Le chef de service administration générale supervise la gestion administrative du CCAS, en lien avec la direction générale. A ce titre, ses missions sont polyvalentes et concernent à la fois les finances, les ressources humaines et les marchés publics.
En complément, il assure la direction administrative du pôle logistique, en binôme avec le responsable du service technique.
D’un point de vue stratégique, il assiste et conseille la direction générale en proposant des arguments stratégiques d'aide à la décision basés sur des études détaillées.

Mission 1 : Management opérationnel des services administration générale et logistique
- Gérer les ressources humaines :
• Participer aux recrutements
• Fixer des objectifs, contrôler le travail, l’évaluer et prendre des mesures correctives
• Réaliser les entretiens annuels d’évaluation
• Promouvoir et encourager la formation
• Etablir les plannings du personnel, gérer les absences, congés, RTT et heures récupérées
• Repérer et réguler les conflits
• Organiser des échanges de pratiques professionnelles
• Préparer et animer des réunions
- Piloter l’activité des services (création et suivi des tableaux de bords, objectifs, indicateurs…)
- Assurer un suivi des documents ayant un impact juridique et/ou financier
- Résoudre les éventuels dysfonctionnements et proposer des pistes de réflexion à la direction du CCAS

Mission 2 : Gestion comptable et budgétaire
- Budget :
• Participer à l’élaboration du budget, au suivi et au contrôle de son exécution
• Réaliser des analyses financières rétrospectives, prospectives et des études
• Suivre l’évolution de la dette et de la trésorerie
• Recherche des financements et subventions
- Comptabilité :
• Contrôler et viser les bons de commande avant signature
• Contrôler les mandats et les titres avant ordonnancement
• Participer au traitement comptable des dépenses et des recettes
• Contrôler la régie et effectuer les écritures comptables nécessaires
• Créer des outils de suivi comptable
• Veiller à la qualité comptable des opérations effectuées
- Gestion patrimoniale et logistique :
• Dresser l'inventaire des biens mobiliers et immobiliers
• S’assurer de la correspondance entre les inventaires comptable et physique
• Estimer et optimiser les coûts de fonctionnement des équipements

Mission 3 : Gestion des ressources humaines
- Suivre l’évolution des effectifs et de la masse salariale
- Participer à l’élaboration de la paye et son mandatement
- Apporter une expertise juridique et prévenir les risques de contentieux dans la gestion du personnel
- Travailler, en collaboration avec la direction, à la mise en œuvre des procédures disciplinaires
- Formation :
• Mettre en place des actions de formation à l’attention du personnel, suivre leur déroulement
• Superviser les départs en formation des agents
• Promouvoir la formation

Mission 4 : Gestion des marchés publics
- Participer à l’impulsion d’une politique d’achats raisonnée
- Travailler en étroite collaboration avec le service marché publics de la Ville dans le cadre du groupement de commandes
- Marchés propres au CCAS :
• Mettre en œuvre et suivre les procédures (procédure adaptée, appel d’offres...) et les mesures de publicité selon les seuils en vigueur
• Rédiger les pièces administratives des marchés
• Etre l’interlocuteur des candidats à travers la plateforme métropolitaine dédiée
• Préparer et animer la commission d’appel d’offres
• Assurer un suivi des marchés, de leur attribution à leur fin (notification, reconduction…)
• Connaître la règlementation en vigueur (code de la commande publique), réaliser une veille

Mission 5 : Aide administrative à la direction générale
- Assurer, en collaboration avec la direction générale, la gestion du conseil d’administration :
• Convoquer, dans les délais légaux, les membres du conseil
• Rédiger les ordres du jour du conseil d’administration
• Participer à la rédaction des rapports de présentation
• Rédiger les délibérations et le procès-verbal
- Actes administratifs :
• Rédiger et suivre les conventions
• Veiller à la conformité juridique des actes administratifs
• Impulser des dispositifs de veille et de suivi des actes
- Etre un relais d’information pour la direction du CCAS
- Optimiser la qualité, les coûts et les délais des processus administratifs
- Coordonner l'élaboration du rapport d'activité
- Sensibiliser les élus aux risques encourus par la collectivité
- Informer et sensibiliser les différents services au processus de contrôle préalable des actes
- Réaliser des tableaux de bord de pilotage pour les différents services
- Assurer une veille juridique, administrative et financière

Savoirs et savoir-faire
- Connaître le fonctionnement d’un CCAS (compétences, conseil d’administration…)
- Connaître le Statut de la fonction publique territoriale
- Connaître la règlementation relative aux finances publiques
- Connaître le code de la commande publique
- Connaître la règlementation relative aux instances représentatives du personnel
- Utiliser les outils informatiques (suite Office, progiciel de gestion pour les ressources humaines…)
- Analyser et synthétiser des problématiques dans un cadre juridique

Savoir être
• Confiance en soi et capacité d’adaptation
• Dynamisme, rigueur et assiduité
• Loyauté et honnêteté
• Civilité, politesse et courtoisie
• Ecoute, disponibilité, patience
• Attitude empathique, professionnelle (juste distance) et réservée (pas de jugement de valeurs)
• Neutralité, diplomatie et objectivité
• Etre autonome dans l’organisation de son travail
• Prise d’initiatives et sens des priorités
• Capacité à remettre en question sa pratique professionnelle
• Respecter les droits et obligations des fonctionnaires