Située aux portes de Toulouse, la commune d’Aucamville connait un développement régulier de sa population et atteindra prochainement les 10 000 habitants. Elle jouit d’une centralité historique avec de nombreux commerces de proximité et un tissu économique important. Son dynamisme associatif, sa programmation culturelle, ses nombreux services publics en font une ville attractive.

La Commune d’Aucamville a engagé depuis plusieurs années une démarche d'amélioration de la qualité du service public délivré. L'ambition de la Ville est de se donner les moyens, de relever les défis de modernisation dans de multiples domaines, et de prendre en compte les besoins actuels et futurs des habitants.

Le service Culture Sport et Vie Associative est un vecteur important du dynamisme de la Ville et du lien entre les habitants.

MISSIONS

Vous assistez la directrice culture, sport et vie associative dans le fonctionnement du service sur le plan administratif, comptable mais aussi dans l’organisation de la vie culturelle en assurant notamment tout le suivi de la communication du service.

Secrétariat du service pour la partie culture :

- Rédaction et envois de courriers, rédaction ponctuelle d’autres documents en lien avec la responsable de service,
- Renseignement sur les manifestations, vente de billets de spectacles, filtre les appels et transmet les messages à la responsable du service et aux élus référents,
- Assure l’accueil physique et téléphonique,
- Assure l’organisation des réunions liées à la culture (commissions, réunions Festival de guitare, …) : envoi des convocations, préparation logistique, …

Organisation des évènements culturels :

- Assiste la responsable du service dans l’organisation des manifestations culturelles : contact de l’équipe artistique, organisation logistique en lien avec les services techniques, commandes traiteur, démarches administratives associées (suivi des contrats, déclarations SACEM-SACD, …),
- Production et suivi des rétro plannings et tableaux de bord,
- Assure l’accueil des artistes, équipes techniques, prestataires et du public en soirée ou week-end,

Communication culturelle (dont médiathèque) :

- Conception du planning de communication,
- Elaboration des contenus (agenda culturel, affiches, flyers, cartons d’invitations, …),
- Suivi des dossiers auprès des prestataires et du service communication,
- Élaboration de la Newsletter du service et du diaporama de la médiathèque sur les outils du service (outils : Etarget et Canva),
- Gestion des envois, mise à jour ponctuelle du site internet et du Facebook de la mairie

Comptabilité du service :

- Effectue les commandes et engagements comptables du service sur le logiciel CIVIL NET GF,
- Assure le suivi des dépenses et des recettes, y compris pour la comptabilité analytique du service,
- Assure les fonctions de régisseur adjoint de la régie de la culture (gestion de la régie de recettes et d’avances).

Vie associative :

- Assure la gestion de la mise à jour de l’annuaire des associations (dépliant papier et annuaire en ligne sur le site internet de la ville en début de saison),
- Assiste la chargée de la vie associative pour l’organisation du forum des associations.

Suivi des actions transversales du service :

- Assure l’organisation des réunions de service,
- Effectue le lien entre les différents agents pour les tâches et projets transversaux.

Suivi des actions transversales du service :

- En l’absence de la Cheffe de Service ou de la chargée de la vie associative : peut être amenée à les remplacer pour la continuité du service et des tâches urgentes (vie associative : problèmes techniques, accès aux locaux,),
- Traite ponctuellement les demandes de réservation de salles municipales (plannings, accès badges et clés) avec l’utilisation des logiciels GMA et Salto,

PROFIL SOUHAITÉ

Savoirs faire :
- BAC +2 en gestion administrative, assistanat
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook). La connaissance des logiciels métiers tel que GMA, Salto, Civil net, Word press, Orphée serait un plus.
- Expérience similaire souhaitée
- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales

Savoirs être :
- Rigueur, discrétion, polyvalence, adaptabilité
- Capacités rédactionnelles et orthographiques.
- Autonomie et sens des responsabilités
- Capacité d’adaptation et prise d’initiative
- Aptitude au travail en équipe
- Aisance relationnelle
- Avoir une sensibilité dans le domaine de la culture et du sport serait un plus
-Sens du service public

Contraintes du poste :
- Horaires : 8h30 - 17h30 du lundi au vendredi (flexibilité horaire possible)
- Travail en soirée et le week-end lors des manifestations culturelles (une quinzaine de fois dans la saison)