Assure l'accueil physique et téléphonique, un soutien administratif, la coordination des prestataires et accueil occasionnels, l'a location des salles municipales et l'accueil des manifestations.

- Accueil physique et téléphonique
Recevoir, filtrer et transmettre les messages (téléphone, mails…) ou y répondre directement
Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur (client, spectateur, prestataire, …)
Gérer les situations d’urgence et de stress
Accueillir et orienter les différents publics avec amabilité et professionnalisme (clients, prestataires, livreurs, spectateurs, administrés, …)
Vendre des billets de spectacle à l’aide du logiciel Rodrigue
Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité de l’ERP
Maitrise si possible de l’anglais

- Soutien administratif
Rédiger les ordres du jour des réunions de service hebdomadaires, prendre des notes et rédiger les comptes rendus
Gérer l’ensemble du courrier (arrivée/départ) et suivre le circuit des parapheurs
Réaliser les bons de commande, éditer les factures, suivre la facturation
Réaliser des contrats et suivre les signatures
Renseigner les tableaux de suivi d’activités
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations concernant les prestataires, les spectacles, etc.
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et l’archivage des dossiers de la structure
Proposer, vendre et suivre administrativement l’insertion d’encarts publicitaires du programme de la saison.
Connaissance du fonctionnement d’une collectivité

- Coordinations des prestataires et personnels occasionnels
Planifier et commander la présence des SSIAP, ADS et Hôtes/Hôtesses d’accueil
Planifier l’intervention des différents prestataires
Anticiper et planifier les besoins de personnel supplémentaire (bar, placement, contrôle, vestiaire, …)
commander les prestations ménage auprès de l’entreprise prestataire et suivre la bonne exécution de leurs interventions.
Transmettre les besoins et les ordres de priorité au service entretien municipal

- Locations et gestion des plannings d'occupation des salles communales
Gérer la location des salles à l’aide du logiciel Agora (renseignements, réservation, suivi du planning, contrats, facturation, …)
Envoi des états des lieux à la personne qui en a la charge.

- Accueillir les manifestations
Assurer l’accueil « administratif » et « logistique » des manifestations au même titre que l’ensemble des agents du Bascala

- Participer à la « vie » du lieu
Aménagement des lieux, Manutention (mobilier, boissons, cloisons…)
Ménage
Gestion des poubelles
Rangement des stocks
Vaisselle

- Piloter des manifestations
Démarcher et trouver de nouveaux clients
Etudier les demandes, les cahiers des charges et faire des propositions commerciales
Organiser et coordonner d’un point de vue administratif, logistique et technique les manifestations
Expérience dans l’organisation d’événements
Appétence pour le spectacle vivant

De formation administrative (accueil/secrétariat)