Située aux portes de Toulouse, la commune d’Aucamville connait un développement régulier de sa population et atteindra prochainement les 10 000 habitants. Elle jouit d’une centralité historique avec de nombreux commerces de proximité et un tissu économique important. Son dynamisme associatif, sa programmation culturelle, ses nombreux services publics en font une ville attractive.

La Commune d’Aucamville a engagé depuis plusieurs années une démarche d'amélioration de la qualité du service public délivré. L'ambition de la Ville est de se donner les moyens, de relever les défis de modernisation dans de multiples domaines, et de prendre en compte les besoins actuels et futurs des habitants.

Assurer un meilleur accueil de la population, fluidifier les échanges entre ses services municipaux et ses usagers, développer la dématérialisation sont des axes forts d'évolution de la collectivité.

MISSIONS

Sous l’autorité de la responsable du service relations à l’Usager, vous assurez des missions d’accueil général de l’hôtel de ville, la délivrance et l’instruction de documents administratifs et la préparation de l’état civil. A ce titre vous êtes le garant de la qualité de l’accueil de la mairie et responsable du lieu d’exercice des fonctions.

Accueil général de l’hôtel de ville :
- Accueil physique et téléphonique des usagers (réception, identification, filtrage et analyse),
- Renseignement et/ou orientation des usagers vers les services ou organismes compétents
- Gestion de la remise des clés aux utilisateurs des salles municipales
- Rechercher et diffuser les informations auprès du public ou d'une catégorie d'usagers.

Etat civil et citoyenneté :
- Délivrance des copies d’acte d’état civil
- Délivrance des livrets de famille
- Réalisation des recensements citoyens
- Accueil des usagers et constitution des dossiers d’attestations d’accueil, …
- Renseigner les partenaires institutionnels et professionnels du droit (CAF, préfecture, huissiers, notaires, avocats)
- Traitement de la boîte mail état civil
- Préparation des actes de reconnaissance, naissance et décès à partir d'un logiciel métier
- Préparation des mentions et de la mise à jour des livrets de famille,
- Accueil, conseil, renseignement des conjoints sur les démarches administratives et l'organisation de la célébration d’un mariage, d’un PACS ou baptême républicain.
- Gestion du cimetière communal : achat et renouvellement de concession, gestion et suivi des concessions via le logiciel métier.


Elections :
- Aide à l’organisation des élections (de la préparation du scrutin à la promulgation des résultats) et participation active aux journées de scrutins,
- Tenue et mise à jour des listes électorales via le Répertoire Electoral Unique (inscriptions, radiations d’office, traitement des procurations)

Secrétariat et traitement du courrier de la collectivité :
- Enregistrement du courrier arrivé
- Préparation du courrier départ
- Rédaction et gestion de courriers, convocations, notes.

Régie :
- Mandataire de la régie relation à l’usager reçus directement à l’accueil
- Enregistrement des chèques reçus directement à l’accueil

Association du personnel :
- Secrétariat administratif de l’association du personnel de la ville d’Aucamville à hauteur d’un jour par semaine.

PROFIL SOUHAITÉ

Savoirs faire :

- BAC +2 en gestion administrative
- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales
- Connaissances en état civil
- Maitrise des outils informatiques (Word, Outlook). La connaissance du logiciel d’Etat-civil (Berger Levrault) et du logiciel e gestion du cimetière (GESCIME) seraient un plus.
- Expérience similaire souhaitée


Savoirs être :

- Rigueur, discrétion, polyvalence, adaptabilité
- Capacités rédactionnelles et orthographiques.
- Autonome et responsable
- Capacité d’adaptation et prise d’initiative
- Aptitude au travail en équipe
- Aisance relationnelle
- Sens du service public

Contraintes du poste :
- Horaires : 8h30-12h30 et 13h45-17h30 du lundi au vendredi + les jours d’élections
- Rythme soutenu

RENSEIGNEMENTS LIÉS AU POSTE

- Cadre(s) d’emplois envisagé(s) : Adjoint administratif
- Durée hebdomadaire : 35h + 3h15 (25 CA + 19 RTT)
- Durée du contrat : CDD de 6 mois renouvelable
- Rémunération : 1801.74 € brut + 207 € de prime mensuelle
- Avantages : tickets restaurants, participation mutuelle et prévoyance, association du personnel