Agent administratif
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Offre n° O031241008000268
Publiée le 08/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
46 AVENUE DE GAMEVILLE, Saint-Orens-de-Gameville (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
02/12/2024
Date limite de candidature
08/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Directrice Ajointe de l’Éducation, vous travaillerez en étroite collaboration avec l’ensemble des
agents composant le service ; et vous serez chargé plus spécifiquement de l’ensemble de la gestion des ressources
humaines du service et administrative.
agents composant le service ; et vous serez chargé plus spécifiquement de l’ensemble de la gestion des ressources
humaines du service et administrative.
Missions / conditions d'exercice
Gestion des ressources humaines du service
En lien avec les responsables des pôles scolaires :
- Assurer le recensement des absences des agents du service ainsi que la transmission au service Ressources Humaines.
- Assurer la gestion des plannings des agents des écoles
- Assurer le suivi de l’annualisation des agents des écoles et des animateurs jeunesses.
- Centraliser les besoins de recrutement et/ ou de remplacement dans les écoles
- Répartir des demandes de stage dans les écoles en lien avec les directeurs d’écoles.
Assurer la coordination avec le service des Ressources Humaines de la collectivité :
- Centraliser et transmettre des documents administratifs et pièces justificatives
- Organiser le recrutement des agents du service scolaire : centralisation des CV, prise de contact des candidats, assurer les premiers entretiens, assurer la complétude du dossier et sa transmission du dossier aux services RH pour la signature du contrat.
- Assurer le suivi des conventions de stage en lien avec la DRH.
Mise en place de la création d’outils de travail et de suivi :
- Créer les tableaux de décompte du temps de travail annuel
- Créer les calendriers de l’entretien en périodes de vacances scolaires.
- Organiser le planning des stagiaires en lien avec les responsables de pôle
- Assurer la mise à jour de l’organigramme du service Enfance, Scolaire, Jeunesse.
- Créer et mettre à jour le fichier des CV et assurer la bonne transmission des diplômes des nouveaux agents ou remplaçants pour la constitution de dossier Jeunesse et Sport.
Gestion budgétaire du service Enfance, Scolaire, Jeunesse :
- Préparer et assurer le suivi budgétaire du marché « du transport des personnes » (gérer tout le suivi budgétaire de la saisie des bons de commande à la facturation en lien avec le service finance (paiement du service fait et gestion des litiges).
- Organiser le spectacle de fin d’année dans les écoles et assurer le suivi budgétaire de cette action.
- Transmettre les informations pour permettre le calcul annuel du coût d’un élève.
- Réaliser le budget prévisionnel de l’année à venir et assurer le suivi du budget de l’année en cours.
- Assurer le suivi des EPI (Equipements de Protection Individuelle) et du linge des écoles : recensement des besoins, suivi de la consommation, renouvellement des EPI et du linge et suivi budgétaire (élaboration des bons de commande des nouveaux achats, contrôle des factures et rapprochements)
Gestion des marchés publics et des commandes du service :
- Assurer le suivi des marchés en cours et préparer les nouveaux marchés : Bordereaux du Prix Unitaire (BPU), Cadre Mémoire Techniques (CMT) et analyse des offres en lien avec le service de la commande publique.
- Recenser, contrôler et assurer l’ensemble des commandes provenant du personnel de l’Éducation Nationale et des agents du service jeunesse.
- S’assurer de la bonne réception des commandes, suivi des litiges, bonne application des conditions de marchés.
Gestion secrétariat et administratif
- Répondre aux appels téléphoniques et aux mails
- Gérer le traitement, la rédaction et l’envoi du courrier et du rapport d’activités.
- Assurer l’archivage chaque année des courriers et autres documents relatifs au scolaire.
- Organiser et assurer le suivi budgétaire, en binôme avec le deuxième agent administratif du service, et plus particulièrement le budget des transports (sortie scolaire).
- Assurer l’accueil pour le service Enfance, Jeunesse et Scolaire
Participer à toutes les missions nécessaires au fonctionnement du service Enfance, Scolaire, Jeunesse et du Guichet Famille :
- Travailler en transversalité et en binôme avec l’autre agent administratif (prendre son relais lors de son absence), les responsables de pôles et animateurs jeunesses.
- Assurer la transmission d’informations nécessaires au bon fonctionnement du service
- Assurer la planification et la coordination avec les services de la collectivité : goûter de noël, spectacle de fin d’année, etc.
- Travailler en lien avec les services : finances, ressources humaines, commande publique, services techniques et informatiques.
- Participer aux réunions du service.
- Renforcer le guichet famille en cas de nécessité de service notamment sur les inscriptions scolaires.
En lien avec les responsables des pôles scolaires :
- Assurer le recensement des absences des agents du service ainsi que la transmission au service Ressources Humaines.
- Assurer la gestion des plannings des agents des écoles
- Assurer le suivi de l’annualisation des agents des écoles et des animateurs jeunesses.
- Centraliser les besoins de recrutement et/ ou de remplacement dans les écoles
- Répartir des demandes de stage dans les écoles en lien avec les directeurs d’écoles.
Assurer la coordination avec le service des Ressources Humaines de la collectivité :
- Centraliser et transmettre des documents administratifs et pièces justificatives
- Organiser le recrutement des agents du service scolaire : centralisation des CV, prise de contact des candidats, assurer les premiers entretiens, assurer la complétude du dossier et sa transmission du dossier aux services RH pour la signature du contrat.
- Assurer le suivi des conventions de stage en lien avec la DRH.
Mise en place de la création d’outils de travail et de suivi :
- Créer les tableaux de décompte du temps de travail annuel
- Créer les calendriers de l’entretien en périodes de vacances scolaires.
- Organiser le planning des stagiaires en lien avec les responsables de pôle
- Assurer la mise à jour de l’organigramme du service Enfance, Scolaire, Jeunesse.
- Créer et mettre à jour le fichier des CV et assurer la bonne transmission des diplômes des nouveaux agents ou remplaçants pour la constitution de dossier Jeunesse et Sport.
Gestion budgétaire du service Enfance, Scolaire, Jeunesse :
- Préparer et assurer le suivi budgétaire du marché « du transport des personnes » (gérer tout le suivi budgétaire de la saisie des bons de commande à la facturation en lien avec le service finance (paiement du service fait et gestion des litiges).
- Organiser le spectacle de fin d’année dans les écoles et assurer le suivi budgétaire de cette action.
- Transmettre les informations pour permettre le calcul annuel du coût d’un élève.
- Réaliser le budget prévisionnel de l’année à venir et assurer le suivi du budget de l’année en cours.
- Assurer le suivi des EPI (Equipements de Protection Individuelle) et du linge des écoles : recensement des besoins, suivi de la consommation, renouvellement des EPI et du linge et suivi budgétaire (élaboration des bons de commande des nouveaux achats, contrôle des factures et rapprochements)
Gestion des marchés publics et des commandes du service :
- Assurer le suivi des marchés en cours et préparer les nouveaux marchés : Bordereaux du Prix Unitaire (BPU), Cadre Mémoire Techniques (CMT) et analyse des offres en lien avec le service de la commande publique.
- Recenser, contrôler et assurer l’ensemble des commandes provenant du personnel de l’Éducation Nationale et des agents du service jeunesse.
- S’assurer de la bonne réception des commandes, suivi des litiges, bonne application des conditions de marchés.
Gestion secrétariat et administratif
- Répondre aux appels téléphoniques et aux mails
- Gérer le traitement, la rédaction et l’envoi du courrier et du rapport d’activités.
- Assurer l’archivage chaque année des courriers et autres documents relatifs au scolaire.
- Organiser et assurer le suivi budgétaire, en binôme avec le deuxième agent administratif du service, et plus particulièrement le budget des transports (sortie scolaire).
- Assurer l’accueil pour le service Enfance, Jeunesse et Scolaire
Participer à toutes les missions nécessaires au fonctionnement du service Enfance, Scolaire, Jeunesse et du Guichet Famille :
- Travailler en transversalité et en binôme avec l’autre agent administratif (prendre son relais lors de son absence), les responsables de pôles et animateurs jeunesses.
- Assurer la transmission d’informations nécessaires au bon fonctionnement du service
- Assurer la planification et la coordination avec les services de la collectivité : goûter de noël, spectacle de fin d’année, etc.
- Travailler en lien avec les services : finances, ressources humaines, commande publique, services techniques et informatiques.
- Participer aux réunions du service.
- Renforcer le guichet famille en cas de nécessité de service notamment sur les inscriptions scolaires.
Profils recherchés
- Adaptabilité et capacité à se former rapidement sur les outils nécessaires au bon fonctionnement du service.
- Maitrise des règles budgétaires et des marchés publics.
- Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques : logiciel de bureautique (Open Office, Outlook, Internet...) et logiciels de la ville (CIRIL, Post Office et AGORA).
- Capacité rédactionnelle, méthodes et outils d'analyse
- Polyvalence et Autonomie
- Sens du travail en équipe
- Capacité à travailler en transversalité avec l’ensemble des services et des autres institutions
- Qualités relationnelles
- Esprit d’initiative et d’organisation
- Rigueur, discrétion et disponibilité,
- Bonne connaissance de l'environnement des collectivités territoriales, des procédures administratives et
Techniques.
- Sens du service public.
- Maitrise des règles budgétaires et des marchés publics.
- Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques : logiciel de bureautique (Open Office, Outlook, Internet...) et logiciels de la ville (CIRIL, Post Office et AGORA).
- Capacité rédactionnelle, méthodes et outils d'analyse
- Polyvalence et Autonomie
- Sens du travail en équipe
- Capacité à travailler en transversalité avec l’ensemble des services et des autres institutions
- Qualités relationnelles
- Esprit d’initiative et d’organisation
- Rigueur, discrétion et disponibilité,
- Bonne connaissance de l'environnement des collectivités territoriales, des procédures administratives et
Techniques.
- Sens du service public.
Contact et modalités de candidature
Contact
Pluvert Marion, Directrice Adjointe de l’Education Tél : 05 61 14 88 75
Informations complémentaires
CV détaillé + lettre de motivation + dernière situation administrative le cas échéant + photocopie des diplômes à adresser à :
Monsieur le Maire
Direction des Relations Humaines
46, Avenue de Gameville - 31650 SAINT-ORENS DE GAMEVILLE ou par mail : courrier@mairie-saint-orens.fr
Monsieur le Maire
Direction des Relations Humaines
46, Avenue de Gameville - 31650 SAINT-ORENS DE GAMEVILLE ou par mail : courrier@mairie-saint-orens.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE ST ORENS DE GAMEVILLE
>46 AVENUE DE GAMEVILLE
31650 ST ORENS DE GAMEVILLE
>46 AVENUE DE GAMEVILLE
31650 ST ORENS DE GAMEVILLE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.