Assistant services à la population (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O034240709000059
Publiée le 04/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
AVENUE DE MONTPELLIER, Balaruc-les-Bains (Hérault)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
04/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Accueil de l’Hôtel de Ville
Assure l’accueil général et l’information de l’Hôtel de Ville au sein d’une équipe composée de 2 agents d’accueil et d’un responsable d’équipe : élaboration des procédures, veiller à la qualité de l’accueil de L’Hôtel de Ville,
Assure le standard téléphonique
Etat Civil – Formalités administratives
Assure les fonctions d’Officier de l’Etat Civil délégué, avec délégation de signature,
Accueil et renseignement des familles
Suit les dossiers relatifs à l’Etat Civil (mariage, naissance, décès, livrets de famille, mentions, auditions...),
Gère le suivi des formalités administratives, Légalisation de signatures, débits de boissons, taxis, recensement citoyen ...
Rédaction des arrêtés municipaux de police de circulation, permis de stationnement, permission de voirie, attestions d’accueil, objets perdus.
Elections
Gestion de la liste électorale : Inscription, radiation, mutation, préparation des réunions des commissions de contrôle des listes, rédaction des comptes rendus, clôture de la liste électorale...
Préparation des scrutins électoraux : suivi des circulaires préfectorales, édition des documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale...), gestion du matériel nécessaire au scrutin,
Participe à la mise à jour des listes de jurés d'assises.
Archives Communales
Participe avec le/la responsable d’équipe aux archives communales en lien avec le CDG34 et les Archives départementales,
Participe à l’élaboration des procédures,
Participe au suivi réglementaire.
Cimetière
Suivi administratif des cimetières : délivrance et contrôle des titres de concessions, gestion du cimetière, préparation des travaux d'implantation des concessions en lien avec le service aménagement ;
Veille au contrôle des enregistrements des opérations funéraires dans l'enceinte des cimetières,
Prépare l'actualisation du règlement des cimetières et veille à son respect.
Assure l’accueil général et l’information de l’Hôtel de Ville au sein d’une équipe composée de 2 agents d’accueil et d’un responsable d’équipe : élaboration des procédures, veiller à la qualité de l’accueil de L’Hôtel de Ville,
Assure le standard téléphonique
Etat Civil – Formalités administratives
Assure les fonctions d’Officier de l’Etat Civil délégué, avec délégation de signature,
Accueil et renseignement des familles
Suit les dossiers relatifs à l’Etat Civil (mariage, naissance, décès, livrets de famille, mentions, auditions...),
Gère le suivi des formalités administratives, Légalisation de signatures, débits de boissons, taxis, recensement citoyen ...
Rédaction des arrêtés municipaux de police de circulation, permis de stationnement, permission de voirie, attestions d’accueil, objets perdus.
Elections
Gestion de la liste électorale : Inscription, radiation, mutation, préparation des réunions des commissions de contrôle des listes, rédaction des comptes rendus, clôture de la liste électorale...
Préparation des scrutins électoraux : suivi des circulaires préfectorales, édition des documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale...), gestion du matériel nécessaire au scrutin,
Participe à la mise à jour des listes de jurés d'assises.
Archives Communales
Participe avec le/la responsable d’équipe aux archives communales en lien avec le CDG34 et les Archives départementales,
Participe à l’élaboration des procédures,
Participe au suivi réglementaire.
Cimetière
Suivi administratif des cimetières : délivrance et contrôle des titres de concessions, gestion du cimetière, préparation des travaux d'implantation des concessions en lien avec le service aménagement ;
Veille au contrôle des enregistrements des opérations funéraires dans l'enceinte des cimetières,
Prépare l'actualisation du règlement des cimetières et veille à son respect.
Missions / conditions d'exercice
- accueillir et orienter le public (accueil physique et téléphonique ;
- gérer les formalités administratives courantes ;
- gérer les demandes relatives à l'état civil ;
- gérer les autorisations d'occupation des sols ;
- tenir les listes électorales ;
- réaliser des tâches de secrétariat ;
- saisir des engagements et des mandatements ;
- identifier et orienter des demandes d'aide sociale ;
- gérer le cimetière.
- gérer les formalités administratives courantes ;
- gérer les demandes relatives à l'état civil ;
- gérer les autorisations d'occupation des sols ;
- tenir les listes électorales ;
- réaliser des tâches de secrétariat ;
- saisir des engagements et des mandatements ;
- identifier et orienter des demandes d'aide sociale ;
- gérer le cimetière.
Profils recherchés
- SAVOIRS :
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
Contact et modalités de candidature
Contact
0467468120
Informations complémentaires
Lettre de motivation et CV
Adresse de l'employeur
BALARUC LES BAINS
>AVENUE DE MONTPELLIER
34540 BALARUC LES BAINS
>AVENUE DE MONTPELLIER
34540 BALARUC LES BAINS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.