Missions :

• Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure
Membre de l'équipe du STS, sous l'autorité hiérarchique du Responsable Territorial des Solidarités (RTS), et fonctionnelle du Responsable Territorial PMI
• Assure un accueil de qualité par une écoute active, informe et oriente les usagers
Participe à la mise en œuvre de la politique départementale en matière d'action sociale et médico-sociale Contribue à l'élaboration d'un projet de service, à sa mise en œuvre et à son évaluation collective

Activités :

• Assiste l'activité de l'équipe
• Assure la gestion des fournitures de bureau
• Assure la gestion du courrier
• Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
• Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
• Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
• Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
• Réalise et met en forme sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
• Suit ou participe aux projets, aux activités ou aux dossiers portés par la structure

• Procède, à l'accueil, l'information et l'orientation des usagers
• Participe à la mise en œuvre de la démarche Qualité Accueil
• Réalise une pré-évaluation des demandes des usagers
• Assure la prise de rendez-vous pour les TMS et les TS du STS et du STPMI
• Assure le suivi administratif des dossiers des familles suivies par les équipes des STS et STPMI (saisie dans les logiciels métiers, rédaction et frappe de documents, classement et archivage)
• Assure la gestion administrative des dossiers adultes vulnérables et des mesures d'accompagnement personnalisé MASP
• Assure le suivi des échéances des informations préoccupantes, des entrées dans le dispositif Prévention/Protection de l'Enfance, des contrats d'engagement réciproques, des mesures d'accompagnement personnalisé
• Assure le suivi administratif des consultations de PMI
• Assure la gestion et le suivi administratif des interventions de l'équipe PMI pour les missions en école maternelle et notamment l'utilisation du logiciel Horus.
• Participe aux réunions pluridisciplinaires organisées par le RTS et en assure le compte rendu
• Participe à l'élaboration du rapport d'activités
• Alimente les tableaux de bord d'activités
• Assure le reporting

En l'absence et/ ou en relai de l'assistante du RTS :
• Assure la gestion du courrier, la prise de RDV du RTS et du RTPMI

Connaissances

Règles de classement et d'archivage des dossiers papier et numériques
Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
Technique(s) du domaine d'intervention
Organisation et fonctionnement du Département
Qualité : démarche, méthodes, outils

Logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
Offre socio éducative locale
Secteur médico social
Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
Dispositif(s) du domaine d'intervention
Données du territoire d'intervention

Savoir-faire:

Constituer et suivre des dossiers administratifs
Utiliser les logiciels de bureautique
Respecter la charte graphique
Utiliser les techniques du domaine d'intervention
Analyser les situations à risques et décider de mesures à prendre en urgence
Appliquer la réglementation
Tenir des tableaux de bord
Répondre aux besoins des usagers
Appliquer les procédures qualité
Transmettre l'information
Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention

Capacité d'adaptation
Aptitude à la communication
Sens de la confidentialité
Disponibilité
Sens de l'organisation
Rigueur