Chargé de coordination administrative et RH H/F
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O031240725000780
Publiée le 25/07/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
1 BOULEVARD DE LA MARQUETTE, Toulouse (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
22/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
statutaire + régime indemnitaire + primes semestrielles
Descriptif de l'emploi
La Direction de la Commande Publique (DCP) est en charge :
- du pilotage, de la coordination et de l’évaluation de la mise en œuvre de la politique d’achat de la collectivité exprimée dans la Charte départementale de la commande publique, en veillant à prendre en compte la performance globale de l’achat (performance technique, économique, sociale, environnementale) et sa sécurité juridique
- du conseil et de l’assistance aux services acheteurs / prescripteurs dans la stratégie et l’organisation de leurs achats, et dans la passation et l’exécution des marchés publics.
Enjeux et objectifs du poste
Gérer l’activité administrative, RH et budgétaire de la direction, avec l’appui des assistant·e·s administratif·ve·s.
Assurer le suivi des ressources humaines de la direction en liaison avec les Ressources humaines.
Assurer la communication interne et externe (informations, guides, veilles, outils…) de la direction auprès des directions acheteuses opérationnelles et auprès de nombreux acteurs externes (entreprises, collectivités, réseaux professionnels…).
Assurer le suivi administratif et logistique de l’ensemble des dossiers et projets de la direction.
- du pilotage, de la coordination et de l’évaluation de la mise en œuvre de la politique d’achat de la collectivité exprimée dans la Charte départementale de la commande publique, en veillant à prendre en compte la performance globale de l’achat (performance technique, économique, sociale, environnementale) et sa sécurité juridique
- du conseil et de l’assistance aux services acheteurs / prescripteurs dans la stratégie et l’organisation de leurs achats, et dans la passation et l’exécution des marchés publics.
Enjeux et objectifs du poste
Gérer l’activité administrative, RH et budgétaire de la direction, avec l’appui des assistant·e·s administratif·ve·s.
Assurer le suivi des ressources humaines de la direction en liaison avec les Ressources humaines.
Assurer la communication interne et externe (informations, guides, veilles, outils…) de la direction auprès des directions acheteuses opérationnelles et auprès de nombreux acteurs externes (entreprises, collectivités, réseaux professionnels…).
Assurer le suivi administratif et logistique de l’ensemble des dossiers et projets de la direction.
Missions / conditions d'exercice
Gestion RH :
- Etre la personne ressource et référente auprès de la DRH
- Organiser les procédures de recrutement et de remplacement, et assurer l’interface avec la DRH
- Mettre à jour et suivre le tableau de gestion des effectifs
- Suivre les contrats des agent·e·s contractuel·le·s
- Conseiller et informer l’encadrement en matière de procédure et de règlementation
- Etre un appui à la définition de la stratégie de recrutement
- Participer aux actions relatives au partenariat avec les écoles : job dating, présentation des métiers de l’achat public, participation au projet de formation spécifique à l’achat public (Collège de la commande publique du Club Stratégie Achats)
- Participer au pilotage, à l’organisation et au suivi des plans de formation
- Recueillir et présenter aux cadres et les informations adressées par la DRH
- Coordonner la gestion RH : avancement de grade / promotion interne, entretiens professionnels, maîtrise des effectifs, …
- Informer, orienter et conseiller les agent·e·s dans leurs questionnements et leur gestion RH
- Assurer la remontée d’information régulière concernant les activités et problématiques RH
Communication :
- Participer à l’élaboration des notes d’information, guides, veilles et outils utiles à l’acculturation « achat et marchés publics » de la collectivité (réseau interne des acheteur·se·s)
- Préparer les supports de présentation nécessaires à la contribution de la DCP aux groupes de travail des réseaux externes d’acheteurs (RES’OCC, CSA) et aux échanges avec les écoles
- Rédiger et présenter les supports d’information interne sur les divers supports (mails, Noova, groupes Teams, …) à destination des directions acheteuses opérationnelles
- Participer à l’organisation de l’archivage des informations
- Produire les comptes rendus des réunions stratégiques et du CODIR-DCP et faciliter la mise en œuvre administrative des orientations prises
- Organiser et diffuser les informations liées au fonctionnement de la direction
Gestion administrative :
- Réaliser et être garant·e de la sécurisation des processus administratifs, notamment dans la mise en œuvre de la dématérialisation
- Elaborer le budget (150 000 €) et suivre son exécution comptable
- Organiser le support logistique des réunions, ateliers et rencontres animés par la DCP (internes et externes)
- Contribuer à réaliser, renseigner et exploiter les outils de suivi de l’activité administrative
- Assurer le support administratif des cadres et des chef·fe·s de projet (SPASER, SI Achats et Marchés publics)
Coordonner l’activité de l’équipe administrative :
- Coordonner et contrôler l’activité
- Etre le référent ou la référente technique au sein de l’équipe (gestion des absences Octime, politique accueil, …)
- Prévenir, repérer et réguler les dysfonctionnements
- Etre la personne ressource et référente auprès de la DRH
- Organiser les procédures de recrutement et de remplacement, et assurer l’interface avec la DRH
- Mettre à jour et suivre le tableau de gestion des effectifs
- Suivre les contrats des agent·e·s contractuel·le·s
- Conseiller et informer l’encadrement en matière de procédure et de règlementation
- Etre un appui à la définition de la stratégie de recrutement
- Participer aux actions relatives au partenariat avec les écoles : job dating, présentation des métiers de l’achat public, participation au projet de formation spécifique à l’achat public (Collège de la commande publique du Club Stratégie Achats)
- Participer au pilotage, à l’organisation et au suivi des plans de formation
- Recueillir et présenter aux cadres et les informations adressées par la DRH
- Coordonner la gestion RH : avancement de grade / promotion interne, entretiens professionnels, maîtrise des effectifs, …
- Informer, orienter et conseiller les agent·e·s dans leurs questionnements et leur gestion RH
- Assurer la remontée d’information régulière concernant les activités et problématiques RH
Communication :
- Participer à l’élaboration des notes d’information, guides, veilles et outils utiles à l’acculturation « achat et marchés publics » de la collectivité (réseau interne des acheteur·se·s)
- Préparer les supports de présentation nécessaires à la contribution de la DCP aux groupes de travail des réseaux externes d’acheteurs (RES’OCC, CSA) et aux échanges avec les écoles
- Rédiger et présenter les supports d’information interne sur les divers supports (mails, Noova, groupes Teams, …) à destination des directions acheteuses opérationnelles
- Participer à l’organisation de l’archivage des informations
- Produire les comptes rendus des réunions stratégiques et du CODIR-DCP et faciliter la mise en œuvre administrative des orientations prises
- Organiser et diffuser les informations liées au fonctionnement de la direction
Gestion administrative :
- Réaliser et être garant·e de la sécurisation des processus administratifs, notamment dans la mise en œuvre de la dématérialisation
- Elaborer le budget (150 000 €) et suivre son exécution comptable
- Organiser le support logistique des réunions, ateliers et rencontres animés par la DCP (internes et externes)
- Contribuer à réaliser, renseigner et exploiter les outils de suivi de l’activité administrative
- Assurer le support administratif des cadres et des chef·fe·s de projet (SPASER, SI Achats et Marchés publics)
Coordonner l’activité de l’équipe administrative :
- Coordonner et contrôler l’activité
- Etre le référent ou la référente technique au sein de l’équipe (gestion des absences Octime, politique accueil, …)
- Prévenir, repérer et réguler les dysfonctionnements
Profils recherchés
Savoirs :
Statut de la fonction publique territoriale
Principes fondamentaux de la GRH
Environnement administratif, institutionnel et politique
Règles de l’expression orale et écrite
Techniques d’organisation et de planification
Techniques d’écoute, de communication et d’observation
Savoir-faire :
Appliquer la règlementation RH
Informer et conseiller les agents, les directions, la hiérarchie
Utiliser les logiciels métiers
Mettre en forme et/ou rédiger des actes et/ou documents administratifs
Utiliser les techniques d’organisation et de gestion administrative
Concevoir et gérer une action de communication
Savoir-être :
Organisation
Méthode et rigueur
Travail en équipe
Relationnel
Analyse et synthèse
Pédagogie et écoute
Autonomie
Adaptabilité et réactivité
Confidentialité
Profil attendu :
Niveau de formation : Bac + 3 obligatoire
Expérience obligatoire en matière de recrutement, gestion des ressources humaines et gestion administrative
Statut de la fonction publique territoriale
Principes fondamentaux de la GRH
Environnement administratif, institutionnel et politique
Règles de l’expression orale et écrite
Techniques d’organisation et de planification
Techniques d’écoute, de communication et d’observation
Savoir-faire :
Appliquer la règlementation RH
Informer et conseiller les agents, les directions, la hiérarchie
Utiliser les logiciels métiers
Mettre en forme et/ou rédiger des actes et/ou documents administratifs
Utiliser les techniques d’organisation et de gestion administrative
Concevoir et gérer une action de communication
Savoir-être :
Organisation
Méthode et rigueur
Travail en équipe
Relationnel
Analyse et synthèse
Pédagogie et écoute
Autonomie
Adaptabilité et réactivité
Confidentialité
Profil attendu :
Niveau de formation : Bac + 3 obligatoire
Expérience obligatoire en matière de recrutement, gestion des ressources humaines et gestion administrative
Contact et modalités de candidature
Contact
0534333231
Informations complémentaires
Poste ouvert aux adjoint administratifs territoriaux et aux rédacteurs territoriaux.
Les candidatures (toutes les pièces composant votre dossier de candidature lettre de motivation + CV + pièces justificatives de votre statut (arrêté de position administrative / diplômes / attestation et liste d'aptitude concours /attestation RQTH ...)) doivent être transmises en PDF.
Processus de recrutement :
Fin de publication le 22/08/2024
Analyse et présélection des candidatures à partir du 23/08/2024
Convocation à l'entretien de recrutement à partir du 26/08/2024
Jury de recrutement le 12/09/2024
Les candidatures (toutes les pièces composant votre dossier de candidature lettre de motivation + CV + pièces justificatives de votre statut (arrêté de position administrative / diplômes / attestation et liste d'aptitude concours /attestation RQTH ...)) doivent être transmises en PDF.
Processus de recrutement :
Fin de publication le 22/08/2024
Analyse et présélection des candidatures à partir du 23/08/2024
Convocation à l'entretien de recrutement à partir du 26/08/2024
Jury de recrutement le 12/09/2024
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.