I – Adjoint au Directeur général des services
MISSIONS
- Apporter une assistance administrative au Directeur Général des Services ;
- Gérer le secrétariat du Directeur Général des Services ;
- Etre l’interlocuteur des Services et des partenaires pour la transmission d’informations ;
- Optimiser la gestion administrative des services ;
- Assurer la gestion et le secrétariat du Conseil municipal.


ACTIVITES

- Assistance administrative sur tous les dossiers confiés au Directeur Général de Services : contrôle du respect des obligations administratives, veille en matière de réglementation fiscale, juridique, sociale et comptable, recherches documentaires, rédaction de note, préparation de dossiers.
- Gestion secrétariat général : organisation de réunions, traitement du courrier et préparation des dossiers.
- Gestion de l’information : traitement de l’information (collecter, classer et mettre à jour), gestion et transmission des informations en interne et en externe, rédaction des supports de communication interne (rapports, comptes rendus, notes…)
- Optimisation de la gestion administrative des Services :
• Proposition et élaboration des procédures en lien avec les champs d’activité de la Direction générale des services ;
• Gestion documentaire : gestion électronique des documents, mise en place de règles de classement, de partage et d’archivage
- Gestion des contrats, baux et conventions : élaboration des documents dans le respect de la réglementation et suivi des conditions d’exécution.

- Gestion et secrétariat du Conseil Municipal : préparation des ordres du jour, préparation et rédaction de délibérations, mise en forme de l’ensemble des délibérations, préparation et suivi des listes d’émargement, récolement des décisions antérieures du Conseil municipal avec les nouvelles questions, envoi des convocations, rédaction des compte rendus et des procès-verbaux, tenue du registre des délibérations, diffusion des compte-rendu.

II - Missions Ressources Humaines :
- Soutien à la direction d'une politique de gestion du personnel avec une optimisation et une adaptation des ressources humaines de la collectivité ;
- Veille juridique aux conditions générales de travail et d'application de la législation sociale et statutaire ;
- Conseil et assistance des responsables hiérarchiques ;
- Appui aux relations sociales, préparation et suivi des réunions des instances paritaires.

Organisation (administrative et matérielle), gestion et suivi du Conseil Municipal :
- Proposer et réaliser la planification annuelle des séances du Conseil Municipal
- Proposer et réaliser l’ordre du jour de chaque Conseil Municipal
- Réaliser le rétroplanning et assurer le respect des délais
- Accompagner les services dans la rédaction des projets de notes de présentation et de délibération
- Assurer la rédaction des délibérations du Conseil Municipal et
- Assurer la convocation des élus et centraliser les réponses (présences, absences, empêchements...)
- Assister aux séances du Conseil Municipal et en assurer le secrétariat
- Assurer l'affichage (en Mairie et sur le site Internet) des délibérations examinées en Conseil Municipal
- Retranscrire le procès-verbal des séances du Conseil municipal et assurer sa transmission aux membres
- Assurer la transmission au contrôle de légalité des délibérations et documents annexés
- Assurer la ventilation des délibérations dans les services au retour de la préfecture
- Rédiger et suivre les décisions du Maire dans le cadre des délégations d’attribution du Conseil Municipal au Maire
- Assurer la transmission au contrôle de légalité des décisions
- Rédiger le compte-rendu des délégations d'attribution pour information au Conseil Municipal
- Tenir le registre des délibérations et y inclure les décisions

Organisation (administrative et matérielle), gestion et suivi du CST et F3SCT :
- Proposer et réaliser la planification annuelle des séances du CST et du F3SCT
- Proposer et réaliser, en lien avec le Pôle RH, l’ordre du jour de chaque séance
- Assurer la convocation des membres et centraliser les réponses (présences, absences, empêchements...)
- Retranscrire le procès-verbal de chaque séance et assurer sa transmission aux membres

Gestion des affaires juridiques :
- Développer des partenariats avec les professionnels du droit (avocats, huissiers)
- Conseiller les élus et les services et les alerter sur les risques juridiques
- Mettre en place des procédures pour limiter les risques juridiques
- Vérifier la validité juridique des actes et organiser leur procédure de validation
- Gestion et suivi des contentieux et précontentieux : Analyser la nature du litige et évaluer ses enjeux, Gérer les contentieux et la rédaction des écritures en collaboration avec les services et les avocats le cas échéant

Gestion des assurances :
- Gestion des Sinistres : Réaliser un tableau de bord de suivi des sinistres, Déclarer les sinistres en responsabilité civile, flotte automobile et dommages aux biens, Rédiger les constats, Collecter des informations et rapports, auprès des services concernés, Prendre les rendez-vous d’expertises, Participer, si nécessaire, à des expertises en lien avec les cadres de la Direction, réaliser directement certains recours contre les tiers identifiés, Classer et archivez les dossiers ;
- Gestion des contrats : Participer à l’élaboration des cahiers des charges pour les marchés d’assurance, Assurez le suivi budgétaire des primes d’assurances, Déclarer les biens immobiliers et véhicules à assurer (adjonction et suppression) et tenir à jour les différents états ; Assurer la diffusion annuelle des cartes vertes, Informez les différents services sur les contrats souscrits, Réaliser un état annuel de la sinistralité de la Commune

Rédaction, gestion et suivi des baux, conventions et contrats spécifiques de la Commune :
- Centraliser à la DGS ces documents
- Enregistrer au format dématérialisé ces documents et mettre en place un tableau de suivi
- Assurer l’instruction et/ou la rédaction en collaboration avec les services compétents
- Recueillir les visas de validation des services avant signature
- Vérifier la conformité et la fiabilité juridique des documents avant signature
- Assurer la mise à la signature
- Assurer leur suivi (envoi des courriers aux partenaires, enregistrement et notifications des documents signés aux services concernés, suivi des périodes de validité des documents et alerte pour reconduction, etc.)
- Archiver, classer (version numérique et version papier) et suivre selon la méthodologie établie (tableau de bord)




Spécificités
• Travail en bureau, terrain occasionnel
• Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de son supérieur hiérarchique
• Disponibilité
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité


Gestion de l’information et de la documentation :
- Référent du logiciel de Gestion Electronique du Courrier : création des utilisateurs et gestion de leurs droits, sensibilisation et formation des utilisateurs, création et modifications des circuits entrants et sortants, création et mise en place des courriers types en lien avec les services,
- Référent du logiciel de publicité des actes administratifs : création des utilisateurs et gestion de leurs droits, sensibilisation et formation des utilisateurs, gestion des divers paramétrages (mots clés, anonymisation, …)
- Garant de la bonne gestion du dossier « Dossiers Communs » sur le serveur informatique : mise en place de règles de classement, de partage et d'archivage, suivi des tableaux de bord
- Rédaction et suivi des notes d’information et des notes de service de l’ensemble de la Collectivité

Autres :
- Gestion du secrétariat général en l'absence de la secrétaire de Pôle DGS : assurer l’enregistrement et la diffusion du courrier arrivé (courrier postal et courriels), assurer la gestion de l’adresse mail mairie@
- Participer aux réunions de Direction

Savoirs
• Connaissance du statut de la fonction publique territoriale

Savoirs faire
• Forte capacité à l'organisation et au management
• Aptitude à travailler en équipe à la conduite de projets
• Bonne maitrise des outils informatiques
• Qualités rédactionnelles
• Sens développé de l'organisation et des responsabilités
• Sens de l'anticipation dans la gestion des dossiers

Savoirs être
• Honnêteté • Diplomatie
• Impartialité • Rigueur
• Discrétion • Disponibilité


• Nouvelles technologies de l'information et de la communication : Gestion électronique des courriers, logiciel de publicité des actes, ...
• Technologies de l'information et de la communication : téléphone, photocopieur, matériel de bureautique, ….