Missions de la direction/service :

La direction des territoire décline sur le territoire et met en œuvre les orientations définies par les autres directions de la DGA Mobilités et Logistiques. Assure les fonctions supports nécessaires au fonctionnement de la DGA.




Organisation du service (effectif, rattachement du poste publié…) :




Le Pôle appui est composé de 7 agents, en résidence administrative à Alès, et rattaché à la Direction des Territoires en charge de l’entretien et l’exploitation des routes départementales.







Missions essentielles du poste :

Sous l’autorité du Directeur Adjoint , le responsable de Pôle appui, participe à la conception , assure le mise en œuvre des procédures et le suivi des dossiers de la direction adjointe en matière de finances, RH, commande publique, juridique et logistique, management d’équipe




Missions principales;

Participer à la mise en œuvre de la politique de la collectivité dans son domaine d'activité

Contrôler la bonne application de la doctrine départementale dans son domaine d'activité et définir des règles d'interprétation unifiées

Participer à la mise en place et assurer le suivi d'une démarche qualité

Assurer le relais avec les autres directions

Assurer le suivi, la mise en forme et le traitement des dossiers en rapport avec les missions exercées

Piloter la mise en place et assurer le suivi d'outils partagés de travail

Assurer un bon niveau d'information

Assurer la veille juridique adaptée à son domaine d'activité

Apporter un appui technique dans son domaine d'activité

Expliciter, en interne, ou aux prestataires ou partenaires externes, les procédures internes, les réglementations applicables et décisions prises par la collectivité, participer à l'élaboration et organiser la communication à destination des usagers

Contrôler, saisir, valider les informations dans les logiciels métier




Aspect budgétaire et comptable

Etre le correspondant financier de l’UT, assurer l'animation du réseau et le soutien aux comptables
Assister l’encadrement de l’UT dans le domaine budgétaire et comptable, participer aux évolutions des procédures financières, en relation avec la Direction des Finances
Contribuer à la préparation budgétaire avec les services,
contrôler et viser les opérations comptables (bons de commandes, engagements, propositions de mandats et de titres) sur le logiciel comptable et les applications métiers
Assurer la gestion des crédits d'investissement (gestion AP.CP) et de fonctionnement (AE/CP)
contrôler l'engagement des marchés et des actes afférents
Assurer l'actualisation de l'inventaire comptable
Assurer le suivi financier et le contrôle de la bonne exécution des clauses financières du marché
Assurer le suivi de la consommation des crédits




Achat public et juridique

Assurer la veille juridique dans tous les domaines en lien avec son activité.
Etre le relais "marchés" de la direction adjointe
Evaluer ou aider à l'évaluation des besoins des services/de la direction
Contribuer au recensement et à la quantification des besoins annuels en matière de commande publique dans le cadre de la cartographie des achats
Rédiger et/ou collaborer à la rédaction du dossier de consultation avec le responsable fonctionnel et/ou les différents chefs de service ou experts techniques
Apporter un appui technique à la saisie des marchés dans les logiciels métiers et lancer les consultations pour les marchés sans formalité préalable
Contribuer à l'analyse des offres et à l'établissement du rapport d'analyse des offres
Veiller au respect du Code des Marchés Publics et des procédures internes
Assurer le contrôle juridique des actes de passation (DCE, RAO,…) et d'exécution des marchés (avenants, sous traitances, OS et décision…) en relation avec les services de la direction ou de la DGA
Apporter un appui technique aux acheteurs de la direction adjoint et effectuer son animation
Contribuer à la bonne exécution administrative et financière du marché : suivi comptable et administratif de l'exécution des marchés
Assurer le suivi des assurances et garanties
Assurer le suivi de l'activité contentieux
Contrôler la délégation des signataires des actes émis par la direction







Ressources humaines

Etre le relais de la Direction des Ressources Humaines sur toutes questions d'ordre RH (statut, formation…) et assister l’encadrement dans le domaine RH
Assurer le rôle de référent RH (correspondant formation, référent GPEC, fiches de poste…) et participer à l'animation du réseau des correspondants
Piloter, pour la direction adjointe, l'ensemble des procédures liées à la gestion des ressources humaines :
Assurer le suivi des agents et la transmission à la DRH des arrêts maladie et accidents du travail, des demandes de temps partiel, les comptes épargne temps, les demandes d'autorisation d'absence relatives au droit syndical
Ouvertures des droits à congés, supervision de la gestion des congés, les absences syndicales, le recensement des grévistes, les frais de déplacement, les heures supplémentaires, les astreintes, les notifications des arrêtés aux agents, les aptitudes et, le cas échéant, produire des justificatifs
Validation des frais de déplacements
Validation des heures supplémentaires et astreintes
Piloter le recensement des besoins de formation, assurer le suivi de la mise en œuvre




Assurer un conseil et un accompagnement de premier niveau pour les agents de la direction dans le déroulement de leur carrière
Assurer une veille statutaire
Gérer les effectifs (départs/recrutements), actualiser les organigrammes, en tant que de besoin
Participer à la mise en œuvre de la démarche prévention, hygiène et sécurité
Assurer l'interface avec le service Relations Sociales de la DRH
Elaborer les outils, assurer et organiser la gestion et l'exploitation des données
Assurer la diffusion des données pour apporter une aide à la décision : répondre aux demandes statistiques, études, des institutions ou partenaires internes ou externes
Participer à la conception d'un système de contrôle, de traçabilité des procédures, à l'analyse des tableaux de bord, à leur mise à jour et proposer des actions correctives
Piloter le volet financier en rapport avec les missions exercées (chiffrage et analyse des coûts proposés)
Piloter la rédaction des rapports d'activité
Participer à la préparation du dialogue de gestion




Logistique, santé sécurité au travail

Evaluer et suivre les besoins en termes de locaux (travaux, déménagements, installations) et d'équipements en lien avec toutes les directions concernées (Bâtiments, DMG, DSI)
Assurer l'appui logistique de la direction : organisation des réunions etc
Signaler les sinistres et tous les dysfonctionnements matériels et bâtimentaires ; suivre et vérifier l'exécution des interventions
Piloter l'archivage électronique et papier des productions du service, du pôle, de la direction
Assurer les missions d'assistant de prévention et piloter les missions SST




Coordination

Apporter à son responsable hiérarchique et à ses collaborateurs un soutien technique.
Accompagner les collaborateurs dans leur poste (tutorat, formation) et contribuer à améliorer les pratiques professionnelles : procédures, optimisation des délais
Coordonner l'activité de l'équipe au sein du service et avec les différents intervenants concernés
Participer à la mise en place d'un système de contrôle, de traçabilité des procédures et proposer des actions correctives
Rendre compte de la conduite des missions dont il est responsable à son supérieur hiérarchique

Management d’équipe

Etre le relais de la hiérarchie
Organiser, prioriser, planifier et contrôler le travail des agents
Elaborer les emplois du temps des agents placés sous sa responsabilité et veiller à leur application
Gérer les absences au quotidien
Planifier les congés et viser les autorisations d'absence
Evaluer le personnel placé sous son autorité (entretien d'évaluation, formation de chacun de ses collaborateurs)
Respecter et faire respecter les règles en vigueur au sein de la collectivité y compris celles en lien avec la santé et la sécurité au travail

En mode dégradé, contribuer à la continuité de service.