Vous souhaitez mettre vos compétences d’accueil et de gestion administrative de l'Ehpad Mireille Vidal situé à Saint-Thibéry qui accueille 32 résidents ?
En tant que maillon essentiel de l’organisation, sous la responsabilité de la direction, vous rejoignez une équipe de professionnels pluridisciplinaires engagés.
Doté d’une appétence pour le domaine social, vous accueillez les usagers, évaluez leur demande et les orientez, tout en assistant les professionnels médico-sociaux dans l’organisation de l’activité quotidienne.

Accueil physique et téléphonique :
• Assure l'accueil et le renseignement téléphonique,
• Filtre et oriente les appels vers l’interlocuteur recherché,
• Accueil et renseigne les usagers sur les dossiers d’admissions, dossiers aides sociales, APA, tarif hébergement, mode de facturation, dossiers portage repas avec ou sans APA à domicile.

Courriers Entrants et Sortants :
• Gestion des courriers entrants (mise au parapheur Direction),
• Gestion courriers résidents et sa transmission par mail aux familles et aux mandataires judiciaires,
• Frappe de courrier, compte-rendu et notes diverses,
• Prises de RDV coiffeuse, pédicure et envoie des factures aux familles, aux mandataires judiciaires et /ou service comptabilité,
• Gestion des commandes fournitures bureau et Gestion des consommables

Gestion des dossiers d’admission :
• Remise des dossiers pour les nouvelles demandes matérialisées ou dématérialisées,
• Gestion dossiers VIATRAJECTOIRE,
• Traitement et prise en charge intégrale du dossier d’admission ; aspect administratif, financier et médical,
• Prise de RDV avec les familles pour visite des chambres ainsi que la signature du contrat de séjour et ses annexes,
• Création du nouveau séjour sur NET soins
• Assure le suivi des dossiers, en lien avec les partenaires externes,
• Rendre-compte du suivi des dossiers lors des réunions pluridisciplinaires,
• Gestion des cautions,
• Prise en charge intégrale des dossiers APL (CAF, MSA) et télédéclarations des loyers,
• Suivi et mise à jour des dossiers NET soins et des dossiers suspendus,
• Déclarations entrants et sortants du département, bulle de linge, CAF, MSA et Aide Sociale,
• Montage dossier et déclaration des hébergés hors département,
• Transmissions mensuelles des variables facturation des hébergés au service comptabilité,
• Suivi trousseau résidents, marquage et démarquage,
• Classement dossiers médico-administratifs,
• Archivage des dossiers médicaux et administratifs.

Dossiers d’aide sociale à l’hébergement :
• Montage du dossier d’aide sociale dès arrivée des résidents,
• Diffusion des informations auprès de notre comptabilité ainsi qu’auprès de la trésorerie,
• Suivi des demandes auprès du CD34, hors 34 et CCAS locaux,
• Relation avec les familles ou mandataires judiciaires pour les reversements des provisions,
• Relation avec le SGC du Littoral de Sète pour les éléments nécessaires au paiement de l’aide sociale,
• Demande de réversion des pensions aux caisses de retraite.

Registre :
• Tenue de la liste des résidents à jour,
• Elaboration et la mise à jour des tableaux d’effectifs repas résidents et invités,
• Actualisation des coordonnées des familles et des partenaires externes,
• Actualisation des Cartes vitales, Mutuelle et RC,
• Tenue du registre d’hospitalisation,
• Tenue du registre des observations.

Régie de l’établissement :
• Elaboration et mise à jour du tableau d’effectifs portage repas et repas personnel,
• Encaissement des repas (personnel et portage et extérieurs)
• Transmission des éléments à la trésorerie

Facturation des hébergés :
• Elaboration de la facturation des hébergés
• Transmission des éléments de facturation des hébergés aux organismes financeurs
• Suivi des encaissements des hébergés et des organismes financeurs en collaboration avec le SGC du Littoral de Sète

Vous êtes en capacité de traiter un grand nombre d’informations, vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et les logiciels métiers.

Vous savez être pédagogue dans le cadre des échanges avec les résidents et les familles et vous savez rédiger des documents administratifs.
Doté d'une bonne capacité de distanciation, vous savez gérer des situations complexes : savoir identifier les degrés d’urgence et réagir avec pertinence.

Vous faites preuve de capacités d'écoute, de rigueur, d'organisation et de travail en équipe sont reconnues.

Vous savez vous adapter au changement et à différents publics.