Un(e) assistant(e) de direction au secrétariat général
Offre n° O033241205000258
Publiée le 05/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 allee jean rostand, Martillac (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
08/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction générale et sous la responsabilité de la Directrice générale des services, vous êtes chargé(e) d’assister et d’accompagner la Direction générale et le Président dans le cadre des missions liées à la gestion et l’animation d’un Secrétariat général, en binôme avec un autre agent déjà en place.
Les missions principales et activités du poste :
◦ Management :
▪ Superviser et coordonner le service du secrétariat général avec l’appui de la Direction générale.
◦ Secrétariat :
▪ Assurer le secrétariat de la Direction générale et du Président (gestion des agendas, mise en place des réunions et organisation des rendez-vous, suivi et relai des demandes des élus et des partenaires extérieurs pour le compte du Président et de la Direction générale),
▪ Assurer le suivi et le traitement du courrier (enregistrement des courriers entrants y compris mails), les parapheurs papiers et électroniques de la Direction générale et rédaction de courriers sortants,
▪ Assurer les tâches d'administration courante : les marchés publics à faible montant, la préparation budgétaire et le suivi de la comptabilité de l'Administration Générale sur les logiciels métiers (CIVIL, Opendemand, PASTELL entre autres) et les outils de suivis,
▪ Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, documents de travail, supports de présentation, comptes-rendus si nécessaires en collaboration avec la Direction générale,
▪ Organiser des événements institutionnels (vœux, fêtes et cérémonies…) ou des déplacements.
◦ Gestion des assemblées et Juridique :
▪ Organiser et suivre les instances délibérantes : bureaux/conférences des maires, commissions et réunions thématiques/ élus/ interservices :
• Préparer et envoyer les convocations dans le respect des délais,
• Participer à la préparation de ces instances : centralisation des délibérations, suivi des modifications, préparation du dossier papier et numérique,
• Rédiger les délibérations qui concernent l’organisation générale des instances de la collectivité,
• Préparer les dossiers pour la Direction générale et le Président,
• Transmettre les documents pour la légalisation des actes, préparation de la logistique de la réunion, suivi des remboursements des frais kilométriques des élus.
▪ Rédiger et assurer la réalisation des arrêtés et décisions du Président.
◦ Archives :
▪ Assurer la bonne gestion des archives de la collectivité en partenariat avec le Centre de gestion (registres et actes règlementaires).
Les missions transversales :
▪ Participer et/ou animer le Réseau des Assistantes de direction des autres services (appelé Réseau co),
▪ Contribuer aux projets et actions transversaux : arborescence du serveur, outils collaboratifs, gestion de crise, etc.
Les missions ponctuelles :
▪ Participer à la continuité de service du pôle affaires générales et communication / relations usagers : assurer des renforts ponctuels si nécessaires à l’accueil,
▪ Participer à l’organisation des évènements internes.
Les missions principales et activités du poste :
◦ Management :
▪ Superviser et coordonner le service du secrétariat général avec l’appui de la Direction générale.
◦ Secrétariat :
▪ Assurer le secrétariat de la Direction générale et du Président (gestion des agendas, mise en place des réunions et organisation des rendez-vous, suivi et relai des demandes des élus et des partenaires extérieurs pour le compte du Président et de la Direction générale),
▪ Assurer le suivi et le traitement du courrier (enregistrement des courriers entrants y compris mails), les parapheurs papiers et électroniques de la Direction générale et rédaction de courriers sortants,
▪ Assurer les tâches d'administration courante : les marchés publics à faible montant, la préparation budgétaire et le suivi de la comptabilité de l'Administration Générale sur les logiciels métiers (CIVIL, Opendemand, PASTELL entre autres) et les outils de suivis,
▪ Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, documents de travail, supports de présentation, comptes-rendus si nécessaires en collaboration avec la Direction générale,
▪ Organiser des événements institutionnels (vœux, fêtes et cérémonies…) ou des déplacements.
◦ Gestion des assemblées et Juridique :
▪ Organiser et suivre les instances délibérantes : bureaux/conférences des maires, commissions et réunions thématiques/ élus/ interservices :
• Préparer et envoyer les convocations dans le respect des délais,
• Participer à la préparation de ces instances : centralisation des délibérations, suivi des modifications, préparation du dossier papier et numérique,
• Rédiger les délibérations qui concernent l’organisation générale des instances de la collectivité,
• Préparer les dossiers pour la Direction générale et le Président,
• Transmettre les documents pour la légalisation des actes, préparation de la logistique de la réunion, suivi des remboursements des frais kilométriques des élus.
▪ Rédiger et assurer la réalisation des arrêtés et décisions du Président.
◦ Archives :
▪ Assurer la bonne gestion des archives de la collectivité en partenariat avec le Centre de gestion (registres et actes règlementaires).
Les missions transversales :
▪ Participer et/ou animer le Réseau des Assistantes de direction des autres services (appelé Réseau co),
▪ Contribuer aux projets et actions transversaux : arborescence du serveur, outils collaboratifs, gestion de crise, etc.
Les missions ponctuelles :
▪ Participer à la continuité de service du pôle affaires générales et communication / relations usagers : assurer des renforts ponctuels si nécessaires à l’accueil,
▪ Participer à l’organisation des évènements internes.
Missions / conditions d'exercice
Les compétences et expériences recherchées :
◦ Les compétences techniques spécifiques au poste :
▪ Maîtrise et application des règles de fonctionnement de la collectivité (procédures, circuits de validation, calendriers des réunions),
▪ Capacité d'organisation : élaboration et respect des calendriers, hiérarchisation des tâches, organisation des réunions,
▪ Maitrise des logiciels métier et notamment la suite Office,
▪ Qualités rédactionnelles et orthographiques,
◦ Les compétences managériales et de communication :
▪ Capacité à échanger et transmettre l'information avec la Direction générale et avec tous les services,
▪ Être force de proposition et anticipation des actions à mener par le Secrétariat.
◦ Les compétences techniques spécifiques au poste :
▪ Maîtrise et application des règles de fonctionnement de la collectivité (procédures, circuits de validation, calendriers des réunions),
▪ Capacité d'organisation : élaboration et respect des calendriers, hiérarchisation des tâches, organisation des réunions,
▪ Maitrise des logiciels métier et notamment la suite Office,
▪ Qualités rédactionnelles et orthographiques,
◦ Les compétences managériales et de communication :
▪ Capacité à échanger et transmettre l'information avec la Direction générale et avec tous les services,
▪ Être force de proposition et anticipation des actions à mener par le Secrétariat.
Profils recherchés
Les qualités requises :
◦ Rigueur administrative,
◦ Disponibilité et réactivité,
◦ Discrétion et confidentialité,
◦ Qualités relationnelles,
◦ Autonomie,
◦ Sens du travail en équipe et travail en transversalité avec les services et partenaires extérieurs.
Divers :
• Agent de catégorie C ou B, cadre d’emplois des adjoints administratifs ou des rédacteurs territoriaux,
• Niveau bac +2 requis,
• Rémunération statutaire et avantages sociaux,
• Permis véhicule de catégorie B obligatoire.
◦ Rigueur administrative,
◦ Disponibilité et réactivité,
◦ Discrétion et confidentialité,
◦ Qualités relationnelles,
◦ Autonomie,
◦ Sens du travail en équipe et travail en transversalité avec les services et partenaires extérieurs.
Divers :
• Agent de catégorie C ou B, cadre d’emplois des adjoints administratifs ou des rédacteurs territoriaux,
• Niveau bac +2 requis,
• Rémunération statutaire et avantages sociaux,
• Permis véhicule de catégorie B obligatoire.
Contact et modalités de candidature
Contact
0557960120
Informations complémentaires
Date limite de dépôt de candidature : le 8 janvier 2025.
A l'attention de Monsieur le Président de la Communauté de communes de Montesquieu, DRH, 1 allée Jean Rostand, 33650 MARTILLAC ou recrutement@cc-montesquieu.fr ou sur le site internet de la Communauté de Communes de Montesquieu https://www.cc-montesquieu.fr/accueil
Renseignements administratifs : Madame Anaïs FAURE au 05.57.96.01.26
Renseignements techniques : Madame Samantha CHEVRIER au 05.57.96.01.20
Les entretiens auront lieu le 15 janvier 2025 après-midi.
Établissement Public de Coopération Intercommunale de 189 agents situé à Martillac
A l'attention de Monsieur le Président de la Communauté de communes de Montesquieu, DRH, 1 allée Jean Rostand, 33650 MARTILLAC ou recrutement@cc-montesquieu.fr ou sur le site internet de la Communauté de Communes de Montesquieu https://www.cc-montesquieu.fr/accueil
Renseignements administratifs : Madame Anaïs FAURE au 05.57.96.01.26
Renseignements techniques : Madame Samantha CHEVRIER au 05.57.96.01.20
Les entretiens auront lieu le 15 janvier 2025 après-midi.
Établissement Public de Coopération Intercommunale de 189 agents situé à Martillac
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.