Chargé-e des Assemblées
Offre n° O031250131000998
Publiée le 31/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rue maubec, Plaisance-du-Touch (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/06/2025
Date limite de candidature
30/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du service affaires juridiques commande publique rattaché à la Direction des Moyens, le chargé des assemblées assure l'organisation et le suivi des instances et de manière générale, la gestion des actes administratifs de la collectivité.
Le chargé des Assemblées travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des services dans une logique de transversalité pour assurer la coordination des actes. Son rôle est indispensable au fonctionnement de l'ensemble des services puisque qu’il intervient au niveau de l'aboutissement du processus décisionnel.
Le chargé des Assemblées travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des services dans une logique de transversalité pour assurer la coordination des actes. Son rôle est indispensable au fonctionnement de l'ensemble des services puisque qu’il intervient au niveau de l'aboutissement du processus décisionnel.
Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité du Responsable Affaires juridiques / Commande publique :
Mission 1 : Organisation, gestion et préparation des instances décisionnelles et consultatives
- Assistance aux services pour la préparation des dossiers : collecte, correction, saisie et formalisation des documents (délibérations, rapports, projets d’actes, annexes,…),
- Pilotage de l’organisation matérielle des assemblées (réservation de salle, organisation des réunions en visioconférence, information des intervenants).
- Préparation des documents de gestion de la séance et les documents de vote (liste d’émargement, pouvoirs, bulletins de vote, procès verbal…)
- Veiller au respect des procédures et des délais (notamment effectuer la convocation des élus)
- Veiller à la présentation de documents conformément aux règles définies (charte graphique, modèles…)
- Diffusion des informations relatives aux assemblées
- Assistance aux séances du conseil municipal
- Gestion et suivi des tableaux de bord et procédures liés aux activités du service
Mission 2 : Exécution et suivi des formalités postérieures
- Formalisation et mise en signature des délibérations et documents annexes.
- Vérification des actes avant diffusion ou mise en signature
- Transmission des actes au contrôle de légalité et diffusion des actes rendus exécutoires aux services
- Mise en œuvre des mesures de publicité des actes.
- Elaboration et mise à jour du tableau de suivi des conventions approuvées en Conseil municipal.
- Suivi les délégations accordées par le conseil municipal aux exécutifs, et désignation dans les organismes extérieurs
- Mise en œuvre de l’archivage réglementaire (recueil des actes administratifs.)
- Veille juridique sur cadre légal des assemblées.
Mission 3 : Traitement des décisions et arrêtés municipaux
- Réception, traitement, rédaction, relecture et correction voire remaniement des actes administratifs de la collectivité
- Assurer le suivi des désignations de représentants appelés à siéger dans différents organismes
- Préparer et suivre les arrêtés de délégations
- Transmission des actes au contrôle de légalité
- Mise en œuvre des mesures de publicité des actes
- Diffusion des actes rendus exécutoires aux services
AUTRES MISSIONS
Continuité de service Affaires juridique et Commande publique
- Soutien organisationnel au service affaires juridiques / commande publique / assurance
- Suppléance de la responsable du service Affaire juridique et commande publique
SPECIFICITES DE L'EMPLOI :
En dehors des heures de bureau, participation aux instances.
Déplacements possibles notamment en fonction des lieux où se tiennent les instances
Travail en équipe
Continuité du service (planification des congés et absences en fonction des contraintes liées au poste).
Mission 1 : Organisation, gestion et préparation des instances décisionnelles et consultatives
- Assistance aux services pour la préparation des dossiers : collecte, correction, saisie et formalisation des documents (délibérations, rapports, projets d’actes, annexes,…),
- Pilotage de l’organisation matérielle des assemblées (réservation de salle, organisation des réunions en visioconférence, information des intervenants).
- Préparation des documents de gestion de la séance et les documents de vote (liste d’émargement, pouvoirs, bulletins de vote, procès verbal…)
- Veiller au respect des procédures et des délais (notamment effectuer la convocation des élus)
- Veiller à la présentation de documents conformément aux règles définies (charte graphique, modèles…)
- Diffusion des informations relatives aux assemblées
- Assistance aux séances du conseil municipal
- Gestion et suivi des tableaux de bord et procédures liés aux activités du service
Mission 2 : Exécution et suivi des formalités postérieures
- Formalisation et mise en signature des délibérations et documents annexes.
- Vérification des actes avant diffusion ou mise en signature
- Transmission des actes au contrôle de légalité et diffusion des actes rendus exécutoires aux services
- Mise en œuvre des mesures de publicité des actes.
- Elaboration et mise à jour du tableau de suivi des conventions approuvées en Conseil municipal.
- Suivi les délégations accordées par le conseil municipal aux exécutifs, et désignation dans les organismes extérieurs
- Mise en œuvre de l’archivage réglementaire (recueil des actes administratifs.)
- Veille juridique sur cadre légal des assemblées.
Mission 3 : Traitement des décisions et arrêtés municipaux
- Réception, traitement, rédaction, relecture et correction voire remaniement des actes administratifs de la collectivité
- Assurer le suivi des désignations de représentants appelés à siéger dans différents organismes
- Préparer et suivre les arrêtés de délégations
- Transmission des actes au contrôle de légalité
- Mise en œuvre des mesures de publicité des actes
- Diffusion des actes rendus exécutoires aux services
AUTRES MISSIONS
Continuité de service Affaires juridique et Commande publique
- Soutien organisationnel au service affaires juridiques / commande publique / assurance
- Suppléance de la responsable du service Affaire juridique et commande publique
SPECIFICITES DE L'EMPLOI :
En dehors des heures de bureau, participation aux instances.
Déplacements possibles notamment en fonction des lieux où se tiennent les instances
Travail en équipe
Continuité du service (planification des congés et absences en fonction des contraintes liées au poste).
Profils recherchés
Diplômé d’un bac + 2/3 avec une spécialité en droit public
Vous êtes reconnu(e) pour vos capacités rédactionnelles.
Vous savez travailler en transversalité avec les services et vous respectez les procédures définies.
Rigoureux(euse) et méthodique, vous disposez d'un bon sens de l'organisation et savez prioriser vos missions et activités.
Votre bonne connaissance du secteur public et du fonctionnement des collectivités territoriales vous permettra d'être rapidement opérationnel et autonome.
Doté(e) d'un grand sens du service public, vous faites preuve de réserve et de confidentialité. Vous maitrisez les logiciels pack office.
Vous êtes réactif(ve) et disponible. Votre aisance relationnelle et votre sens de l'écoute seront les qualités requises pour la réussite sur ce poste.
Vous êtes reconnu(e) pour vos capacités rédactionnelles.
Vous savez travailler en transversalité avec les services et vous respectez les procédures définies.
Rigoureux(euse) et méthodique, vous disposez d'un bon sens de l'organisation et savez prioriser vos missions et activités.
Votre bonne connaissance du secteur public et du fonctionnement des collectivités territoriales vous permettra d'être rapidement opérationnel et autonome.
Doté(e) d'un grand sens du service public, vous faites preuve de réserve et de confidentialité. Vous maitrisez les logiciels pack office.
Vous êtes réactif(ve) et disponible. Votre aisance relationnelle et votre sens de l'écoute seront les qualités requises pour la réussite sur ce poste.
Contact et modalités de candidature
Contact
0562135340
Informations complémentaires
Pour postuler, merci d’adresser votre candidature (CV + lettre de motivation obligatoires) à l’attention de Monsieur le Maire
Soit par voie postale :
Mairie de Plaisance du Touch
Rue Maubec
31830 PLAISANCE DU TOUCH
Soit par mail :
ressourceshumaines@plaisancedutouch.fr
Les candidatures envoyées par mail doivent être exclusivement envoyées au format PDF et les pièces jointes doivent être nommées avec le NOM et Prénom du candidat.
Soit par voie postale :
Mairie de Plaisance du Touch
Rue Maubec
31830 PLAISANCE DU TOUCH
Soit par mail :
ressourceshumaines@plaisancedutouch.fr
Les candidatures envoyées par mail doivent être exclusivement envoyées au format PDF et les pièces jointes doivent être nommées avec le NOM et Prénom du candidat.
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE PLAISANCE DU TOUCH
>Rue maubec
31830 Plaisance du touch
>Rue maubec
31830 Plaisance du touch
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.