chargé(e) d'accueil et relation usagers
Offre n° O033250303000499
Publiée le 03/03/2025
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
51 chemin du port de l'homme - bp 44, Latresne (Gironde)
Poste à pourvoir le
24/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
1600 €/1730 € net sur 12 mois
Descriptif de l'emploi
Dans le cadre de ses compétences, la Communauté de communes assure un accueil physique et téléphonique auprès des usagers de son territoire tous les matins.
De plus, les après-midi sont consacrés à des missions administratives et de gestion de dossiers comme :
- taxe de séjour
- transport à la demande
- location de bureaux
Suite à une mutation, il est nécessaire de pouvoir au remplacement de l'agent qui occupe ce poste.
• Lieu d’affectation : siège de la communauté de communes
• Durée hebdomadaire de service : 35h
• Horaires de travail : Du lundi au vendredi de 08h15 à 12h15 et de 14h00 à 17h30-18h00
• Moyens mis à disposition :
Bureau– ordinateur –double écran - standard téléphonique – machine à affranchir – photocopieuse – Alarme « antipanique »
Risque du poste : multiplicité des tâches, agressivité verbale, ambiance sonore, posture statique prolongée, rythme de travail variable
De plus, les après-midi sont consacrés à des missions administratives et de gestion de dossiers comme :
- taxe de séjour
- transport à la demande
- location de bureaux
Suite à une mutation, il est nécessaire de pouvoir au remplacement de l'agent qui occupe ce poste.
• Lieu d’affectation : siège de la communauté de communes
• Durée hebdomadaire de service : 35h
• Horaires de travail : Du lundi au vendredi de 08h15 à 12h15 et de 14h00 à 17h30-18h00
• Moyens mis à disposition :
Bureau– ordinateur –double écran - standard téléphonique – machine à affranchir – photocopieuse – Alarme « antipanique »
Risque du poste : multiplicité des tâches, agressivité verbale, ambiance sonore, posture statique prolongée, rythme de travail variable
Missions / conditions d'exercice
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des services de la communauté de communes
• Enregistrer le courrier arrivée-départ
• Agencer, organiser et mettre à jour l’espace d’accueil et d’information
• Apporter les réponses pour l’ensemble des services de la CdC et le CIAS
• Transmettre les messages, demandes et informations aux différents services
• Faire coïncider les informations reçues et mettre à jour les données sur les différents logiciels (Apoweb, Transports à la demande…)
• Assurer le suivi administratif des dossiers transports à la demande, location bureaux et espace télétravail, taxe de séjour
Accueil :
- Accueil physique :
- Des administrés, familles et rendez-vous fixés par les différents services de la CDC
- Des élus de la communauté de Communes
- Des partenaires
- Des entreprises fréquentant les tiers lieux et bureaux à la location
- Des groupes pour des formations
- Assurer l’accueil téléphonique :
- Réception l’ensemble des lignes téléphoniques du standard
- Y compris la lecture et traitement des messages répondeur
- Gérer le courrier
- Enregistrer arrivée et Départ sur C-Logic – Scan – Affranchissement
- Gérer les courriers arrivée-départ boite aux lettres et bannette
- Réceptionner les colis et information aux services concernés
- Gérer et traiter la boite mail
- Participer au rangement de l’accueil, mettre à jour les informations à disposition
- Suivre et gestion des départs et arrivées mini-bus : Tous les vendredis matin pour les départ et lundi pour les retours
Service d’Aide au Maintien à Domicile :
- Scanner les documents et intégration aux dossiers bénéficiaires
- Editer les plannings des bénéficiaires (à la demande)
- Utilisation quotidienne de l’outil Apoweb (1ier accueil et transmission des messages au service « planification »)
Transport à la demande :
- Réception des dossiers et traitement des demandes
- Mise à jour du tableau de suivi et transmission à la centrale de réservation
- Mise à jour des données au regard des informations reçues
Bureaux à la location et télétravail :
- Gérer les réservations et demandes concernant l’espace télétravail (Réservation salle, journée d’essai, convention, suivi occupation, transmission des éléments de facturation…)
- Gestion des demandes des locataires, états des lieux d’entrée et de sortie des locataires, besoins logistiques des nouveaux arrivants, communications et informations diverses
- S’assurer du bon entretien et de l’aménagement des parties communes
Taxe de séjour :
- Gestion des déclarations taxe de séjours (accompagnement, suivi, saisie des dates de début et fin d’activité, intégration des CERFA…) en lien avec l’OTEM et les Communes.
- Saisie des tiers collecteurs (plateforme de réservation)
- Edition des bilans de la taxe séjour
- Animation du portail 3D Ouest
Vis à vis des administrés et de ses collègues :
- L’agent doit être en mesure de transmettre les informations et documents aux usagers : (Transports à la demande, Télétravail, service à la population, Réservation de salle …)
- L’agent doit être en mesure de transmettre les informations aux autres membres des services et tenir à jour le registre d’accueil (physique et téléphonique) pour assurer le suivi des demandes
- L’agent doit prendre connaissance du planning des différents services CDC et mettre à jour le tableau des réunions
- L’agent doit maitriser les différents logiciels à disposition -Mushroom, C-logik- Apoweb, 3D Ouest…
- L’agent doit être en mesure d’apporter les réponses pour l’ensemble des services de la CdC
• Enregistrer le courrier arrivée-départ
• Agencer, organiser et mettre à jour l’espace d’accueil et d’information
• Apporter les réponses pour l’ensemble des services de la CdC et le CIAS
• Transmettre les messages, demandes et informations aux différents services
• Faire coïncider les informations reçues et mettre à jour les données sur les différents logiciels (Apoweb, Transports à la demande…)
• Assurer le suivi administratif des dossiers transports à la demande, location bureaux et espace télétravail, taxe de séjour
Accueil :
- Accueil physique :
- Des administrés, familles et rendez-vous fixés par les différents services de la CDC
- Des élus de la communauté de Communes
- Des partenaires
- Des entreprises fréquentant les tiers lieux et bureaux à la location
- Des groupes pour des formations
- Assurer l’accueil téléphonique :
- Réception l’ensemble des lignes téléphoniques du standard
- Y compris la lecture et traitement des messages répondeur
- Gérer le courrier
- Enregistrer arrivée et Départ sur C-Logic – Scan – Affranchissement
- Gérer les courriers arrivée-départ boite aux lettres et bannette
- Réceptionner les colis et information aux services concernés
- Gérer et traiter la boite mail
- Participer au rangement de l’accueil, mettre à jour les informations à disposition
- Suivre et gestion des départs et arrivées mini-bus : Tous les vendredis matin pour les départ et lundi pour les retours
Service d’Aide au Maintien à Domicile :
- Scanner les documents et intégration aux dossiers bénéficiaires
- Editer les plannings des bénéficiaires (à la demande)
- Utilisation quotidienne de l’outil Apoweb (1ier accueil et transmission des messages au service « planification »)
Transport à la demande :
- Réception des dossiers et traitement des demandes
- Mise à jour du tableau de suivi et transmission à la centrale de réservation
- Mise à jour des données au regard des informations reçues
Bureaux à la location et télétravail :
- Gérer les réservations et demandes concernant l’espace télétravail (Réservation salle, journée d’essai, convention, suivi occupation, transmission des éléments de facturation…)
- Gestion des demandes des locataires, états des lieux d’entrée et de sortie des locataires, besoins logistiques des nouveaux arrivants, communications et informations diverses
- S’assurer du bon entretien et de l’aménagement des parties communes
Taxe de séjour :
- Gestion des déclarations taxe de séjours (accompagnement, suivi, saisie des dates de début et fin d’activité, intégration des CERFA…) en lien avec l’OTEM et les Communes.
- Saisie des tiers collecteurs (plateforme de réservation)
- Edition des bilans de la taxe séjour
- Animation du portail 3D Ouest
Vis à vis des administrés et de ses collègues :
- L’agent doit être en mesure de transmettre les informations et documents aux usagers : (Transports à la demande, Télétravail, service à la population, Réservation de salle …)
- L’agent doit être en mesure de transmettre les informations aux autres membres des services et tenir à jour le registre d’accueil (physique et téléphonique) pour assurer le suivi des demandes
- L’agent doit prendre connaissance du planning des différents services CDC et mettre à jour le tableau des réunions
- L’agent doit maitriser les différents logiciels à disposition -Mushroom, C-logik- Apoweb, 3D Ouest…
- L’agent doit être en mesure d’apporter les réponses pour l’ensemble des services de la CdC
Profils recherchés
Les « savoirs » :
- Le Titre Professionnel (TP) Agent d’accueil et d’information
- Le BEP Accueil et secrétariat
- Expérience sur un poste similaire
Les « savoir-faire » :
- Utiliser les logiciels Word, Excel, C-logik, Mushroom, Apoweb, 3D Ouest, agenda partagé, NTIC, Outlook
- Chercher l’information et la mettre en application
- Être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de pointe
Les « savoir-être » :
- Sens du service public
- Écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise
- Travailler en équipe et en transversalité
- Respecter la confidentialité
- Gérer son stress
- Avoir une tenue correcte et utiliser un vocabulaire correct et positif
- Faire preuve de curiosité et d’adaptabilité
- Le Titre Professionnel (TP) Agent d’accueil et d’information
- Le BEP Accueil et secrétariat
- Expérience sur un poste similaire
Les « savoir-faire » :
- Utiliser les logiciels Word, Excel, C-logik, Mushroom, Apoweb, 3D Ouest, agenda partagé, NTIC, Outlook
- Chercher l’information et la mettre en application
- Être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de pointe
Les « savoir-être » :
- Sens du service public
- Écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise
- Travailler en équipe et en transversalité
- Respecter la confidentialité
- Gérer son stress
- Avoir une tenue correcte et utiliser un vocabulaire correct et positif
- Faire preuve de curiosité et d’adaptabilité
Contact et modalités de candidature
Contact
0556208360
Informations complémentaires
Merci de déposer à l'attention du Président de la Communauté de communes votre CV et une lettre motivation par voie postale (51 chemin du port de l'homme 33360 Latresne) ou par mail à l'adresse suivante : recrutement@cdc-portesentredeuxmers.fr
La communauté de communes participe au financement de la complémentaire santé et au contrat de prévoyance, verse un régime indemnitaire (IFSE, CIA) et adhère au CNAS permettant de bénéficier d'avantages d'action sociale (tarifs réduits, chèques vacances, prêts...)
La communauté de communes participe au financement de la complémentaire santé et au contrat de prévoyance, verse un régime indemnitaire (IFSE, CIA) et adhère au CNAS permettant de bénéficier d'avantages d'action sociale (tarifs réduits, chèques vacances, prêts...)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.