les évaluations d’agents recrutés en qualité de stagiaires
- Suivi et traitement des données CPAM et CDAP
Le Département vous propose des avantages organisationnels et sociaux :
- la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont le cycle 1 qui ouvre droit pour 7h50 par jour ou 39h10 par semaine à 34 jours de congés annuels (32 + 2 jours de fractionnement) et 15 jours de RTT.
- le télétravail régulier (1 jour par semaine) ou ponctuel (25 jours par an) dès trois mois d’ancienneté sur les fonctions,
- des tickets restaurant avec participation employeur
- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage)
- l'accès à un parking voiture vélo
- la possibilité de souscrite à une mutuelle et garantie maintien de salaire avec participation employeur sous conditions.
Spécificités du poste :
- Horaires d'ouverture de l'agence : 9h00 -12h30 et 13h30 -17h00 (16h30 le vendredi)
- Vous travaillerez en lien avec un binôme.
Profils recherchés
Recrutement sous conditions statutaires ou éventuellement contractuel 1 an.
Connaissances :
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel et GFD).
Aptitudes requises :
- Qualités d’écoute et expression orale.
- Qualités relationnelles.
- Qualités rédactionnelles.
- Discrétion.
- Capacité d’initiative.
- Travail en équipe.
Les entretiens de motivation sont prévus le mardi 10 septembre 2024 matin.
Rémunération à partir de 2 217 € bruts soit environ 1 784 € nets prime semestrielle incluse.
Connaissances :
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel et GFD).
Aptitudes requises :
- Qualités d’écoute et expression orale.
- Qualités relationnelles.
- Qualités rédactionnelles.
- Discrétion.
- Capacité d’initiative.
- Travail en équipe.
Les entretiens de motivation sont prévus le mardi 10 septembre 2024 matin.
Rémunération à partir de 2 217 € bruts soit environ 1 784 € nets prime semestrielle incluse.
Contact
Contact
Mme Sylvie PRIOUL - Coordinateur.trice accueil moyens généraux - 02 99 02 44 08
Lien de candidature
Informations complémentaires
L'annonce de recrutement complète est disponible sur notre site internet www.ille-et-vilaine.fr dans la rubrique "offres d’emploi". Nous vous remercions de postuler en ligne. Pour les personnes titulaires de la fonction publique ou inscrites sur liste d'aptitude, merci de joindre votre dernier arrêté de situation administrative ou votre attestation d'inscription sur LA. Sinon vous pouvez adresser votre candidature par voie postale à Monsieur Le Président du Conseil départemental d'Ille et Vilaine, DRH, service Recrutement-mobilité, 1 avenue de la Préfecture, CS 24218, 35042 RENNES CEDEX.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.