Assistant·e administratif·ve en équipe relais au PASEF - Réf : SD_1477
Offre n° O034241018001202
Publiée le 18/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Montpellier (Hérault)
Poste à pourvoir le
18/11/2024
Date limite de candidature
17/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Missions du métier :
• Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure
Missions du poste :
Membre de l'équipe relais du PASEF, sous l'autorité hiérarchique du responsable de l'équipe relais, et fonctionnelle du
chef de service de l'unité de travail :
• Intervient sur des missions de remplacement sur l'ensemble du territoire, dans les services du PASEF
de la DGA SD, pour des absences allant de 15 jours à 3 mois
• Travaille en pluridisciplinarité, polyvalence et mutualisation afin d'assurer la continuité de service
• Participe à la mise en œuvre d'une couverture territoriale sociale et médico-sociale optimale
• Assure la continuité de l'accueil et de la prise en charge du public
• Participe à la continuité de la chaîne de traitement administratif
• Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure
Missions du poste :
Membre de l'équipe relais du PASEF, sous l'autorité hiérarchique du responsable de l'équipe relais, et fonctionnelle du
chef de service de l'unité de travail :
• Intervient sur des missions de remplacement sur l'ensemble du territoire, dans les services du PASEF
de la DGA SD, pour des absences allant de 15 jours à 3 mois
• Travaille en pluridisciplinarité, polyvalence et mutualisation afin d'assurer la continuité de service
• Participe à la mise en œuvre d'une couverture territoriale sociale et médico-sociale optimale
• Assure la continuité de l'accueil et de la prise en charge du public
• Participe à la continuité de la chaîne de traitement administratif
Missions / conditions d'exercice
Activités métier
• Assiste l'activité de l'équipe
• Assure la gestion des fournitures de bureau
• Assure la gestion du courrier
• Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
• Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
• Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
• Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
• Réalise et met en forme sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
• Suit ou participe aux projets, aux activités ou aux dossiers portés par la structure
Activités poste
• Procède à 'accueil, l'information et l'orientation des usagers
• Participe à la mise en œuvre de la démarche Qualité Accueil
• Réalise une pré-évaluation des demandes des usagers
• Assure la prise de rendez-vous pour les TMS et les TS du STS et du STPMI
• Assure le suivi administratif des dossiers des familles suivies par les équipes des STS et STPMI
• Assure la gestion administrative des dossiers adultes vulnérables et des mesures d'accompagnement personnalisé MASP
• Assure le suivi des échéances des informations préoccupantes, des entrées dans le dispositif
Prévention/Protection de l'Enfance, des contrats d'engagement réciproques, des mesures d'accompagnement
personnalisé
• Assure le suivi administratif des consultations de PMI
• Assure la gestion et le suivi administratif des interventions de l'équipe PMI pour les missions en école maternelle et
notamment l'utilisation du logiciel Horus
• Participe aux réunions pluridisciplinaires organisées par le RTS et en assure le compte rendu
• Alimente les tableaux de bord d'activités
Au sein de l'équipe du SAT assure les tâches administratives suivantes :
• Réception, tri, clôture et archivage des courriers et ordres de missions du SAMAE et autres documents
• Mise en forme des rapports transmis par les professionnels du SAT
• Préparation des commissions d'agrément
• Rédaction des comptes rendus et traitement des décisions à retourner au SAMAE
• Réponses aux mails
• Utilisation du logiciel Genesis, Outlook, Chronos
• Gestion des fournitures de bureau et des travaux remis à l'imprimerie
• Renseignement des tableaux à visée statistiques et rapport d'activité du service
• Assure ses missions sous la responsabilité hiérarchique du SAG du pôle et bénéficie de l'encadrement technique du responsable de service dans lequel il assure la mission de remplacement
• Participe aux réunions du service dans lequel la mission est assurée et participe à des réunions de service spécifiques à l'équipe relais
• Assiste l'activité de l'équipe
• Assure la gestion des fournitures de bureau
• Assure la gestion du courrier
• Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
• Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
• Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
• Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
• Réalise et met en forme sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
• Suit ou participe aux projets, aux activités ou aux dossiers portés par la structure
Activités poste
• Procède à 'accueil, l'information et l'orientation des usagers
• Participe à la mise en œuvre de la démarche Qualité Accueil
• Réalise une pré-évaluation des demandes des usagers
• Assure la prise de rendez-vous pour les TMS et les TS du STS et du STPMI
• Assure le suivi administratif des dossiers des familles suivies par les équipes des STS et STPMI
• Assure la gestion administrative des dossiers adultes vulnérables et des mesures d'accompagnement personnalisé MASP
• Assure le suivi des échéances des informations préoccupantes, des entrées dans le dispositif
Prévention/Protection de l'Enfance, des contrats d'engagement réciproques, des mesures d'accompagnement
personnalisé
• Assure le suivi administratif des consultations de PMI
• Assure la gestion et le suivi administratif des interventions de l'équipe PMI pour les missions en école maternelle et
notamment l'utilisation du logiciel Horus
• Participe aux réunions pluridisciplinaires organisées par le RTS et en assure le compte rendu
• Alimente les tableaux de bord d'activités
Au sein de l'équipe du SAT assure les tâches administratives suivantes :
• Réception, tri, clôture et archivage des courriers et ordres de missions du SAMAE et autres documents
• Mise en forme des rapports transmis par les professionnels du SAT
• Préparation des commissions d'agrément
• Rédaction des comptes rendus et traitement des décisions à retourner au SAMAE
• Réponses aux mails
• Utilisation du logiciel Genesis, Outlook, Chronos
• Gestion des fournitures de bureau et des travaux remis à l'imprimerie
• Renseignement des tableaux à visée statistiques et rapport d'activité du service
• Assure ses missions sous la responsabilité hiérarchique du SAG du pôle et bénéficie de l'encadrement technique du responsable de service dans lequel il assure la mission de remplacement
• Participe aux réunions du service dans lequel la mission est assurée et participe à des réunions de service spécifiques à l'équipe relais
Profils recherchés
Connaissances
Règles de classement et d'archivage des dossiers papier et numériques
Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
Technique(s) du domaine d'intervention
Organisation et fonctionnement du Département
Qualité : démarche, méthodes, outils
Logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
Offre socio-éducative locale
Secteur médico-social
Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
Dispositif(s) du domaine d'intervention
Données du territoire d'intervention
Savoir-faire
Constituer et suivre des dossiers administratifs
Utiliser les logiciels de bureautique
Respecter la charte graphique
Utiliser les techniques du domaine d'intervention
Analyser les situations à risques et décider de mesures à prendre en urgence
Appliquer la réglementation
Tenir des tableaux de bord
Répondre aux besoins des usagers
Appliquer les procédures qualité
Transmettre l'information
Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
Savoirs comportementaux
Capacité d’adaptation
Aptitude à la communication
Sens de la confidentialité
Disponibilité
Sens de l’organisation
Rigueur
Règles de classement et d'archivage des dossiers papier et numériques
Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
Technique(s) du domaine d'intervention
Organisation et fonctionnement du Département
Qualité : démarche, méthodes, outils
Logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
Offre socio-éducative locale
Secteur médico-social
Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
Dispositif(s) du domaine d'intervention
Données du territoire d'intervention
Savoir-faire
Constituer et suivre des dossiers administratifs
Utiliser les logiciels de bureautique
Respecter la charte graphique
Utiliser les techniques du domaine d'intervention
Analyser les situations à risques et décider de mesures à prendre en urgence
Appliquer la réglementation
Tenir des tableaux de bord
Répondre aux besoins des usagers
Appliquer les procédures qualité
Transmettre l'information
Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
Savoirs comportementaux
Capacité d’adaptation
Aptitude à la communication
Sens de la confidentialité
Disponibilité
Sens de l’organisation
Rigueur
Contact et modalités de candidature
Contact
0467676767
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre CV + LM à l'adresse mail suivante : recrutement@herault.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.