Assistant juridique et de direction
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Offre n° O02B231101271172
Publiée le 28/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
AVENUE PIERRE GIUDICELLI, Bastia (Haute Corse)
Poste à pourvoir le
01/01/2024
Date limite de candidature
06/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Affaires juridiques >
Prévention des risques juridiques et contentieux
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L'assistant de direction assure un appui opérationnel à l'activité de la direction et du pôle juridique.
L'agent est également chargé de participer à l'activité juridique du pôle dédié via l'instruction de dossiers et la réalisation de consultations juridiques de premier niveau.
Apporter une aide permanente à la Direction de l'administration générale en termes d'organisation, de gestion, de suivi des échéances, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers.
L'agent est également chargé de participer à l'activité juridique du pôle dédié via l'instruction de dossiers et la réalisation de consultations juridiques de premier niveau.
Apporter une aide permanente à la Direction de l'administration générale en termes d'organisation, de gestion, de suivi des échéances, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Missions secrétariat et appui opérationnel :
* Coordonne et centralise les éléments de production de la direction, enregistre et envoie les courriers/courriels en veillant à l'archivage notamment via le logiciel post office conformément aux exigences du référentiel Qualivilles
* Rédige et centralise les fiches de procédure du service en lien avec le responsable qualité
* Centralise et renseigne les tableaux de bord d'activité de la direction en lien avec le responsable qualité
* Constitue et met à jour les dossiers
* Suit les plannings de congés et de télétravail
* Réalise et met en forme les travaux de bureautique
* Organise et assure le secrétariat de réunions de la direction (invitations, rédaction de relevés de décisions notamment),
* Renseigne les interlocuteurs : Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques/physiques et les courriers informatiques
* Assure la transmission dématérialisée des actes au contrôle de légalité et procède à l'affichage légal
* Tient à jour l'annuaire des contacts, les listes de diffusions et les codes d'accès des réseaux applicatifs et professionnels de la Directrice de l'administration générale et la directrice adjointe
* Centralise l'ensemble des parapheurs départs et arrivés de la direction
* A titre accessoire, participe à la tenue des registres et des recueils municipaux
Missions Instances politiques :
* Participer la préparation des réunions des instances politiques (commissions, conseil municipal, CMA...) de la Ville : Génération des PDF ; envoi des convocations (Postaux et mails)
* Assure le secrétariat de la commission municipale
* Elaboration des comptes rendus des réunions des instances politiques
* Affichage
* Traduction en langue Corse souhaitée
Missions pôle juridique
* Gestion des procédures : Meublés de tourisme, loteries, vente en liquidations
* Rédaction de réponse aux consultations juridiques des services
* Domaine assurances : Gestion des sinistres : déclaration, suivi de l'avancée et de la complétude des dossiers (rapports internes, chiffrage des préjudices ...), Suivi des indemnisations, interface entre collectivité et compagnies d'assurance
* Engagement des dépenses et suivi de leur exécution
* Suivi de l'exécution des décisions de justice
* Rédaction de courrier de mise en demeure et d'arrêté de police générale
Missions exercées à titre de suppléance :
Sous les directives du responsable du pôle courrier et concurremment :
* Réceptionne, enregistre et trie le courrier
* Assure la diffusion du courrier
* Classe et effectue les recherches de courrier à la demande des services
* Oblitère les courriers
Sous les directives du responsable du bureau règlementation et ressources documentaires :
* Répond aux demandes des services
* Coordonne et centralise les éléments de production de la direction, enregistre et envoie les courriers/courriels en veillant à l'archivage notamment via le logiciel post office conformément aux exigences du référentiel Qualivilles
* Rédige et centralise les fiches de procédure du service en lien avec le responsable qualité
* Centralise et renseigne les tableaux de bord d'activité de la direction en lien avec le responsable qualité
* Constitue et met à jour les dossiers
* Suit les plannings de congés et de télétravail
* Réalise et met en forme les travaux de bureautique
* Organise et assure le secrétariat de réunions de la direction (invitations, rédaction de relevés de décisions notamment),
* Renseigne les interlocuteurs : Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques/physiques et les courriers informatiques
* Assure la transmission dématérialisée des actes au contrôle de légalité et procède à l'affichage légal
* Tient à jour l'annuaire des contacts, les listes de diffusions et les codes d'accès des réseaux applicatifs et professionnels de la Directrice de l'administration générale et la directrice adjointe
* Centralise l'ensemble des parapheurs départs et arrivés de la direction
* A titre accessoire, participe à la tenue des registres et des recueils municipaux
Missions Instances politiques :
* Participer la préparation des réunions des instances politiques (commissions, conseil municipal, CMA...) de la Ville : Génération des PDF ; envoi des convocations (Postaux et mails)
* Assure le secrétariat de la commission municipale
* Elaboration des comptes rendus des réunions des instances politiques
* Affichage
* Traduction en langue Corse souhaitée
Missions pôle juridique
* Gestion des procédures : Meublés de tourisme, loteries, vente en liquidations
* Rédaction de réponse aux consultations juridiques des services
* Domaine assurances : Gestion des sinistres : déclaration, suivi de l'avancée et de la complétude des dossiers (rapports internes, chiffrage des préjudices ...), Suivi des indemnisations, interface entre collectivité et compagnies d'assurance
* Engagement des dépenses et suivi de leur exécution
* Suivi de l'exécution des décisions de justice
* Rédaction de courrier de mise en demeure et d'arrêté de police générale
Missions exercées à titre de suppléance :
Sous les directives du responsable du pôle courrier et concurremment :
* Réceptionne, enregistre et trie le courrier
* Assure la diffusion du courrier
* Classe et effectue les recherches de courrier à la demande des services
* Oblitère les courriers
Sous les directives du responsable du bureau règlementation et ressources documentaires :
* Répond aux demandes des services
Profils recherchés
Maîtrise des règles de l'expression orale et écrite de qualité
Formation juridique
Compétences relationnelles
Techniques de secrétariat (prise de notes, envoi / réception de mails...) et maîtrise des logiciels dédiés (Word, Excel, power point adobe...)
Respect absolu des obligations de discrétion et de confidentialité
Corse écrit souhaité
Rigueur, organisation, méthode
Disponibilité
Formation juridique
Compétences relationnelles
Techniques de secrétariat (prise de notes, envoi / réception de mails...) et maîtrise des logiciels dédiés (Word, Excel, power point adobe...)
Respect absolu des obligations de discrétion et de confidentialité
Corse écrit souhaité
Rigueur, organisation, méthode
Disponibilité
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
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Adresse de l'employeur
BASTIA
>AVENUE PIERRE GIUDICELLI
20200 BASTIA
>AVENUE PIERRE GIUDICELLI
20200 BASTIA
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.