Sous l’autorité hiérarchique de la Direction générale, ou de toute autre personne désignée par elle, vous aurez en charge d’assister les différentes Directions : Générale, Technique, Financière et Communication dans leurs missions administratives, en relation avec le pôle administratif .

GESTION ADMINISTRATIVE DIRECTION GENERALE

 Accueil physique et téléphonique de l’EPA Hérault Culture
 Traiter et distribuer le courrier
 Etablir les comptes rendus des CA et des réunions plénières ou de service
 Gérer la prise de rendez-vous et le planning de la Direction générale
 Gestion du secrétariat (rédaction courrier, prise de note) et archivage des dossiers de la Direction générale
 Centraliser et commander les fournitures administratives pour tout l’établissement et gérer les stocks
 Gérer la réservation des salles de réunion et la flotte de véhicules de l’EPA

GESTION ADMINISTRATIVE DIRECTION TECHNIQUE

 Scan, archivage des courriers
 Impression et archivage des dossiers techniques
 Envoi et affichage hebdomadaire les vendredis des plannings aux techniciens
 Rédaction et suivi des contrats des intermittents, vacataires (DUE, AEM, feuilles d’heures)
 Envoi exports et scans au cabinet comptable, impression et envoi aux intermittents
 Suivi des habilitations et médecine du travail
 Recherche de fournisseurs, demande de devis (achat, location de matériel…)
 Demande et suivi des devis aux prestataires (sécurité, sûreté…)
 Réalisation et suivi des BDC avec CP-Win
 Pré-rédaction et impression des demandes pour manifestation CTS ou PA
 Rédaction devis des mises à dispositions des locaux (prévisionnel coût intermittents)

GESTION COMPTABLE :


 D’élaborer les bons de commandes
 Suivi des factures (en lien avec le service juridique)
 De procéder à la liquidation et aux mandatements des salaires, des charges sociales, des dépenses diverses
 D’établir la facturation et émettre les titres de recettes
 D’assurer le classement des documents administratifs (classement physique et informatique)
 D’élaborer, suivre et analyser les tableaux de bord et indicateurs en lien avec les responsables de service et le DAF
 De répondre aux demandes de la paierie départementale de l’Hérault
 De remplacer ponctuellement le gestionnaire chargé de la comptabilité générale (binôme)


AUTRES :

 Présence aux heures dites « de bureau » pour répondre aux urgences et au téléphone
 Les missions, les activités, le contexte et l’environnement de travail sus mentionnées présentent un caractère non limitatif et pourront évoluer dans le temps compte tenu des besoins de l’établissement, des nécessités de service et en fonction de l'évolution de l'organisation générale de la structure. Dans ce cadre, les attributions du salarié lui seront précisées par son responsable hiérarchique au fur et à mesure des besoins, et une nouvelle fiche de poste pourra être rédigée. Il pourra être demandé au salarié, dans l'intérêt de la bonne marche de l'établissement, d'accomplir accessoirement des tâches ne se rattachant pas directement à sa fonction. Par ailleurs, l’exécution à titre exceptionnel de travaux annexes relevant d’une autre classification peut être requise.
 Des permanences les soirs de spectacles et certains week-ends sont à prévoir.
 Le salarié s’engage pendant la durée de son contrat à respecter les instructions qui pourront lui être données par l’employeur et à se conformer aux procédures et aux règles régissant le fonctionnement interne de l’EPA.

Niv Bac - Expérience significative de 5 ans -