Asssistant.e de gestion administrative F/H
Offre n° O033240703000674
Publiée le 03/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Bordeaux cedex
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
31/07/2024
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
4 mois
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
La Direction générale des territoires de Bordeaux Métropole pilote et anime l’organisation territorialisée de Bordeaux Métropole. Elle comprend 4 Pôles territoriaux et 2 directions dont 1 en charge de la prévention et la protection des populations.
Missions / conditions d'exercice
Assistant.e de gestion administrative Sécurité incendie accessibilité ERP, vous êtes chargé.e de la gestion administrative de la préparation et du suivi des séances plénières des commissions communales de sécurité et d'accessibilité pour l’ensemble des communes mutualisées.
ACTIVITES PRINCIPALES
-Traiter le courrier arrivée et départ du service sécurité incendie accessibilité ERP : réceptionner et enregistrer les courriers et dossiers ERP :
-Gérer la boite mail du service Prévention
-Traiter et mettre en formes les courriers du centre
-Assurer le traitement administratif des arrêtés municipaux sur le logiciel adapté (BOREGAR, ERP21,…)
-Assurer le traitement administratif des PV de visites
-Établir les convocations des membres des commissions communales de sécurité et d’accessibilité (visites et séances plénières)
-Gérer administrativement les séances plénières et groupes de visite des commissions communales de sécurité et d’accessibilité (ordre du jour, synthèse et envoi aux services concernés)
-Assurer le circuit administratif des visas
-Réceptionner les appels téléphoniques, les orienter vers l’instructeur concerné
En cas de catastrophes naturelles, apporter son soutien au niveau des missions de secrétariat
Participer au secrétariat des structures de gestion de crise activées dans le cadre du Plan Communal de Sauvegarde (PCS)
Participer à l’archivage des dossiers
ACTIVITES PRINCIPALES
-Traiter le courrier arrivée et départ du service sécurité incendie accessibilité ERP : réceptionner et enregistrer les courriers et dossiers ERP :
-Gérer la boite mail du service Prévention
-Traiter et mettre en formes les courriers du centre
-Assurer le traitement administratif des arrêtés municipaux sur le logiciel adapté (BOREGAR, ERP21,…)
-Assurer le traitement administratif des PV de visites
-Établir les convocations des membres des commissions communales de sécurité et d’accessibilité (visites et séances plénières)
-Gérer administrativement les séances plénières et groupes de visite des commissions communales de sécurité et d’accessibilité (ordre du jour, synthèse et envoi aux services concernés)
-Assurer le circuit administratif des visas
-Réceptionner les appels téléphoniques, les orienter vers l’instructeur concerné
En cas de catastrophes naturelles, apporter son soutien au niveau des missions de secrétariat
Participer au secrétariat des structures de gestion de crise activées dans le cadre du Plan Communal de Sauvegarde (PCS)
Participer à l’archivage des dossiers
Profils recherchés
Doté.e d’une expérience en secrétariat, vous maitrisez les outils bureautiques. Doté.e de qualités relationnelles, vous disposez d’aptitudes au travail en équipe et en transversalité. Votre rigueur, votre autonomie et votre capacité d’organisation sont des qualités attendues sur ce poste.
Enfin, vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité sur les dossiers dont vous avez la charge.
Enfin, vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité sur les dossiers dont vous avez la charge.
Contact
Contact
Eve SCHOUARTZ, Responsable de service Sécurité Bâtimentaire, n° tél 05.56.10.14.36
Informations complémentaires
Merci d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) au plus tard le 31 juillet 2024 aux adresses suivantes : h.badoures@bordeaux-metropole.fr et e.schouartz@bordeaux-metropole.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.