Un gestionnaire administratif ou une gestionnaire administrative assemblées
Offre n° O033240724001543
Publiée le 24/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Bordeaux
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
04/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La Nouvelle-Aquitaine, plus vaste région de France et troisième plus peuplée, offre un cadre de vie exceptionnel, un territoire d'authenticité, d'humanisme et de solidarité.
Rejoindre notre Région, c'est être au service de notre territoire.
Forte de ses 8000 agents et de ses 83 types de métiers, la Région valorise la diversité des profils, favorise l’accompagnement des agents dans leur parcours professionnel et développe les conditions du bien-être au travail. Elle s’attache à développer une culture commune autour d’un projet d’administration porteur de valeurs managériales et d’engagement pour un environnement de travail respectueux et inclusif.
Découvrez les offres d’emploi et venez nous rejoindre !
Nous recherchons un gestionnaire administratif ou une gestionnaire administrative assemblées auprès de l’Unité Gestion des Assemblées de la Direction Assemblées et Relation à l'élu du Pôle Assemblées et Affaires juridiques – Site de Bordeaux.
Rejoindre notre Région, c'est être au service de notre territoire.
Forte de ses 8000 agents et de ses 83 types de métiers, la Région valorise la diversité des profils, favorise l’accompagnement des agents dans leur parcours professionnel et développe les conditions du bien-être au travail. Elle s’attache à développer une culture commune autour d’un projet d’administration porteur de valeurs managériales et d’engagement pour un environnement de travail respectueux et inclusif.
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Nous recherchons un gestionnaire administratif ou une gestionnaire administrative assemblées auprès de l’Unité Gestion des Assemblées de la Direction Assemblées et Relation à l'élu du Pôle Assemblées et Affaires juridiques – Site de Bordeaux.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES
Au sein de la Direction des Assemblées et Relation à l'Elu, composée de 18 agent-es, le-la Gestionnaire administratif-ve Assemblées aura pour missions principales :
- contribuer au bon fonctionnement des réunions institutionnelles notamment sur les aspects logistiques
- assurer la gestion administrative du processus délibératif
ACTIVITES PRINCIPALES
- Préparer les réunions préparatoires d'examen des projets de délibérations : compiler les documents, constituer les dossiers, suivre les impressions, assurer la diffusion des projets de délibérations et préparer les courriels institutionnels, ...
- Organiser matériellement les séances (Séance plénière et Commission permanente) et les réunions préparatoires (commissions et groupes inter Assemblées) : installer les salles, démarrer ou planifier les visio-conférences et en assurer le bon déroulé, suivre les présences et les absences via les feuilles d'appel et d'émargement, etc.
- Suivre les projets de délibérations notamment via des interactions permanentes avec les directions opérationnelles dans l'outil de gestion et par courriels, assurer la diffusion des projets de délibérations sur les espaces numériques dédiés (Intranet, espace élus, etc.) ainsi que toute information relative au processus délibératif
- Participer aux réunions et séances institutionnelles et s'assurer de leur bon déroulé : veiller au reporting des informations essentielles pour chaque séance ou réunion
- Participer à l'élaboration des procès-verbaux
ACTIVITES SECONDAIRES ET/OU PONCTUELLES
- Toute autre mission qui garantisse le bon fonctionnement du processus délibératif
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin
MOYENS MIS A DISPOITION
- Logiciels
- Matériels de bureautique
- Matériels et équipements dédiés au métier exercé
SPECIFICITES DU POSTE
- Déplacements ponctuels hors du département de rattachement de la résidence administrative
- Déplacements ponctuels à Poitiers et Limoges pour les séances plénières, les commissions permanentes, les réunions d'équipe
- Fonctions de chef-fe de projet : Non
- Fonctions de régisseur-se d'avances et / ou de recettes : Non
- Encadrement: Non
Au sein de la Direction des Assemblées et Relation à l'Elu, composée de 18 agent-es, le-la Gestionnaire administratif-ve Assemblées aura pour missions principales :
- contribuer au bon fonctionnement des réunions institutionnelles notamment sur les aspects logistiques
- assurer la gestion administrative du processus délibératif
ACTIVITES PRINCIPALES
- Préparer les réunions préparatoires d'examen des projets de délibérations : compiler les documents, constituer les dossiers, suivre les impressions, assurer la diffusion des projets de délibérations et préparer les courriels institutionnels, ...
- Organiser matériellement les séances (Séance plénière et Commission permanente) et les réunions préparatoires (commissions et groupes inter Assemblées) : installer les salles, démarrer ou planifier les visio-conférences et en assurer le bon déroulé, suivre les présences et les absences via les feuilles d'appel et d'émargement, etc.
- Suivre les projets de délibérations notamment via des interactions permanentes avec les directions opérationnelles dans l'outil de gestion et par courriels, assurer la diffusion des projets de délibérations sur les espaces numériques dédiés (Intranet, espace élus, etc.) ainsi que toute information relative au processus délibératif
- Participer aux réunions et séances institutionnelles et s'assurer de leur bon déroulé : veiller au reporting des informations essentielles pour chaque séance ou réunion
- Participer à l'élaboration des procès-verbaux
ACTIVITES SECONDAIRES ET/OU PONCTUELLES
- Toute autre mission qui garantisse le bon fonctionnement du processus délibératif
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin
MOYENS MIS A DISPOITION
- Logiciels
- Matériels de bureautique
- Matériels et équipements dédiés au métier exercé
SPECIFICITES DU POSTE
- Déplacements ponctuels hors du département de rattachement de la résidence administrative
- Déplacements ponctuels à Poitiers et Limoges pour les séances plénières, les commissions permanentes, les réunions d'équipe
- Fonctions de chef-fe de projet : Non
- Fonctions de régisseur-se d'avances et / ou de recettes : Non
- Encadrement: Non
Profils recherchés
SAVOIRS
- Fonctionnement des collectivités territoriales
- Notions informatiques
- Techniques et outils de gestion et d'organisation
SAVOIR-FAIRE
- Maîtriser les règles d'organisation de réunions
- Travailler dans le souci du respect des délais et d'un calendrier contraint
- Maîtriser les outils bureautiques et logiciels métiers
- Rendre compte auprès de la hiérarchie
- Travailler en équipe et en transversalité
SAVOIR-ETRE
- Autonomie
- Réactivité
- Sens de l’organisation
- Discrétion et réserve professionnelle
- Sens de l’écoute
- Qualités relationnelles
- Fonctionnement des collectivités territoriales
- Notions informatiques
- Techniques et outils de gestion et d'organisation
SAVOIR-FAIRE
- Maîtriser les règles d'organisation de réunions
- Travailler dans le souci du respect des délais et d'un calendrier contraint
- Maîtriser les outils bureautiques et logiciels métiers
- Rendre compte auprès de la hiérarchie
- Travailler en équipe et en transversalité
SAVOIR-ETRE
- Autonomie
- Réactivité
- Sens de l’organisation
- Discrétion et réserve professionnelle
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- Qualités relationnelles
Contact
Contact
0557575555
Lien de candidature
Informations complémentaires
Nous vous invitons à nous adresser votre candidature avant le 04/09/2024 en remplissant en ligne le formulaire dédié directement sur le site "nouvelle-aquitaine.fr".
Pour y accéder, cliquez sur le lien ci-dessus puis sur « Postuler en ligne », cochez « offre publiée » et sélectionnez cette offre.
Après examen de l’ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers.
Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu’il n’a pas été donné suite à votre demande.
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Après examen de l’ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers.
Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu’il n’a pas été donné suite à votre demande.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.