La Direction logistique et magasins recherche un.e responsable du centre organisateur manifestations. Dans le cadre de vos fonctions, vous serez amené.e à :



Animer et piloter des équipes



Coordonner l'activité des équipes du centre impliquées dans les manifestations : UPI, chauffeurs. Faire le lien avec le responsable pour l’activité sono vidéo ;
planifier les tâches correspondantes ;
encadrer les équipes UPI, chauffeurs + coordonnatrices manifestations ;
évaluer les agents.


Réaliser de la gestion de ressources humaines



Gestion des temps de travail des agents du centre : validation E-temptation des congés, RTT, formations…


Être une interface avec les services



Assister et conseiller des services pour l’organisation des réunions de travail et des manifestations.


Exploiter votre expertise métier



Sélectionner les ressources les plus adaptées pour la manifestation en fonction des critères retenus (interne ou externe, coût, délai…).


Coordonner et contrôler



Transmettre des besoins aux prestataires internes, externes et aux partenaires institutionnels :
nettoyage et aménagement des salles ;
maintenance technique externalisée ;
fourniture de matériels spécifiques et de végétaux ;
équipement audiovisuel et informatique des salles ;
prise de photos, captation vidéo ;
réalisation de signalétique et de supports informatifs.


Commander des prestations de traiteur



Commander aux différents titulaires des marchés et à la Direction des restaurants.


Gestion du transport et de l'hébergement



Commander des billets de transport des personnalités invitées. Organiser l’accompagnement des personnalités par chauffeur interne. Réserver leur hébergement.


Coordonner les prestations chauffeurs



Transport d’élus, d’intervenants et de Directeurs ;
distribuer des documents du conseil, du bureau, des commissions, de documents urgents pour les Directions et pour les manifestations ;
transporter des parapheurs et petits matériels manifestations ;
livrer des boissons commandées par les services à la direction des restaurants.


Gérer la sécurité



Demander à la sécurité intérieure d’ouverture des accès. Commander au prestataire de sécurité externalisée une présence d’agents en fonction de la liste des participants transmise ;
demander les autorisations de stationnement.


Réaliser le suivi administratif



Préparer et suivre des dossiers administratifs relatifs aux manifestations : devis, conventions de location de salles… ;
contribuer à la rédaction et à l’analyse des offres des marchés de traiteur.


Indicateurs



Tenir les tableaux de bord et indicateurs de l’activité manifestations, UPI et chauffeurs.