Assistante de direction et gestion du budget de la direction
Offre n° O02A241029001460
Publiée le 29/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
22 cours grandval - bp 215, Ajaccio (Corse du Sud)
Poste à pourvoir le
30/11/2024
Date limite de candidature
29/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le poste d’assistante de direction est rattaché à la directrice de la commande publique.
Il apporte une aide permanente à la directrice en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Travail en bureau.
Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations de la direction -
Le poste est basé à AIACCIU
Il apporte une aide permanente à la directrice en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Travail en bureau.
Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations de la direction -
Le poste est basé à AIACCIU
Missions / conditions d'exercice
• Assiste le cadre
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Suivi des activités de la direction
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Organisation et planification des réunions
• Gestion du courrier
• Réalisation de mailing
• Gestion de planning
• Organisation et coordination des informations internes et externes
• Préparation des réunions de l’ensemble de la direction et des services qui la compose
• Gestion des factures relatives aux annonces légales
• Gestion du secrétariat des commissions d’appel d’offre (préparation des convocations, réservation de salle, constitution des dossiers, transmission des procès-verbaux)
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Suivi des activités de la direction
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Organisation et planification des réunions
• Gestion du courrier
• Réalisation de mailing
• Gestion de planning
• Organisation et coordination des informations internes et externes
• Préparation des réunions de l’ensemble de la direction et des services qui la compose
• Gestion des factures relatives aux annonces légales
• Gestion du secrétariat des commissions d’appel d’offre (préparation des convocations, réservation de salle, constitution des dossiers, transmission des procès-verbaux)
Profils recherchés
• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Établir une relation de confiance avec le cadre
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Suivi des activités de la direction
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
• Organisation et planification des réunions
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Connaissance de la réglementation et des dispositifs en matière de Commande Publique
• Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de la collectivité
• Connaissance des outils informatiques (maitrise des logiciels de bureautique)
• Notion d’organisation et gestion du temps de travail
• Relations avec les élus membres des commissions et ensemble des services
• Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Standard téléphonique, annuaire internet
• Missions de la direction
• Fonctionnement et rôle de la collectivité
• Aptitude à travailler en équipe
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Établir une relation de confiance avec le cadre
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Suivi des activités de la direction
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
• Organisation et planification des réunions
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Connaissance de la réglementation et des dispositifs en matière de Commande Publique
• Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de la collectivité
• Connaissance des outils informatiques (maitrise des logiciels de bureautique)
• Notion d’organisation et gestion du temps de travail
• Relations avec les élus membres des commissions et ensemble des services
• Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Standard téléphonique, annuaire internet
• Missions de la direction
• Fonctionnement et rôle de la collectivité
• Aptitude à travailler en équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0495291300
Informations complémentaires
Veuillez adresser CV + LM à l'attention de M. le Président du conseil exécutif de Corse, par mail à mobilita@isula.corsica
en un seul document en format PDF
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Adresse de l'employeur
COLLECTIVITE DE CORSE
>22 cours grandval - bp 215
20187 Ajaccio cedex 1
>22 cours grandval - bp 215
20187 Ajaccio cedex 1
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.