Sous la responsabilité du Directeur du Pôle animation de la vie sociale et locale (DPAVSL), il /elle aura en charge la gestion administrative des aspects numériques et bureautiques du service, l’assistanat du Directeur, le suivi administratif de l’ASLH 6-10 ans, de l’annualisation, la suppléance de régie de recettes et une mission de suivi comptable.
Enfin il /elle pourra assurer ponctuellement un soutien à l’accueil du centre social Gabino en cas d’absence de l’agent en poste.
Horaires administratifs : du lundi au vendredi 8h30 à 12h30/13h30 à 17h00 (vendredi 16h30)

a) Référent pour le logiciel métier INOE
-Réalisation et mise en œuvre des différents paramétrages (Paramétrage des zones obligatoires à saisir, règles autorisant ou interdisant les modifications de données, définition des conditions d’inscriptions aux différentes activités mises en ligne, intégration des données de l’espace famille vers iNoé)
-Saisir sur logiciel métier (I-Noé) les données
-Accompagner les agents dans l’utilisation du logiciel
-Faire des exports/extractions en fonction des besoins
-Analyser les données
-Définir et formaliser les procédures de saisie dans le logiciel
b) Référent pour les logiciels bureautiques au sein du service
-Création de tableaux Excel en fonction des besoins du service, pour assurer une gestion quotidienne
-Exploitation des différents tableaux Excel (saisie et reporting)
-Création et mise en forme de documents bureautique (Word, Power point …) pour assurer une gestion quotidienne du service
c) Assistance administrative du Directeur du Pôle animation de la vie sociale et locale
-Organisation et planification des réunions
-Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (Prise de notes, mise en forme des documents et courriers…)
-Organiser le classement et l'archivage des dossiers et documents
-Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
-Renseigner des tableaux de suivi des activités du service et des différents projets en cours
-Assurer la coordination fonctionnelle des agents du pôle administratif du centre social (prendre les messages, transmission de document, relais d’information, transmission des consignes et des informations de la Direction)
-Organiser des temps de travail hebdomadaire avec le directeur et les équipes administrative
d) Coordination et gestion administrative ALSH 6-10 ans :
-Gérer, suivre et archiver les dossiers d’inscriptions des familles (nouvelle adhésion et renouvellement annuel), renseigner et procéder aux inscriptions aux activités ALSH 6-10 ans avec les familles (vacances scolaires)
-Encaisser les adhésions et les inscriptions aux activités, saisir les données en lien avec les inscriptions et les présences des enfants sur un tableau de bord excel
-Procéder à la saisie des heures déclarées sur la plateforme AFAS et VA CAF en lien avec le comptable du centre social, concevoir et suivre le retroplanning de l’année (date des saisies AFAS, VACAF, prévisionnels et bilans contre de ville)
-Assurer la coordination administrative en lien avec le régisseur (mise à jour des documents de travail, rédaction de procédures liées aux inscriptions, archivage et accès sur le disque commun)
-Centraliser les bilans ALSH 6-10 ans après chaque vacances (anticipation du rapport d’activités)
e) Missions comptables
-Suivre les engagements et l’utilisation des bons de commande du Centre Social
-Mettre à jour les documents de reporting pour les différents budgets des pôles (suivi des engagements) et transmettre ces états aux responsables de chaque pôle (suivi de la consommation).
-Assurer les rapprochements (bon de commande et facture) pour les différents pôles, lien avec les prestataires pour la mise en facturation sur Chorus et relance
f) Suppléance régie de recette (centre social Gabino)
-Sous la responsabilité du régisseur, procéder aux encaissements des adhésions et des inscriptions aux activités ALSH 6-10 ans, adulte, famille sur caisse enregistreuse, calculer le tarif selon le Quotient familial selon une grille tarifaire, saisie des adhésions et inscriptions sur tableau excel (listing général et tableaux spécifiques)
-Applications des procédures en vigueur concernant la caisse enregistreuse et autres protocoles en lien avec la régie
g) Annualisation pôle jeunesse et agents administratif et du Pôle animation adulte
-Gérer et saisir les tableaux d’annualisation du temps de travail des agents du pôle jeunesse et pôle administratif (environ 8-10 personnes), en collaboration avec les responsables de pôles pour validation des tableaux d’annualisation
-Prendre l’attache du service RH pour le suivi des tableaux d’annualisation et archivage mensuel et le suivi des échéances des agents contractuels du centre social
h) Activités annexes : Renfort accueil (en cas d’absence de l’agent d’accueil) :
-Assurer le soutien à l’accueil en cas d’absence de l’agent en poste (l’ouverture et la fermeture du bâtiment, accueillir, renseigner et orienter le public physiquement ou par téléphone)

CONNAISSANCES (savoirs, savoir-faire)
 Très bonne maitrise et aisance dans le maniement de l’outil informatique (Word Excel….)
 Maîtrise du paramétrage et de l’utilisation du progiciel Noe Aiga
 Maitrise de la messagerie, de l’envoi de documents et de la gestion de l’agenda…
 Maitrise de la rédaction administrative
 Maitrise de l’expression écrite et orale
 Connaissance en technique d’accueil et de secrétariat
 Connaissance de l’environnement territorial, des procédures administratives, des règles et processus budgétaires et comptables
 Connaissance du secteur et du fonctionnement du secteur du centre social

QUALITES – APTITUDES
 Sens du service public, discrétion absolue, secret professionnel ;
 Respecter les délais et les échéances, capacité à travailleur sous tension et à gérer l’urgence, faire preuve d’adaptation dans les méthodes et habitudes de travail, sens de l’organisation et de l’anticipation ;
 Autonomie, rigueur, réactivité et sens de l’initiative face aux urgences et imprévus ;
 Qualités relationnelles (sens de l’écoute) et rédactionnelles, aptitude au travail en équipe (disponibilité), diplomatie et capacité à gérer des contacts parfois délicats ;
 Savoir travailler en équipe et communiquer avec les collaborateurs, l’encadrement afin de transmettre les informations nécessaires à la continuité du service
 Clarté du positionnement professionnel et probité