Assistant. e de gestion administrative
Offre n° O033240801001207
Publiée le 01/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place pey-berland rue hotel de ville, Bordeaux (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
07/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La Direction de la proximité recherche pour son service coordination son assistant.e de gestion administrative H/F
Au sein d'une équipe de deux agents le la secrétaire du service Travaux - Circulation a pour charge principale d'assurer la saisie et le suivi des arrêtés temporaires de chantier sur immeubles ou réseaux, et permanents de stationnement et circulation. et il elle assure le suivi de ces actes administratifs. Il elle assure également le secrétariat du service coordination.
Au sein d'une équipe de deux agents le la secrétaire du service Travaux - Circulation a pour charge principale d'assurer la saisie et le suivi des arrêtés temporaires de chantier sur immeubles ou réseaux, et permanents de stationnement et circulation. et il elle assure le suivi de ces actes administratifs. Il elle assure également le secrétariat du service coordination.
Missions / conditions d'exercice
Vous réceptionnez les demandes de travaux des quartiers et de la métropole.
Vous saisissez par informatique les arrêtés temporaires de travaux et permanents de circulation et stationnement.
Vous assurez le suivi administratif et juridique de l'ensemble des arrêtés.
Vous élaborez les tableaux de bord (recueil des données, compilation et édition).
Vous suivez la planification des réunions de coordination des travaux.
Vous saisissez et mettez en forme les comptes rendus de réunion.
Vous traitez et diffusez les informations nécessaires au fonctionnement de la direction.
Vous triez, classez et archivez les documents.
Vous serez également amené.e à:
Participer à des groupes métiers.
Assurer l'accueil téléphonique de la Direction de la Proximité.
Suivre, traiter et diffuser la messagerie de la boite générique de la direction.
Participer à des projets transversaux qui impactent la direction.
Assurer la suppléance de la secrétaire chargée de la réglementation permanente.
Horaires : 36 heures et 50 minutes hebdomadaires sur une plage horaire de 8h30 à 18h
Vous saisissez par informatique les arrêtés temporaires de travaux et permanents de circulation et stationnement.
Vous assurez le suivi administratif et juridique de l'ensemble des arrêtés.
Vous élaborez les tableaux de bord (recueil des données, compilation et édition).
Vous suivez la planification des réunions de coordination des travaux.
Vous saisissez et mettez en forme les comptes rendus de réunion.
Vous traitez et diffusez les informations nécessaires au fonctionnement de la direction.
Vous triez, classez et archivez les documents.
Vous serez également amené.e à:
Participer à des groupes métiers.
Assurer l'accueil téléphonique de la Direction de la Proximité.
Suivre, traiter et diffuser la messagerie de la boite générique de la direction.
Participer à des projets transversaux qui impactent la direction.
Assurer la suppléance de la secrétaire chargée de la réglementation permanente.
Horaires : 36 heures et 50 minutes hebdomadaires sur une plage horaire de 8h30 à 18h
Profils recherchés
Vous connaissez l’organisation de la mairie et de la métropole
Doté.e de techniques d’accueil, vous maitrisez les techniques et outils de communication
Vous connaissez les Droits et obligations des usagers
Vous savez accueillir le public avec amabilité
Vous savez prendre des messages et vous vous exprimez clairement en sachant reformuler les demandes. Vous avez des capacités d’analyse.
Vous savez recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Vous maîtrisez les outils bureautiques et les logiciels métiers
Diplomate et rigoureux.se vous respectez vos obligations de discrétion et de confidentialité, votre devoir de réserve. Vous avez le sens du service public. Vous avez le sens de l’organisation et êtes réactif.ve.
Votre disponibilité suivant les nécessités du service sera un atout pour occuper ce poste.
Doté.e de techniques d’accueil, vous maitrisez les techniques et outils de communication
Vous connaissez les Droits et obligations des usagers
Vous savez accueillir le public avec amabilité
Vous savez prendre des messages et vous vous exprimez clairement en sachant reformuler les demandes. Vous avez des capacités d’analyse.
Vous savez recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Vous maîtrisez les outils bureautiques et les logiciels métiers
Diplomate et rigoureux.se vous respectez vos obligations de discrétion et de confidentialité, votre devoir de réserve. Vous avez le sens du service public. Vous avez le sens de l’organisation et êtes réactif.ve.
Votre disponibilité suivant les nécessités du service sera un atout pour occuper ce poste.
Contact et modalités de candidature
Contact
M Blancpain chef de service 0620330155 Mme Rodez RH 0659517491
Informations complémentaires
Suivre le lien et déposer votre cv et votre lettre de motivation.
Le dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires
Le dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.