Assistant Administratif ou Assistante Administrative
Offre n° O034240531001073
Publiée le 31/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Béziers
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
30/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique de la Direction générale, ou de toute autre personne désignée par elle, vous aurez en charge d’assister les différentes Directions : Générale, Technique, Financière et Communication dans leurs missions administratives, en relation avec le pôle administratif .
Missions / conditions d'exercice
GESTION ADMINISTRATIVE DIRECTION GENERALE
Accueil physique et téléphonique de l’EPA Hérault Culture
Traiter et distribuer le courrier
Etablir les comptes rendus des CA et des réunions plénières ou de service
Gérer la prise de rendez-vous et le planning de la Direction générale
Gestion du secrétariat (rédaction courrier, prise de note) et archivage des dossiers de la Direction générale
Centraliser et commander les fournitures administratives pour tout l’établissement et gérer les stocks
Gérer la réservation des salles de réunion et la flotte de véhicules de l’EPA
GESTION ADMINISTRATIVE DIRECTION TECHNIQUE
Scan, archivage des courriers
Impression et archivage des dossiers techniques
Envoi et affichage hebdomadaire les vendredis des plannings aux techniciens
Rédaction et suivi des contrats des intermittents, vacataires (DUE, AEM, feuilles d’heures)
Envoi exports et scans au cabinet comptable, impression et envoi aux intermittents
Suivi des habilitations et médecine du travail
Recherche de fournisseurs, demande de devis (achat, location de matériel…)
Demande et suivi des devis aux prestataires (sécurité, sûreté…)
Réalisation et suivi des BDC avec CP-Win
Pré-rédaction et impression des demandes pour manifestation CTS ou PA
Rédaction devis des mises à dispositions des locaux (prévisionnel coût intermittents)
GESTION COMPTABLE :
D’élaborer les bons de commandes
Suivi des factures (en lien avec le service juridique)
De procéder à la liquidation et aux mandatements des salaires, des charges sociales, des dépenses diverses
D’établir la facturation et émettre les titres de recettes
D’assurer le classement des documents administratifs (classement physique et informatique)
D’élaborer, suivre et analyser les tableaux de bord et indicateurs en lien avec les responsables de service et le DAF
De répondre aux demandes de la paierie départementale de l’Hérault
De remplacer ponctuellement le gestionnaire chargé de la comptabilité générale (binôme)
AUTRES :
Présence aux heures dites « de bureau » pour répondre aux urgences et au téléphone
Les missions, les activités, le contexte et l’environnement de travail sus mentionnées présentent un caractère non limitatif et pourront évoluer dans le temps compte tenu des besoins de l’établissement, des nécessités de service et en fonction de l'évolution de l'organisation générale de la structure. Dans ce cadre, les attributions du salarié lui seront précisées par son responsable hiérarchique au fur et à mesure des besoins, et une nouvelle fiche de poste pourra être rédigée. Il pourra être demandé au salarié, dans l'intérêt de la bonne marche de l'établissement, d'accomplir accessoirement des tâches ne se rattachant pas directement à sa fonction. Par ailleurs, l’exécution à titre exceptionnel de travaux annexes relevant d’une autre classification peut être requise.
Des permanences les soirs de spectacles et certains week-ends sont à prévoir.
Le salarié s’engage pendant la durée de son contrat à respecter les instructions qui pourront lui être données par l’employeur et à se conformer aux procédures et aux règles régissant le fonctionnement interne de l’EPA.
Accueil physique et téléphonique de l’EPA Hérault Culture
Traiter et distribuer le courrier
Etablir les comptes rendus des CA et des réunions plénières ou de service
Gérer la prise de rendez-vous et le planning de la Direction générale
Gestion du secrétariat (rédaction courrier, prise de note) et archivage des dossiers de la Direction générale
Centraliser et commander les fournitures administratives pour tout l’établissement et gérer les stocks
Gérer la réservation des salles de réunion et la flotte de véhicules de l’EPA
GESTION ADMINISTRATIVE DIRECTION TECHNIQUE
Scan, archivage des courriers
Impression et archivage des dossiers techniques
Envoi et affichage hebdomadaire les vendredis des plannings aux techniciens
Rédaction et suivi des contrats des intermittents, vacataires (DUE, AEM, feuilles d’heures)
Envoi exports et scans au cabinet comptable, impression et envoi aux intermittents
Suivi des habilitations et médecine du travail
Recherche de fournisseurs, demande de devis (achat, location de matériel…)
Demande et suivi des devis aux prestataires (sécurité, sûreté…)
Réalisation et suivi des BDC avec CP-Win
Pré-rédaction et impression des demandes pour manifestation CTS ou PA
Rédaction devis des mises à dispositions des locaux (prévisionnel coût intermittents)
GESTION COMPTABLE :
D’élaborer les bons de commandes
Suivi des factures (en lien avec le service juridique)
De procéder à la liquidation et aux mandatements des salaires, des charges sociales, des dépenses diverses
D’établir la facturation et émettre les titres de recettes
D’assurer le classement des documents administratifs (classement physique et informatique)
D’élaborer, suivre et analyser les tableaux de bord et indicateurs en lien avec les responsables de service et le DAF
De répondre aux demandes de la paierie départementale de l’Hérault
De remplacer ponctuellement le gestionnaire chargé de la comptabilité générale (binôme)
AUTRES :
Présence aux heures dites « de bureau » pour répondre aux urgences et au téléphone
Les missions, les activités, le contexte et l’environnement de travail sus mentionnées présentent un caractère non limitatif et pourront évoluer dans le temps compte tenu des besoins de l’établissement, des nécessités de service et en fonction de l'évolution de l'organisation générale de la structure. Dans ce cadre, les attributions du salarié lui seront précisées par son responsable hiérarchique au fur et à mesure des besoins, et une nouvelle fiche de poste pourra être rédigée. Il pourra être demandé au salarié, dans l'intérêt de la bonne marche de l'établissement, d'accomplir accessoirement des tâches ne se rattachant pas directement à sa fonction. Par ailleurs, l’exécution à titre exceptionnel de travaux annexes relevant d’une autre classification peut être requise.
Des permanences les soirs de spectacles et certains week-ends sont à prévoir.
Le salarié s’engage pendant la durée de son contrat à respecter les instructions qui pourront lui être données par l’employeur et à se conformer aux procédures et aux règles régissant le fonctionnement interne de l’EPA.
Profils recherchés
Niv Bac - Expérience significative de 5 ans -
Contact
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir candidater uniquement sur le site emploi territorial
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.