Ville universitaire, culturelle et sportive, Talence est la quatrième ville de l’agglomération Bordelaise, elle conjugue ses talents avec passion, déclinant la qualité de vie sous toutes ses formes avec ses commerces, ses jardins, ses associations, ses groupes scolaires et ses nombreux évènements (ODP, décastar…).

Découvrir Talence : https://youtu.be/eujJJtycRKg?feature=shared

Talence demeure une ville à taille humaine, guidée par l’échange et le vivre-ensemble. C’est une ville d’équilibres, de diversité et de rencontres qui œuvre pour rapprocher chaque acteur du territoire, grâce à un tissu associatif riche. Talence a également à cœur de veiller à la qualité de vie des écoliers en donnant aux enseignants les moyens d’assurer leur mission pédagogique. Pour ses centres de loisirs, la ville a signé une charte « Plan Mercredi », ce label de qualité garanti une continuité éducative de l’accueil de tous les enfants.

Pour assurer le suivi administratif et de gestion du service accueil et ressources au sein de la direction Enfance et vie éducative, la ville de Talence recrute un(e) assistant(e) administratif(ve).

Nous avons besoin de vous et de votre implication pour accomplir les missions suivantes :
Missions principales :

Gestion de l’accueil physique et téléphonique

Administration générale du secrétariat
✔ Travaux de bureautique : rédaction, saisie et mise en forme de documents informatiques (traitement des mails, courriers, notes, convocations, tableaux, comptes-rendus, et autres documents ou dossiers administratifs)
✔ Réceptionner, traiter et diffuser les diverses informations vers les agents (bourse à l'emploi, notes diverses, infos mairie...)
✔ Assurer les réservations de salles pour les réunions du service
✔ Tenir à jour les différents listings et répertoires téléphoniques des agents du service
✔ Suivre les stocks de matériels et fournitures de bureau courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs
✔ Tenir les matrices de documents internes à jour et les diffuser

Gérer et organiser le planning hebdomadaire des agents remplaçants
✔ Informer quotidiennement le service de l'ensemble des absences prévues et imprévues
✔ Gérer les absences et les remplacements quotidiens du service Enfance
✔ Valider les congés des agents remplaçants afin d’assurer le bon fonctionnement des différentes structures
✔ Tenir à jour le tableau des absences

Administration des Recrutements
✔ Assurer la réception et le suivi des CV
✔ Alerter le chef de service sur les besoins en recrutements des agents remplaçants
✔ Présenter les dossiers au chef de service pour aide à la décision
✔ Convoquer les candidats en les informant de la nature du poste

Assurer le suivi et traitement des réclamations facturation
✔ Assurer les vérifications et le suivi mensuel des pointages restauration des écoles
✔ Réceptionner et traiter les réclamations des familles en lien avec la Régie multiservices

Suivre les incidents et accidents du travail
- Réceptionner et synthétiser les analyses d’incidents et accident
- Faire le lien avec les référents techniques pour envisager les suites à donner

Soutenir la partie administrative des commandes de prestations et de travaux
(écoles et bâtiments)

Proposer et participer à l'amélioration de la qualité du service

Missions devant être réalisées en suppléance du collègue binôme :
- Préparation des éléments de paie
- Préparation des entretiens professionnels
- Gestion du temps de travail des agents
- Administration des recrutements (phase 2)

Vous devez être titulaire d’un baccalauréat et d’une expérience dans le domaine administratif.

Vous devez également avoir les connaissances suivantes :
- Maîtrise des outils bureautiques, niveau confirmé à expert (pack office 365)
- Connaissance de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale.

Votre rigueur, votre adaptabilité, votre capacité d’analyse et votre disponibilité seront des atouts majeurs pour mener à bien les différentes missions confiées. Vous devez savoir gérer les situations d’urgence, prioriser et faire preuve de discrétion professionnelle.

Ce poste est ouvert aux fonctionnaires de catégorie C et aux contractuels pour un CDD de 12 mois renouvelable à temps complet (37h15).

Les avantages + :
- Complément Individuel Annuel (Intégrant le présentéisme)
- Compte épargne temps monétisable
- RTT
- Comité des Œuvres Sociales : Prestations sociales (garde enfants, centre de loisirs...), billetterie, location Mobil Home...
- Activités sportives gratuites réservées aux agents (Pilate, chorale, Padel…)
- Participation mutuelle et transports
- Forfait mobilité durable
- Parking privé pour les agents

Votre profil et ce poste sont en adéquation, rejoignez-nous dans cette aventure en intégrant une équipe dynamique et bienveillante au sein d’une structure à taille humaine.