Assistant.e administratif.ve
Offre n° O033250211000949
Publiée le 11/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Ancienne terre maraîchère, Bruges se distingue par sa qualité de vie et par le dynamisme de ses 20 215 habitants (recensement 2021). Voisine de Bordeaux, Bruges est également reconnue grâce à ses nombreuses manifestations et par l’attractivité économique de son territoire. D'après l'édition 2024 du classement des villes et villages où il fait bon vivre en France métropolitaine Bruges se retrouve à la 242° place du classement national, et 9° en Gironde.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Avenue charles de gaulle hôtel de ville, Bruges (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
13/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Rémunération indicative
Grille indiciaire + régime indemnitaire de la fonction publique
Descriptif de l'emploi
Rejoignez notre équipe dédiée au pôle Sport, Jeunesse et Vie associative !
Dans un environnement dynamique et en constante évolution, nous recherchons un gestionnaire administratif pour soutenir notre équipe au sein du Forum des associations.
Vous serez un acteur clé dans le bon fonctionnement du pôle Sport, Jeunesse et Vie associative, en suivant les dossiers administratifs et en assistant les chefs de services au quotidien dans l’organisation de leurs activités.
Vous travaillerez en binôme avec un autre membre de l’équipe pour garantir la continuité en cas d’absence.
Conditions de travail :
• Poste à temps complet (38h par semaine), horaires flexibles selon les besoins du pôle
• Télétravail possible sous réserve des nécessités de service
• Travail en équipe au sein d’un pool administratif
• Présence ponctuelle sur les événements organisés par le pôle
Dans un environnement dynamique et en constante évolution, nous recherchons un gestionnaire administratif pour soutenir notre équipe au sein du Forum des associations.
Vous serez un acteur clé dans le bon fonctionnement du pôle Sport, Jeunesse et Vie associative, en suivant les dossiers administratifs et en assistant les chefs de services au quotidien dans l’organisation de leurs activités.
Vous travaillerez en binôme avec un autre membre de l’équipe pour garantir la continuité en cas d’absence.
Conditions de travail :
• Poste à temps complet (38h par semaine), horaires flexibles selon les besoins du pôle
• Télétravail possible sous réserve des nécessités de service
• Travail en équipe au sein d’un pool administratif
• Présence ponctuelle sur les événements organisés par le pôle
Missions / conditions d'exercice
1. Missions transversales au sein du pôle Sport, Jeunesse et Vie associative :
• Accueil du public : Gestion de l’accueil physique et téléphonique, orientation du public
• Gestion administrative : Saisie et envoi de courriers/courriels, organisation des réunions, prise de rendez-vous
• Ressources humaines : Suivi des congés, absences, arrêts de travail, formations et commande des vêtements de travail pour les agents du Pôle
• Gestion des véhicules : Réservation et suivi technique des minibus et véhicules de service
• Gestion des fournitures : Commande et suivi des fournitures pour le Pôle
2. Missions spécifiques au service des sports :
• Assistance aux événements sportifs : Organisation et suivi des événements comme Bruges’Athlon, Semi-marathon, Fête du multisports, etc. (invitations, demandes de subventions, suivi des inscriptions)
• Suivi financier : Traitement des devis, bons de commande et tableaux de suivi financier des événements
• Gestion des infrastructures sportives : Suivi des demandes de travaux sur les sites sportifs, gestion des stocks de produits d'entretien, édition des arrêtés relatifs aux infrastructures sportives
• Réservations d'infrastructures : Suivi de la campagne de réservations pour les associations (saisie dans Planitech, conventions, assurances)
• Plannings des manifestations : Élaboration des plannings pour les événements sportifs réguliers et ponctuels
3. Missions spécifiques au service vie associative :
• Gestion des associations : Mise à jour de l’annuaire des associations, suivi des dossiers administratifs, conventions et chartes
• Forum des associations : Mise à jour des outils de communication et distribution du courrier aux associations hébergées, suivi des demandes de travaux
• Assistance aux événements associatifs : Suivi administratif des événements comme le Salon des Associations, Cérémonie de l’Engagement Associatif, Apéros des Assos, etc. (invitations, inscriptions, suivi financier)
• Gestion des subventions : Lancement de la campagne de subventions, réception et vérification des demandes, rédaction des courriers de réponse aux associations
• Suivi des formations : Gestion et suivi des formations proposées aux associations (calendrier, inscriptions, convocations)
• Accueil du public : Gestion de l’accueil physique et téléphonique, orientation du public
• Gestion administrative : Saisie et envoi de courriers/courriels, organisation des réunions, prise de rendez-vous
• Ressources humaines : Suivi des congés, absences, arrêts de travail, formations et commande des vêtements de travail pour les agents du Pôle
• Gestion des véhicules : Réservation et suivi technique des minibus et véhicules de service
• Gestion des fournitures : Commande et suivi des fournitures pour le Pôle
2. Missions spécifiques au service des sports :
• Assistance aux événements sportifs : Organisation et suivi des événements comme Bruges’Athlon, Semi-marathon, Fête du multisports, etc. (invitations, demandes de subventions, suivi des inscriptions)
• Suivi financier : Traitement des devis, bons de commande et tableaux de suivi financier des événements
• Gestion des infrastructures sportives : Suivi des demandes de travaux sur les sites sportifs, gestion des stocks de produits d'entretien, édition des arrêtés relatifs aux infrastructures sportives
• Réservations d'infrastructures : Suivi de la campagne de réservations pour les associations (saisie dans Planitech, conventions, assurances)
• Plannings des manifestations : Élaboration des plannings pour les événements sportifs réguliers et ponctuels
3. Missions spécifiques au service vie associative :
• Gestion des associations : Mise à jour de l’annuaire des associations, suivi des dossiers administratifs, conventions et chartes
• Forum des associations : Mise à jour des outils de communication et distribution du courrier aux associations hébergées, suivi des demandes de travaux
• Assistance aux événements associatifs : Suivi administratif des événements comme le Salon des Associations, Cérémonie de l’Engagement Associatif, Apéros des Assos, etc. (invitations, inscriptions, suivi financier)
• Gestion des subventions : Lancement de la campagne de subventions, réception et vérification des demandes, rédaction des courriers de réponse aux associations
• Suivi des formations : Gestion et suivi des formations proposées aux associations (calendrier, inscriptions, convocations)
Profils recherchés
Vous êtes doté d'une excellente maîtrise des outils bureautiques (Outlook Calendar, Word, Excel) et d’une solide capacité à vous adapter aux outils spécifiques du pôle. Vous êtes une personne proactive, capable de prendre des initiatives tout en restant rigoureuse et discrète dans l’exécution de vos missions.
Votre autonomie, votre sens de l’organisation et votre aptitude à gérer les priorités seront des atouts essentiels pour réussir dans ce poste. Vous savez planifier votre travail efficacement et faire preuve de flexibilité face aux imprévus.
En équipe, vous savez à la fois collaborer et alerter votre hiérarchie lorsque cela est nécessaire. Vous aimez relever les défis et vous avez à cœur d’apporter des solutions tout en garantissant une excellente qualité de service.
Si vous êtes aussi réactif qu’organisé, et prêt à travailler dans un environnement dynamique, ce poste est fait pour vous !
Votre autonomie, votre sens de l’organisation et votre aptitude à gérer les priorités seront des atouts essentiels pour réussir dans ce poste. Vous savez planifier votre travail efficacement et faire preuve de flexibilité face aux imprévus.
En équipe, vous savez à la fois collaborer et alerter votre hiérarchie lorsque cela est nécessaire. Vous aimez relever les défis et vous avez à cœur d’apporter des solutions tout en garantissant une excellente qualité de service.
Si vous êtes aussi réactif qu’organisé, et prêt à travailler dans un environnement dynamique, ce poste est fait pour vous !
Contact et modalités de candidature
Contact
0557209783
Informations complémentaires
Si vous souhaitez nous rejoindre pour jouer un rôle clé dans l’organisation d’activités sportives et associatives, tout en contribuant à la dynamique de notre équipe !
Merci d'adresser votre candidature à l'attention de Madame le Maire.
Les titulaires sont invités à fournir leur dernier arrêté de carrière et bulletin de paie. Dans le cadre de leur démarche en faveur de l'égalité professionnelle et de la diversité la Ville et le CCAS de Bruges s'engagent contre toute forme de discrimination.
La commune met en place des actions en faveur de l'emploi des personnes handicapées. Indiquez, si vous le souhaitez, si vous bénéficiez d'une reconnaissance travailleur handicapé.
Merci d'adresser votre candidature à l'attention de Madame le Maire.
Les titulaires sont invités à fournir leur dernier arrêté de carrière et bulletin de paie. Dans le cadre de leur démarche en faveur de l'égalité professionnelle et de la diversité la Ville et le CCAS de Bruges s'engagent contre toute forme de discrimination.
La commune met en place des actions en faveur de l'emploi des personnes handicapées. Indiquez, si vous le souhaitez, si vous bénéficiez d'une reconnaissance travailleur handicapé.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.