Un coordinateur ou une coordinatrice de gestion administrative et aide au pilotage
Offre n° O033250306001150
Publiée le 06/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
15 Rue de l'Ancienne Comedie, Poitiers (Vienne)
Poste à pourvoir le
01/05/2025
Date limite de candidature
06/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La Nouvelle-Aquitaine, plus vaste région de France et troisième plus peuplée, offre un cadre de vie exceptionnel, un territoire d'authenticité, d'humanisme et de solidarité.
Rejoindre notre Région, c'est être au service de notre territoire.
Forte de ses 8000 agents et de ses 83 types de métiers, la Région valorise la diversité des profils, favorise l’accompagnement des agents dans leur parcours professionnel et développe les conditions du bien-être au travail. Elle s’attache à développer une culture commune autour d’un projet d’administration porteur de valeurs managériales et d’engagement pour un environnement de travail respectueux et inclusif.
Découvrez les offres d’emploi et venez nous rejoindre !
Nous recherchons Un coordinateur ou une coordinatrice de gestion administrative et aide au pilotage auprès de l’Unité Egalité vie associative solidaire Poitiers du Service Egalité, Vie Associative, Solidarité de la Direction Sports, Egalité, Vie Associative du Pôle Education Citoyenneté – Site de Poitiers.
Rejoindre notre Région, c'est être au service de notre territoire.
Forte de ses 8000 agents et de ses 83 types de métiers, la Région valorise la diversité des profils, favorise l’accompagnement des agents dans leur parcours professionnel et développe les conditions du bien-être au travail. Elle s’attache à développer une culture commune autour d’un projet d’administration porteur de valeurs managériales et d’engagement pour un environnement de travail respectueux et inclusif.
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Nous recherchons Un coordinateur ou une coordinatrice de gestion administrative et aide au pilotage auprès de l’Unité Egalité vie associative solidaire Poitiers du Service Egalité, Vie Associative, Solidarité de la Direction Sports, Egalité, Vie Associative du Pôle Education Citoyenneté – Site de Poitiers.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales
Au sein du Pôle Education et Citoyenneté, la Direction Sport, Vie associative et Egalité accompagne le monde associatif, qui compte plus de 1 200 000 bénévoles sur le territoire régional. Elle conforte l’engagement collectif et renforce les ressources nécessaires à la mise en œuvre de leur projet associatif. Elle pilote également le soutien au secteur sportif, visant à développer la culture de l’activité physique et sportive au service de la cohésion et de l’attractivité des territoires, l’accompagnement du sport de haut niveau. A travers ses 2 CREPS elle contribue à la formation des athlètes de haut niveau. Elle collabore à la préparation, à l’accueil et à la promotion de grands évènements, La DSVAE agit en faveur de l’égalité des chances et des opportunités en mettant en œuvre l’objectif régional de faire reculer la précarité sociale et les discriminations pour une réelle égalité en Nouvelle-Aquitaine. Elle souhaite promouvoir l’égalité femmes-hommes, lutter contre les discriminations et lutter contre les violences sexistes et sexuelles.
Le-la Coordinateur-trice de gestion administrative et aide au pilotage aura pour missions :
- assurer la gestion des activités administratives et logistiques nécessaires au bon fonctionnement du service
- être référent-e et garant-e des procédures et des délais liés à l'activité administrative du service
- concevoir et mettre en œuvre des outils d'animation du collectif.
Activités principales
Gestion et coordination de l'activité administrative :
- réaliser et coordonner les procédures administratives du service (proposer des outils de suivi et d'harmonisation des pratiques...)
- réaliser, adapter des tableaux de bord communs de suivi de l'activité du service, identifier les indicateurs et en assurer le suivi
- être référent-e des outils et applications Mes démarches en Nouvelle-Aquitaine, ASUR, Guide des aides, Tabasco, PLACIDO...
- assurer la bonne circulation de l'information et la transmission des procédures en interne
- garantir la conformité et le suivi des documents administratifs sortants du service (Courriers, notes, saisines juridiques, bons de commandes, demandes protocolaires....)
Gestion logistique et communication :
- réaliser et coordonner les procédures d'organisation de réunions, conférences, webinaires (retroplanning, circuits de validation, directions à associer, constitution et mise à jour des bases de données)
- assister la cheffe de service dans l'organisation de ces évènements, être force de proposition pour en réduire l'impact environnemental
- coordonner l'actualisation des documents d'information à usage externe concernant les politiques mises en oeuvre dans le service (Power Point, mails d'information, site internet, guide des aides)
- réaliser et mettre en oeuvre des outils d'animation collectives à l'aide de Microsoft 365 (Enquetes, réunions participatives, tableaux blancs....) et Klaxoon.
Activités secondaires et/ou ponctuelles
- Instruire des demandes de paiement de subventions dans Mes Démarches en Nouvelle Aquitaine
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin
Spécificités du poste
- Encadrement : non
- Déplacements ponctuels hors du département de rattachement de la résidence administrative
Au sein du Pôle Education et Citoyenneté, la Direction Sport, Vie associative et Egalité accompagne le monde associatif, qui compte plus de 1 200 000 bénévoles sur le territoire régional. Elle conforte l’engagement collectif et renforce les ressources nécessaires à la mise en œuvre de leur projet associatif. Elle pilote également le soutien au secteur sportif, visant à développer la culture de l’activité physique et sportive au service de la cohésion et de l’attractivité des territoires, l’accompagnement du sport de haut niveau. A travers ses 2 CREPS elle contribue à la formation des athlètes de haut niveau. Elle collabore à la préparation, à l’accueil et à la promotion de grands évènements, La DSVAE agit en faveur de l’égalité des chances et des opportunités en mettant en œuvre l’objectif régional de faire reculer la précarité sociale et les discriminations pour une réelle égalité en Nouvelle-Aquitaine. Elle souhaite promouvoir l’égalité femmes-hommes, lutter contre les discriminations et lutter contre les violences sexistes et sexuelles.
Le-la Coordinateur-trice de gestion administrative et aide au pilotage aura pour missions :
- assurer la gestion des activités administratives et logistiques nécessaires au bon fonctionnement du service
- être référent-e et garant-e des procédures et des délais liés à l'activité administrative du service
- concevoir et mettre en œuvre des outils d'animation du collectif.
Activités principales
Gestion et coordination de l'activité administrative :
- réaliser et coordonner les procédures administratives du service (proposer des outils de suivi et d'harmonisation des pratiques...)
- réaliser, adapter des tableaux de bord communs de suivi de l'activité du service, identifier les indicateurs et en assurer le suivi
- être référent-e des outils et applications Mes démarches en Nouvelle-Aquitaine, ASUR, Guide des aides, Tabasco, PLACIDO...
- assurer la bonne circulation de l'information et la transmission des procédures en interne
- garantir la conformité et le suivi des documents administratifs sortants du service (Courriers, notes, saisines juridiques, bons de commandes, demandes protocolaires....)
Gestion logistique et communication :
- réaliser et coordonner les procédures d'organisation de réunions, conférences, webinaires (retroplanning, circuits de validation, directions à associer, constitution et mise à jour des bases de données)
- assister la cheffe de service dans l'organisation de ces évènements, être force de proposition pour en réduire l'impact environnemental
- coordonner l'actualisation des documents d'information à usage externe concernant les politiques mises en oeuvre dans le service (Power Point, mails d'information, site internet, guide des aides)
- réaliser et mettre en oeuvre des outils d'animation collectives à l'aide de Microsoft 365 (Enquetes, réunions participatives, tableaux blancs....) et Klaxoon.
Activités secondaires et/ou ponctuelles
- Instruire des demandes de paiement de subventions dans Mes Démarches en Nouvelle Aquitaine
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin
Spécificités du poste
- Encadrement : non
- Déplacements ponctuels hors du département de rattachement de la résidence administrative
Profils recherchés
Savoirs
- Principaux textes législatifs et règlementaires relatifs à son domaine d’intervention
- Politiques régionales/publiques dans la-les thématiques d’intervention
- Procédures de gestion administrative de la collectivité
- Outils Microsoft 365 : Word, PowerPoint, Excell, Teams, Forms, White Board…
- Applications métiers de la collectivité (Asur, MDNA, ODM...)
- Techniques rédactionnelles
Savoir-faire
- Assurer la transmission d'informations
- Gérer l’information (classement, archivage)
- Rendre compte de son activité et alerter sur des situations à risques
- Adapter sa communication, accompagner et conseiller différent-e-s interlocuteurs-trices
- Elaborer et suivre des tableaux de bord
- Travailler en équipe et en transversalité
Savoir-être
- Autonomie et force de proposition
- Rigueur et méthode
- Rapidité, fiabilité et qualité du travail produit
- Gestion des priorités et respect des délais
- Disponibilité
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Ecoute et pédagogie
- Principaux textes législatifs et règlementaires relatifs à son domaine d’intervention
- Politiques régionales/publiques dans la-les thématiques d’intervention
- Procédures de gestion administrative de la collectivité
- Outils Microsoft 365 : Word, PowerPoint, Excell, Teams, Forms, White Board…
- Applications métiers de la collectivité (Asur, MDNA, ODM...)
- Techniques rédactionnelles
Savoir-faire
- Assurer la transmission d'informations
- Gérer l’information (classement, archivage)
- Rendre compte de son activité et alerter sur des situations à risques
- Adapter sa communication, accompagner et conseiller différent-e-s interlocuteurs-trices
- Elaborer et suivre des tableaux de bord
- Travailler en équipe et en transversalité
Savoir-être
- Autonomie et force de proposition
- Rigueur et méthode
- Rapidité, fiabilité et qualité du travail produit
- Gestion des priorités et respect des délais
- Disponibilité
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Ecoute et pédagogie
Contact et modalités de candidature
Contact
0557575555
Informations complémentaires
Nous vous invitons à nous adresser votre candidature avant le 06/04/2025 en remplissant en ligne le formulaire dédié directement sur le site "nouvelle-aquitaine.fr".
Pour y accéder, cliquez sur le lien ci-dessus puis sur « Postuler en ligne », cochez « offre publiée » et sélectionnez cette offre.
Après examen de l’ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu’il n’a pas été donné suite à votre demande.
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Après examen de l’ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu’il n’a pas été donné suite à votre demande.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.