Accueil de l’Hôtel de Ville

 Assure l’accueil général et l’information de l’Hôtel de Ville au sein d’une équipe composée de 2 agents d’accueil et d’un responsable d’équipe : élaboration des procédures, veiller à la qualité de l’accueil de L’Hôtel de Ville,
 Assure le standard téléphonique

Etat Civil – Formalités administratives

 Assure les fonctions d’Officier de l’Etat Civil délégué, avec délégation de signature,
 Accueil et renseignement des familles
 Suit les dossiers relatifs à l’Etat Civil (mariage, naissance, décès, livrets de famille, mentions, auditions...),
 Gère le suivi des formalités administratives, Légalisation de signatures, débits de boissons, taxis, recensement citoyen ...
 Rédaction des arrêtés municipaux de police de circulation, permis de stationnement, permission de voirie, attestions d’accueil, objets perdus.

Elections

 Gestion de la liste électorale : Inscription, radiation, mutation, préparation des réunions des commissions de contrôle des listes, rédaction des comptes rendus, clôture de la liste électorale...
 Préparation des scrutins électoraux : suivi des circulaires préfectorales, édition des documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale...), gestion du matériel nécessaire au scrutin,
 Participe à la mise à jour des listes de jurés d'assises.

Archives Communales
 Participe avec le/la responsable d’équipe aux archives communales en lien avec le CDG34 et les Archives départementales,
 Participe à l’élaboration des procédures,
 Participe au suivi réglementaire.

Cimetière
 Suivi administratif des cimetières : délivrance et contrôle des titres de concessions, gestion du cimetière, préparation des travaux d'implantation des concessions en lien avec le service aménagement ;
 Veille au contrôle des enregistrements des opérations funéraires dans l'enceinte des cimetières,
 Prépare l'actualisation du règlement des cimetières et veille à son respect.

- accueillir et orienter le public (accueil physique et téléphonique ;
- gérer les formalités administratives courantes ;
- gérer les demandes relatives à l'état civil ;
- gérer les autorisations d'occupation des sols ;
- tenir les listes électorales ;
- réaliser des tâches de secrétariat ;
- saisir des engagements et des mandatements ;
- identifier et orienter des demandes d'aide sociale ;
- gérer le cimetière.

- SAVOIRS :
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)

- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.

- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).