Assistant(e) du secrétariat des affaires générales
Offre n° O034240716001161
Publiée le 16/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint Jean de Védas
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
14/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
En tant qu'assistant(e) du secrétariat des affaires générales (H/F) à la mairie de Saint-Jean-de-Védas, vous serez sous l'autorité de la responsable du secrétariat général, et aurez pour missions principales d'assurer la gestion du secrétariat général et d'assister les services et les élus.
Missions / conditions d'exercice
Au sein du service, vous serez en charge de :
La gestion du secrétariat général
Accueil physique et téléphonique
Gestion des sollicitations en identifiant les sujets sensibles et prioritaires et suivi des réponses apportées
Rédaction de mails et de courriers
Planification de réunions et de rendez-vous
Envoi des actes administratifs en Préfecture via S2low
Tenue des registres des arrêtés, des décisions municipales et des délibérations du Conseil Municipal
La gestion du courrier
Gestion du courrier entrant : ouverture, enregistrement via le logiciel et distribution du courrier
Gestion du courrier sortant via le logiciel : relecture, mise à la signature et envoi
Gestion de la boîte mail " secrétariat " : transfert aux services et réponses aux administrés
Rédaction des réponses aux courriers arrivés en lien avec les différents services
Suivi des parapheurs jusqu'à la signature puis retour dans les différents services
La gestion des locations des salles municipales
Réception des demandes
Gestion des agendas de salles
Gestion de la procédure (pièces justificatives, contrats, règlements)
Du lien avec le COS (Correspondant(e))
Suivi inscription agents (arrivées, départs, modifications)
Aide aux démarches et remise des cartes
Vos missions annexes :
- Gestion des commandes de fournitures
- En l'absence de la responsable : secrétariat et gestion de l'agenda du DGS, du Maire et des adjoints
- Diverses autres missions en lien avec la Direction Générale des Services et le Cabinet du Maire
La gestion du secrétariat général
Accueil physique et téléphonique
Gestion des sollicitations en identifiant les sujets sensibles et prioritaires et suivi des réponses apportées
Rédaction de mails et de courriers
Planification de réunions et de rendez-vous
Envoi des actes administratifs en Préfecture via S2low
Tenue des registres des arrêtés, des décisions municipales et des délibérations du Conseil Municipal
La gestion du courrier
Gestion du courrier entrant : ouverture, enregistrement via le logiciel et distribution du courrier
Gestion du courrier sortant via le logiciel : relecture, mise à la signature et envoi
Gestion de la boîte mail " secrétariat " : transfert aux services et réponses aux administrés
Rédaction des réponses aux courriers arrivés en lien avec les différents services
Suivi des parapheurs jusqu'à la signature puis retour dans les différents services
La gestion des locations des salles municipales
Réception des demandes
Gestion des agendas de salles
Gestion de la procédure (pièces justificatives, contrats, règlements)
Du lien avec le COS (Correspondant(e))
Suivi inscription agents (arrivées, départs, modifications)
Aide aux démarches et remise des cartes
Vos missions annexes :
- Gestion des commandes de fournitures
- En l'absence de la responsable : secrétariat et gestion de l'agenda du DGS, du Maire et des adjoints
- Diverses autres missions en lien avec la Direction Générale des Services et le Cabinet du Maire
Profils recherchés
Cadre d'emploi des adjoints administratifs
- Niveau Bac (bureautique, droit public...)
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Bonne connaissance du fonctionnement interne d'une collectivité
- Bonne connaissance du territoire et des acteurs locaux
- Rigueur, organisation, autonomie et respect de la confidentialité
- Réactivité, rapidité d'analyse et d'exécution
- Aisance relationnelle, écoute et sens du service public
- Qualité rédactionnelle
- Niveau Bac (bureautique, droit public...)
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Bonne connaissance du fonctionnement interne d'une collectivité
- Bonne connaissance du territoire et des acteurs locaux
- Rigueur, organisation, autonomie et respect de la confidentialité
- Réactivité, rapidité d'analyse et d'exécution
- Aisance relationnelle, écoute et sens du service public
- Qualité rédactionnelle
Contact
Contact
0467078300
Informations complémentaires
Poste à pourvoir pour le 01/10/2024 au plus tard
Poste à temps complet (35, 36 ou 39 heures/semaine) ATT RTT Possibilité de télétravail
Conditions statutaires + régime indemnitaire + avantages sociaux
Merci d'adresser CV, lettre de motivation, diplômes, dernier arrêté et vos deux derniers entretiens professionnels à
Monsieur le Maire
4, rue de la Mairie 34430 Saint Jean-de-Védas
Ou sur
emploi@saintjeandevedas.fr
Date limite de réception des candidatures :14 septembre 2024
Poste à temps complet (35, 36 ou 39 heures/semaine) ATT RTT Possibilité de télétravail
Conditions statutaires + régime indemnitaire + avantages sociaux
Merci d'adresser CV, lettre de motivation, diplômes, dernier arrêté et vos deux derniers entretiens professionnels à
Monsieur le Maire
4, rue de la Mairie 34430 Saint Jean-de-Védas
Ou sur
emploi@saintjeandevedas.fr
Date limite de réception des candidatures :14 septembre 2024
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.